Travel & Expense Management

Rozliczanie delegacji służbowych może być łatwe i efektywne

TEM

JEDYNA APLIKACJA automatyzująca proces delegacji z profesjonalnym workflow i raportami, z której możesz zacząć korzystać już dziś

Optymalizujesz i kontrolujesz koszty podróży

Koszty podróży służbowych stanowią drugi największy po wynagrodzeniach koszt w firmie.
74% O tyle zmniejszyły się średnio koszty obsługi procesu rozliczania delegacji w firmach po wdrożeniu z automatyzowanego narzędzia wspierającego proces rozliczania delegacji służbowych.
26,6$ Koszt obsługi 1 rozliczenia
Proces ręczny
35% OSZCZĘDNOŚCI
17,3$ Koszt obsługi 1 rozliczenia
Proces częśćiowo Zautomatyzowany
74% OSZCZĘDNOŚCI
6,9$ Koszt obsługi 1 rozliczenia
Proces zautomatyzowany
TEM

Automatyzacja procesu podróży służbowych jest kluczem do zwiększenia efektywności. Dostęp do aplikacji przez urządzenia mobilne w trakcie podróży jest dziś czymś niezbędnym. Ta potrzeba jest szczególnie widoczna, gdy pracownicy ręcznie kompletują rachunki i faktury dotyczące wyjazdu a następnie wypełniają różnego rodzaju arkusze rozliczeniowe i zbierają podpisy

Aplikacja TEM pozwala zautomatyzować ten nieefektywny proces począwszy od zgody na wyjazd, poprzez raportowanie wydatków, przygotowanie rozliczenia i jego akceptacje, aż do wypłaty rozliczenia. Aplikacja TEM oferuje pełen zestaw raportów i analiz przeznaczonych dla pracownika, menedżera, działu zakupów oraz księgowości. TEM pomaga firmom w osiągnięciu sukcesu na konkurencyjnym rynku.

20% Co piąte rozliczenie delegacji zawiera błędy. Przygotowanie jednego rozliczenia zajmuje średnio 20 min. Kolejne 18 minut zajmuje poprawienie błędnego dokumentu.
Pozyskanie od pracowników na koniec miesiąca rozliczeń wydatków jest zmorą chyba każdego działu finansów czy księgowości. Z kolei odszukanie zaległych rachunków, wypełnienie, wydrukowanie oraz zebranie podpisów na rozliczeniu nie należy do ulubionych zajęć pracowników. Im bardziej uprościmy i zautomatyzujemy proces przygotowania takich raportów tym chętniej będą skłonni robić to na bieżąco.
Przygotowanie rozliczenia delegacji
Korekta rozliczenia
Łączny czas na rozliczenie jednej delegacji
TEM działa na urządzeniach mobilnych. Umożliwia rozliczanie delegacji w dogodnym miejscu i czasie. Wystarczy zrobić zdjęcie rachunku smartfonem i przesłać je do akceptacji.
TEM pomaga obniżyć koszt procesowania delegacji o ponad 35% w porównaniu do procesu ręcznego.
TEM pozwala wdrożyć i egzekwować firmową procedurę podróży służbowych. Automatyzuje dowolny proces akceptacji.
TEM umożliwia pełną kontrolę wydatków służbowych i minimalizuje ryzyko nadużyć.
TEM automatyzuje cykliczne raportowanie kosztów w tym wykonanie budżetu.
Dzięki integracji z systemami ERP aplikacja TEM eliminuje księgowe procesy ręczne.
Aplikacja TEM skraca czas oczekiwania na zwrot poniesionych przez pracowników wydatków co poprawia satysfakcję.
Analiza kosztów podróży pracowników pozwala wynegocjować lepsze upusty u dostawców (np. hoteli).
W sytuacjach kryzysowych TEM pozwala szybko ustalić gdzie przebywają pracownicy w delegacji.

TEM Business

TEM Enterprise

Polecenie wyjazdu

Ustalenie celu podróży (projekt, klient, inny)
Wybór terminu (estymacja kosztów diet)
Obsługa zaliczek na wyjazd (PLN, waluty)
Obsługa różnych środków transportu
Mobile - akceptacja polecenia wyjazdu
Obsługa dowolnego procesu akceptacji
Alokacja kosztów do działu (MPK)
Preferowane hotele zgodne z procedurą firmową
Limity na hotele oraz transport zgodne z procedurą firmową
Konfiguracja dowolnych reguł kontrolnych

Rozliczenie delegacji

Mobile - rozliczenie delegacji oraz akceptacja
Mobile - możliwość dołączenia zdjęcia paragonów/faktur
Automatyczne naliczanie diet krajowych i zagranicznych
Zgodność z aktualnymi przepisami dotyczącymi diet
Wielowalutowość
Automatyczne pobieranie kursów walut NBP
Kalkulacja tzw. kilometrówki
Automatyczne mapowanie kosztów na konta / rodzaj kosztów
Automatycznie mapowanie kosztów mpk
Akceptacja w kilka sekund poprzez smartphone, tablet lub komputer
Możliwość oceny (ranking) hoteli lub innych dostawców
Integracja z ERP
Automatyczny import transakcji ze służbowych kart kredytowych

Rozliczenie delegacji

Predefiniowane raporty dla Działu Księgowości
Dashboard Pracownika
Dashboard Przełożonego
Analiza kosztów w dowolnych przekrojach dla Działu Finansów
Raportowanie kosztów versus budżet
ROI 652 % Inwestycja w aplikację TEM automatyzującą proces rozliczania delegacji może zwracać się już po kilku miesiącach!

Zapytaj o TEM Skontaktuj się z nami

U.S. Office

Qalcwise, Inc.
2035 Sunset Lake Road, Suite B-2 19702 Newark, Delaware United States of America qalcwiseinc@qalcwise.com

European Office

Qalcwise.com Sp. z o.o.
ul. Marynarska 15 02-674 Warszawa Polska qalcwise@qalcwise.com

Szybki kontakt