Z okazji Dnia Bez Maila, przygotowaliśmy dla Was 5 całkiem dobrych rad i 1 genialną, jak ograniczyć liczbę wiadomości w swojej skrzynce pocztowej od zaraz.
Ile dziennie otrzymujesz e-maili? A ile masz na koniec tygodnia nieprzeczytanych? Przeciętnie wysyłamy i otrzymujemy nawet 100 e-maili dziennie i spędzamy nad nimi 13 godzin! To ogrom czasu, który można by przeznaczyć na o wiele ważniejsze i ciekawsze zadania. Ale jak pozbyć się tych wszystkich “pilnych” wiadomości i uniknąć przepełnionej skrzynki? Oto co należy zrobić:
Wyczerpuj temat, nie odbiorcę
Wysyłaj maile, które zawierają wszystkie niezbędne informacje, dzięki czemu nie otrzymasz stosu wiadomości z pytaniami dodatkowymi i prośbami o doprecyzowanie. Lepiej poświęcić dłuższą chwilę n początku i napisać rzetelną wiadomość niż na szybko wysłać zdawkową. Rzetelną nie znaczy jednak rozwlekłą, skup się na faktach i konkretach, napisz dokładnie czego oczekujesz od każdego z odbiorcy. Niedopowiedzenia potrafią wygenerować lawinę maili… a nawet telefonów!
Nie mieszaj wątków
Dobrą praktyką jest opisywanie tylko jednego problemu w jednej wiadomości i opatrzenie jej jasnym tytułem. To porządkuje korespondencję i ułatwia znalezienie ważnych informacji zarówno nadawcy, jak i odbiorcy. Dzięki temu ograniczysz liczbę niepotrzebnych maili z ponownymi pytaniami o te same rzeczy.
Do wiadomości wszystkich świętych
Komunikacyjna kultura niektórych firm niekiedy nakazuje umieszczanie wśród odbiorców wiadomości wszystkich zaangażowanych współpracowników oraz ich przełożonych. Wielu z nich odpowiada wówczas tylko po to, by nie uznano, że ignorują temat, ale tak naprawdę niczego nie wnoszą. Tym samym otrzymujesz kolejne niepotrzebne maile (i autorespondery). Ogranicz też do minimum wysyłanie wiadomości grupowych – do całych departamentów czy wszystkich pracowników w firmie. O ile nie ma innych zasad w firmie, zamieszczaj tylko osoby naprawdę uczestniczące w danym projekcie.
Szybkie piłki – najlepiej na czacie
Korzystanie z aplikacji wspierających pracę zespołową (Slack), pozwalających na grupowanie kanałów, wątków i wiadomości, pomaga zredukować liczbę maili nawet o połowę. Z kolei dzięki takim komunikatorom jak Skype czy Talky możesz o wiele szybciej uzyskać odpowiedź na palące pytanie. Czaty i komunikatory doskonale sprawdzają się przy krótkich, konkretnych pytaniach, kiedy potrzebujesz odpowiedzi na już. Dzięki takim wiadomościom nie musisz konkurować z dziesiątkami innych, ważniejszych maili w skrzynce odbiorczej.
Nie wysyłaj wiadomości po godzinach pracy
Dostęp do poczty na smartfonie, który zawsze mamy pod ręką, sprawia, że zaglądamy do służbowej skrzynki nawet po wyjściu z pracy. To zły nawyk, który nie pozwala nam odpocząć i zregenerować siły po całym dniu. Niektóre firmy wręcz zakazują takich praktyk. Na przykład Porsche (Financial Times) postanowiło, że pracownicy powinni być chronieni przed e-mailami związanymi z pracą w wolnym czasie. W firmie panuje zasada, iż wszelka korespondencja między 19:00 a 6:00 jest zwracana do nadawcy. Nie wysyłaj więc maili po wyjściu z biura, wbrew pozorom nie przyspieszą one biegu spraw…
Zastąp maile aplikacją
Wszystkie pięć powyższych rad choć słusznych, to ani z osoba, ani razem wzięte nie wyeliminują w pełni problemu, jeśli w Twojej firmie większość spraw administracyjnych, kadrowych czy operacyjnych i tak wymaga wysłania emaila. Potrzebujesz ważnego pliku? Wysyłasz email. Potrzebujesz raportu? Wysyłasz email. Szef musi zaakceptować wycenę? Wysyłasz email. Chcesz wziąć urlop? Wysyłasz mail. Chcesz przypomnieć pracownikowi o odesłaniu ważnego oświadczenia? Wysyłasz email. Wydaje się, że tego nie da się ominąć ani przeskoczyć. Nic bardziej mylnego.
Większość spraw wymagających obecnie wysyłania próśb, zapytań czy akceptacji mailowych można w łatwy i szybki sposób zautomatyzować. Jak? Wystarczy przenieść te procesy (obsługę urlopów czy delegacji, harmonogramowanie, budżetowanie czy rekrutację) do wyjątkowo prostych i w pełni samoobsługowych aplikacji biznesowych. Na platformie Qalcwise czekają gotowe aplikacje, które dostosujesz do specyfiki swojej firmy w zaledwie kilka godzin. I od razu udostępnisz je współpracownikom, bez potrzeby czasochłonnego i kosztownego wdrożenia angażującego zespół IT.
Jak to działa? Aplikacje Qalcwise po pierwsze umożliwiają tworzenie dowolnych formularzy, wniosków, rejestrów czy harmonogramów. Po drugie pozwalają na szybkie i wygodne wypełnianie ich online, ustawianie automatycznych przypomnień i próśb o akceptację. Po trzecie dzięki graficznemu przedstawieniu przepływu przepływ pracy i dokumentów (workflow), możesz w każdej chwili skontrolować status swojego zadania. Nie musisz wysyłać dodatkowych maili z pytaniem, co się dzieje z Twoim wnioskiem. Ustanawiając odpowiednie reguły i nadając uprawnienia w prosty sposób włączysz wszystkich zainteresowanych i wygodnie zarządzisz dowolnymi zadaniami.
Dzięki automatyzacji wszystkich działań w procesie nie tylko skrócisz czas jego obsługi, ale też usprawnisz komunikację. Pracownicy otrzymają tylko niezbędne powiadomienia emailem, wymagające ich działania. A ich działanie może ograniczyć się do jednego, szybkiego kliknięcia (potwierdź / odrzuć), bez konieczność prowadzenia zbędnej korespondencji. Voila! Tym sposobem wreszcie Twoja skrzynka odbiorcza zostanie odchudzona, a Ty odzyskasz nawet 13 godzin z tygodniowego czasu pracy. Na co je wykorzystasz?
