Jak stworzyć dział HR bez papieru?

Działy HR dosłownie toną w papierze. Niezależnie od tego, czy są to kwestionariusze osobowe, wnioski urlopowe, rozliczenia delegacji, pracownicy działu HR są zobowiązani do gromadzenia  podpisów na dokumentach. Oto rozwiązanie, które pozwoli Ci się zupełnie pozbyć się papieru z działu HR.

W wielu firmach już wprowadzono możliwość przechowywania elektronicznych kopii dokumentów, nadal jednak zachowuje się kopie papierowe, a wiele spraw pracowniczych obsługiwanych jest manualnie. Portale pracownicze z kolei umożliwiają jedynie pobranie i wydrukowanie papierowych formularzy, a nie faktyczne załatwienie sprawy.  Cyfryzacja procesów kadrowych ma szczególne znaczenie w dobie pandemii, gdy część biur pracuje w modelu hybrydowym, a pracownicy wykonujący zadania zdalnie nie mają możliwości dostarczać ani akceptować dokumentów tradycyjnie.

Rozwiązanie: 

Pracownicy Kadr tracą średnio 14 godzin tygodniowa na „papierkową robotę”, którą można zautomatyzować. Zastępując papier, liczne kalendarze, Excela i niekompatybilne systemy, do których dane wprowadzane są ręcznie nowoczesnym portalem pracowniczym. Taki portal to jedno miejsce dla wszystkich pracowników niezależnie od roli, jaką pełnią w organizacji, zapewniające pełną zgodność z zasadami i procesami firmy oraz bezpieczeństwo. To miejsce, w którym można realnie “załatwić sprawę”. Czyli można faktycznie złożyć wniosek o urlop, zaliczkę, czy świadczenie, rozliczyć delegację, wypełnić kartę obiegową czy ocenę pracowniczą, pobrać PIT czy pasek płacowy. Automatyzacja usprawnia obieg dokumentów i proces akceptacji. Pracownicy mają łatwy dostęp do swoich danych i dokumentów oraz mogą w każdej chwili sprawdzić status swojego wniosku. Z kolei przełożeni mają wgląd w koszty, poziom nieobecności i mogą zarządzać uprawnieniami. Kadry i przełożeni mogą generować dowolne raporty na żądanie, sprawdzając poziom wykorzystania budżetu czy nieobecności w czasie rzeczywistym.  

Jak pozbędziesz się papieru w HR dzięki aplikacjom Qalcwise: 

Zautomatyzuj obieg dokumentów oraz akceptacji w aplikacji Qalcwise
Proste i czytelne formularze 

W aplikacjach można stworzyć dowolne formularze online, zgodne z regulaminem obowiązującym w firmie. Dzięki automatyzacji minimalizujemy ryzyko pomyłek, ponieważ w formularzach można zaszyć dowolne reguły, budżety i limity, nie pozwalając na wpisanie niepoprawnej liczby. Aplikacja automatycznie kalkuluje wysokość należnych diet, ryczałtów pracowniczych, czy kilometrówki i pobiera odpowiedni kurs dla danej waluty. Do wniosku można załączyć dowolny dokument (np. skan paragonu) i wygodnie rozliczyć wydatki.  

Szybkie akceptacje 

Wniosek automatycznie trafia do przełożonego, a po akceptacji do Kadr. Akceptacje są znacznie szybsze, a dane zapisują się w systemie, umożliwiając np. przekazanie do księgowości informacji o przysługującym zwrocie. Użytkownicy na każdym etapie wiedzą gdzie jest ich wniosek i kto w danym momencie nim zarządza. Zintegruj aplikację z dostępnymi na rynku kartami płatniczymi, dzięki czemu poniesione koszty mogą być na bieżąco, automatycznie wysyłane do akceptacji.  

Kontrola i analiza  

Aż 50% pracowników nie przestrzega polityki dotyczącej wydatków służbowych, a 43% firm doświadcza nadużyć. Aplikacje pozwalają na lepszą kontrolę obiegu dokumentów, wydatków, kart płatniczych itp. Dostęp do danych w czasie rzeczywistym sprawia, że na bieżąco możemy monitorować ilość przyznanych i wykorzystanych środków, złożonych wniosków itp. Kadry i przełożeni zyskują pełną transparentność i możliwość lepszego zarządzania finansami. 

Najważniejsze funkcje:

  • proste formularze online 
  • wieloetapowe akceptacje 
  • alokacja kosztów do działu (MPK) 
  • zarządzanie uprawnieniami i limitami 
  • archiwizacja dokumentów 
  • dystrybucja dokumentów 
  • generowanie zestawień 
  • kalkulacje (np. kilometrówki) 
  • dashboard Pracownika  
  • dashboard HR / Przełożonego 
  • spersonalizowane i konfigurowalne notyfikacje poprzez email 
  • predefiniowane raporty dla Działu Kadr, Księgowości, Przełożonego 
  • eksport raportów do PDF lub Excela 
  • mobile – zgłaszanie i rozliczanie wniosków z dowolnego urządzenia mobilnego 

Przeczytaj też: Jak stworzyć biuro bez papieru?

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *