Arkusze kalkulacyjne to uniwersalny język biznesu, świetne narzędzie do analiz… jednoosobowych. Nie są profesjonalnym systemem do pracy grupowej czy, o zgrozo, zarządzania przedsiębiorstwem. Korzystanie z arkuszy niejedną firmę kosztowało już miliony…

Jeśli jesteś jednoosobową firmą…

…możesz dalej nie czytać. Jeśli pracujesz na codzień z arkuszami na pewno znasz ich zalety i spore możliwości. Jednak… ich funkcjonalności i użyteczność są ograniczone bardziej niż myślisz. Przede wszystkim nie są narzędziem do stabilnej i w pełni beziecznej pracy dla więcej niż jednej osoby. Niestety niewiele firm zdaje sobie z tego sprawę, dopóki nie wydarzy się coś złego.    

Ryzyk-fizyk

W internecie możesz znaleźć setki historii firm, które straciły wielkie kontrakty, poniosły niebotyczne koszty, a nawet zbankrutowały przez błąd w arkuszu. Jedna źle wpisana liczba czy błędna formuła może spowodować efekt domina w Twoim pliku i pomimo tuzina par oczu, przez które jeszcze przejdzie, nie zostać wychwycona. Niestety najpoważniejszym minusem arkuszy jest brak bezpieczeństwa. Raz, że kompletnie nie zabezpiecza firmy przed ludzkimi pomyłkami (czasem nieświadomymi, wynikającymi z pośpiechu, niedbalstwa, a czasem robionymi z premedytacją). Dwa, że jest niestabilny, przez co podatny na zawieszanie się. Utrata danych w wyniku “skrzaczenia się“ nie jest wcale rzadkim zjawiskiem. Arkusze nie nadają się do pracy zespołowej, choć tak właśnie są najczęściej użytkowane. Pliki przesyłane wielu osobom mailem, a potem kompilowane na nowo to dopiero wylęgarnia pomyłek. Ileż to razy musisz szukać ostatniej wersji, kopiować dane, zmieniać je i pilnować, czy właściwa wersja trafia do Zarządu lub klienta. Trudno podłączyć do arkuszy wiele źródeł danych, więc większość pracy trzeba wykonać ręcznie. Taka praca jest mało wydajna, nie pozwala kontrolować wersji pliku, a agregowanie i ujednolicanie danych pochłania ogrom czasu. Ponieważ nad plikami pracuje wiele osób, nie sposób po czasie dojść, kto wprowadził zmianę. Ani kto dany plik otrzymał i edytował. Czasem pliki trafiają do osób niepowołanych. W pracy z arkuszami brakuje systemowej odpowiedzialności za wyliczenia, plany czy wyniki. Bez możliwości audytu zmian i ich kontroli, firma skazana jest na poleganie na nie zawsze wiarygodnych danych, prognozach itd. A tak się składa, że ponad połowa decyzji podejmowana jest w oparciu o arkusze kalkulacyjne! Choć więc mamy poczucie, że panujemy nad sytuacją, gromadzimy i analizujemy dane, przetwarzają je wykwalifikowani ludzie, to w rzeczywistości nasza strategia oparta jest na podejściu ryzyk-fizyk. Nawet bardzo wykwalifikowani ludzie, bez wsparcia odpowiedniego narzędzia, nie zapewnią firmie powodzenia. Problemem bowiem nie są ludzie, ale narzędzie.

I jak to się kończy?

Sporządzanie ofert, zarządzanie sprzedażą czy planowanie budżetów w arkuszach kalkulacyjnych może mieć bardzo dotkliwe konsekwencje. Niekontrolowane modele arkuszy kalkulacyjnych tworzą ogromne ryzyko biznesowe, nie tylko utraty przychodów czy aktywów, ale w skrajnych przypadkach kar grzywny, a nawet więzienia. Przedsiębiorstwa, które chcą skutecznie zminimalizować ryzyko problemów finansowych czy prawnych, powinny zadbać o standaryzację pracy z danymi, solidne metody inwentaryzacji, dokumentowania, tworzenia kopii zapasowych, archiwizacji, a także porównywania i kontroli arkuszy kalkulacyjnych obsługujących krytyczne procesy korporacyjne. Nie mówiąc o kontroli dostępu do danych z wewnątrz i z zewnątrz firmy. Nie jest to jednak możliwe przy użyciu standardowych arkuszy, ponieważ nie zostały one stworzone do tego celu. Zerowe bezpieczeństwo, niska wydajność i brak narzędzi kontroli sprawia, że co roku wiele firm popada w poważne tarapaty. Jest ich tak wiele, że powstała organizacja zajmująca się ryzykiem wynikającym z zarządzania firmą modelami stworzonymi w arkuszach kalkulacyjnych: The European Spreadsheet Risk Interest Group. EuSpRIG na swojej stronie opisuje ciekawe przypadki firm w sekcji o znamiennej nazwie Horror Stories (nie czytać przed snem!). Jesteś pewien, że Twoją firmę stać na pracę w arkuszach?

U źródeł

Przyczyn, że firmy tkwią w arkuszach jest wiele, dominują jednak dwie. Pierwsza dotyczy zazwyczaj nieco mniejszych firm, gdzie arkusz po prostu wystarcza i nie ma, zdaniem zarządzających firmą, potrzeby inwestować w nic więcej. Dobry pracownik poradzi sobie i w arkuszu– twierdzą prezesi czy managerowie. Wszystko ponad to to fanaberia… Oczywiście za takim przekonaniem stoi lęk przed zmianą (jakąkolwiek), niechęć wobec technologii, obawa że mniej kompetentne osoby nie poradzą sobie z obsługą takich narzędzi. A także brak znajomości rynku technologicznego, a więc i brak rozeznania w rozwiązaniach, co powoduje, że nikt nie ma chęci brać odpowiedzialności za zakup jakiegoś software’u. No i last but not least: koszty. Oprogramowanie jest zwyczajnie drogie, to wydatek nawet kilkudziesięciu czy kilkuset tysięcy złotych. W dużych organizacjach wcale nie jest lepiej. Takie firmy najczęściej już mają jakiś system. Ba, nawet kilka. Kupione ponad 10 lat temu, za niemałe pieniądze. Ich wdrożenie wiązało się z wyjęciem z codziennych obowiązków połowy zespołu IT (na pół roku wg założeń, na rok w rzeczywistości). A dziś okazuje się, że system jest niewydolny… że nie ma wielu niezbędnych funkcji, że nie przystaje do zmieniającej się specyfiki firmy, nie można go zintegrować z innymi systemami. Wprowadzenie zmian i adaptacja do nowych warunków będzie kosztowała krocie i znowu zajmie minimum kilka miesięcy. W korporacjach też mamy do czynienia z niechęcią wobec zmian i inwestycji w infrastrukturę IT, a także oporem przed kupowaniem k-o-l-e-j-n-e-g-o systemu. Tym sposobem biznes (Księgowość, Sprzedaż, Kadry, Administracja itd.) kończy w arkuszach (a czasem nawet z papierem!). Wnioski, oświadczenia, rozliczenia, raporty, a nawet plany, prognozy, oferty krążą po firmowych skrzynkach niczym tykająca bomba…

I dlatego powstał Qalcwise

Założyciele Qalcwise zastanawiali się, jak zachować to, co ludzie tak lubią w arkuszach, a jednocześnie sprostać wymaganiom klasy Enterprise? Zachowali więc logikę arkuszy kalkulacyjnych, ale dodali znacznie bardziej zaawansowane formuły. Następnie uzupełnili rozwiązanie o workflow, pozwalający nadać sprawom bieg. Zaprojektowali też autorski silnik obliczeniowy, który razem z funkcją integracji z dowolnym systemem, umożliwia przeprowadzenie nawet zaawansowanych kalkulacji na dużej ilości danych, pochodzącej z wielu źródeł.  I tak powstała platforma do budowy aplikacji biznesowych, która z powodzeniem zastępuje nie tylko arkusze, ale uzupełnia też systemy ERP, BPM czy CRM. Przełomowość Qalcwise polega na tym, że całkowicie omija IT. Niewiarygodne, ale prawdziwe. Platforma wykorzystuje technologię no-code, czyli bez programowania. Pozwala ona osobom bez umiejętności technicznych, ale za to najlepiej znających procesy, samodzielnie budować systemy. Pracownicy korzystają z formuł takich jak w arkuszach i gotowych elementów “przeciągnij i upuść” (ang. drag-and-drop). Mogą samodzielnie zbudować od zera lub skonfigurować gotową aplikację bez pomocy deweloperów. Tym sposobem unikamy problemu: co jeśli proces się zmieni? Zmienisz aplikację kilkoma kliknięciami. A ponieważ nie ma w niej sztywnych elementów, wszystko podlega edycji, nie musisz dostosowywać się do systemu, możesz przenieść proces 1:1 (choć najczęściej automatyzacja pozwala pominąć pewne kroki i uprościć proces).

Qalcwise to taki arkusz kalkulacyjny z magicznym guzikiem “załatw sprawę”. Aplikacje pozwalają realnie obsłużyć procesy i zrealizować powtarzalne zadania za człowieka

Sekretny składnik

No dobrze, powie uważny i wciąż sceptyczny czytelnik, ale co z tymi funkcjami, które mam w arkuszach lub których nie mam, ale potrzebuję? Jak z użytecznością i bezpieczeństwem, hę? Spieszymy z odpowiedzią! Użytkownik Qalcwise może stworzyć dowolny dokument (formularz, wniosek, ankietę itp.), a następnie zdefiniować jego obieg w firmie, nadać wybranym pracownikom prawa do jego edycji i dodawania komentarzy czy załączników, a także podejmowania decyzji (odrzuć, akceptuj itd.). Na końcu dokument może trafić do archiwum, zostać wyeksportowany do innego systemu itd. A ponieważ platforma działa w chmurze, zapewnia stabilną pracę bez utraty wydajności nawet przy tysiącach użytkownikach pracujących jednocześnie. Dodatkowo w odpowiednio zabezpieczonym środowisku.  Bez potrzeby wysyłania maili, bez ryzka zagubienia właściwej wersji pliku, bez papieru, z pełnym monitoringiem przebiegu procesu. A dodatkowo z opcją ustawienia dowolnych reguł kontrolnych, limitów, alertów itd., co znacząco minimalizuje ryzyko pomyłek, ale i nadużyć. Ale to jeszcze nie wszystko. Jak sama nazwa platformy wskazuje (ang. calculation wise czyli mądre kalkulacje), aplikacje umożliwiają realizację zadań wymagających obliczeń, zgodnie z workflow. Mogą automatyzować zadania z każdego obszaru firmy, np.: kalkulacje i generowanie ofert handlowych, kalkulacje prognoz i budżetów, rozliczanie prowizji partnerów, bonusów i retro-rabatów, kalkulacje stanów magazynowych i powiadamianie o konieczności ich uzupełnienia. Aplikacje dokonują natychmiastowych obliczeń, a więc mogą w czasie rzeczywistym monitorować sprzedaż, wykorzystanie budżetu, koszty, zyski, prowadzić analizy i generować raporty na żądanie. I to jest secret sauce aplikacji Qalcwise, niedostępny w żadnym innym rozwiązaniu na świecie (o ile nam wiadomo). Ponieważ Qalcwise pozwala na automatyzację absolutnie dowolnego procesu, w każdym departamencie, umożliwia centralne zarządzanie organizacją. To oznacza nie tylko agregację wszystkich danych w jednym miejscu, ale też spójność, integralność, transparentność i pełną kontrolę nad ich procesowaniem. Tam, gdzie kończą się możliwości arkuszy, zaczyna się obszar, na którym królują zwinne aplikacje biznesowe. To technologia nie tylko bardziej godna zaufania niż arkusze, ale też 70x szybsza do implementacji i 10x tańsza niż tradycyjne oprogramowanie.     Nie rozumiesz jeszcze wszystkiego? Czarna magia? O rozwiązaniu no-code oraz o tworzeniu prostej aplikacji czy nawet poważengo biznesowego rozwiązania bez użycia kodu dowiesz się tutaj. Możesz też wypróbować bezpłatnie naszą platformę (nie wymagamy karty kredytowej) a jeśli chciałbyś dowiedzieć się, czy nasze rozwiązania dostosują się do Twojej firmy, zapraszamy do umówienia się na demo.