Czy wiesz, że Twoi pracownicy spędzają nawet ponad połowę czasu na zadaniach administracyjnych? Dzięki digitalizacji procesów możesz uwolnić ich od najbardziej powtarzalnych, żmudnych prac i pozwolić im zająć się bardziej wartościowymi zadaniami. Sprawdź, które procesy warto zdigitalizować w pierwszej kolejności. I jak zrobić to w kilka godzin!
Syndrom pustej taczki
Sytuacja w wielu firmach przypomina pewien dowcip: na budowie Kowalski biega w tę i z powrotem z pustą taczką. W końcu kierownik pyta: Co tak z tą pustą taczką latacie? Kowalski odpowiada zasapany: Panie kierowniku, taki zachrzan, że nie ma kiedy załadować. Niemal w każdej firmie, bez względu na wielkość i branżę, występują procesy, które zajmują bardzo dużo czasu. Często obsługiwane ręcznie, wymagają wypełniania papierowych wniosków, kserowania stosu dokumentów, uzupełniania arkuszy kalkulacyjnych i wysyłania ich mailem. Dlatego pracownicy, jeśli tylko mogą, odkładają takie rzeczy na później. Aż 53% z nich przyznaje, że woli wypełniać zeznania podatkowe niż rozliczać wydatki służbowe (TriNet). Nie dziwne więc, że niemal tyle samo pracowników nie dokonuje rozliczeń na czas. Ale kto by miał czas szukać innych rozwiązań, wdrażać je, szkolić zespół, trzeba przecież biegać z taczką!
Nie ma przyszłości bez digitalizacji
Takie zarządzanie procesami musi się skończyć, ponieważ jest ogromnym obciążeniem, również finansowym, dla organizacji i blokerem rozwoju. Szacuje się, że powtarzalne i nudne zadania zajmują nawet 1/3 czasu pracownikom. Często stają się przyczynkiem do zmiany pracy. To wielkie wyzwanie dla firm, aby odciążyć pracowników, wyeliminować ręcznie obsługiwane, rutynowe procesy i utrzymać konkurencyjność dzięki sprawnemu zarządzaniu. I tu z pomocą przychodzą nowoczesne narzędzia do digitalizacji procesów biznesowych. Zjawisko automatyzacji budzi sporo emocji. Warto pamiętać jednak, że tak jak kiedyś maszyny przejęły tradycyjnie wykonywane przez ludzi zadania w fabrykach, tak teraz nowoczesne technologie wsparte sztuczną inteligencją zmienią organizację przedsiębiorstw. Technologie te przejmą najbardziej powtarzalne zadania, o niskiej wartości, wyzwalając więcej miejsca na innowacje, kreatywność, mentoring i współpracę.
9 procesów, o których chciałbyś zapomnieć
Pytanie więc nie brzmi czy digitalizować pracę, tylko jak. I które obszary działalności firmy poddać digitalizacji w pierwszej kolejności? Warto zacząć od tych procesów, które zajmują najwięcej czasu Twoim pracownikom, a jednocześnie przez manualną obsługę generują wiele pomyłek i dodatkowych kosztów. Aby stworzyć listę najbardziej uciążliwych zadań, zapytaliśmy o zdanie naszych partnerów biznesowych. Oto 9 procesów, które powtarzały się najczęściej w ich odpowiedziach:
- zarządzanie delegacjami
- zarządzanie wydatkami służbowymi
- harmonogramowanie i rejestracja czasu pracy
- zarządzanie urlopami
- rekrutacja i empolyer branding
- obsługa zamówień
- naliczanie prowizji pracowników
- zarządzanie flotą
- budżetowanie
Co charakteryzuje te procesy? Przede wszystkim nie mieszczą się w systemach ERP, BI, CRM, BPM itp. Nie trafiają tam z wielu powodów, najczęściej przez czasochłonność takich wdrożeń, zbyt duży nakład pracy po stronie IT lub ich zmienność. Konieczność częstego wprowadzania zmian jest kłopotliwa w przypadku dużych systemów. Dlatego też osoby zarządzające firmami unikają kolejnych skomplikowanych wdrożeń i nie chcą korzystać z narzędzi wymagających udziału programistów. Rzecz w tym, że wcale nie muszą!
Demokratyzacja aplikacji biznesowych
Dzisiaj digitalizacja procesów nie wymaga już kosztownych serwerów, skomplikowanego oprogramowania i zatrudniania ekspertów do ich utrzymania. Wraz z rozwojem technologii do budowy aplikacji bez kodowania, narzędzia digitalizacji stały się dostępne nawet dla małych firm. Ogromną zaletą tych rozwiązań jest uniezależnienie biznesu od IT. Takim rozwiązaniem jest platforma Qalcwise. Stwarza ona dostęp do gotowych, elastycznych i intuicyjnych aplikacji biznesowych, które z powodzeniem zastępują manualnie obsługiwane procesy.
Korzystanie z Qalcwise jest proste jak budowa taczki! Po zalogowaniu na platformę otrzymujesz dostęp do gotowych aplikacji lub możesz zbudować własną. Aby stworzyć swoją aplikację nie musisz być programistą, wystarczy znajomość formuł arkuszy kalkulacyjnych. Implementacja i konfiguracja aplikacji zajmuje nawet kilka godzin (godzin, nie miesięcy!), a licencja w ramach której możesz tworzyć niezliczoną liczbę aplikacji kosztuje kilkanaście razy mniej niż tradycyjne systemy. Dzięki elastyczności naszego narzędzia możesz przenieść proces w 100%, w pełni zachowując jego specyfikę i dostosowując aplikację do swoich wymagań, nie na odwrót. Aplikacje biznesowe to idealne narzędzie zarówno dla dużych jak i małych firm, pozwalające obsłużyć nawet złożone procesy, zmniejszając ich koszty i zwiększając wydajność zespołów. Wszystkie 9 najbardziej uciążliwych procesów (i wiele więcej!) możesz przenieść do gotowych aplikacji Qalcwise za pomocą kilku kliknięć i raz na zawsze zapomnieć o manualnej obsłudze, papierowych wnioskach czy wysyłaniu maili z przypominajkami. Przekonaj się jakie to proste… zanim konkurencja wywiezie Cię na taczce! Dowiedz się co może zyskać Twoja firma, inwestując w digitalizację procesów.
Wypróbój bezpłatnie naszą platformę (nie wymagamy karty kredytowej) a jeśli chciałbyś dowiedzieć się, czy nasze rozwiązania dostosują się do Twojej firmy, zapraszamy do umówienia się na demo.
