Wydatki służbowe to delikatny temat w firmach, a jednocześnie obarczony ogromnym ryzykiem nadużyć. Co jest ich prawdziwą przyczyną i jak lepiej kontrolować budżet? Najpierw znajdź wroga, a potem skutecznie go unicestwij. Oto podpowiedź jak to zrobić raz a dobrze!
Rozpoznaj wroga
Kto najczęściej trwoni firmowe pieniądze? Statystyczny “fraudziarz” to mężczyzna po 40-tce, pracujący co najmniej 3 lata w firmie, zajmujący stanowisko minimum managerskie, a więc zdążył pozyskać zaufanie firmy. Ile czasu potrzeba aby odkryć jego oszustwa? Zazwyczaj aż 2 lata, bardzo często nadużycia wychodzą na jaw, gdy pracownika nie ma już w firmie.
Jednak trzeba pamiętać, że okazja czyni złodzieja. Co zwiększa ryzyko wystąpienia nie tylko nieumyślnych pomyłek, ale i kosztownych nadużyć związanych z wydatkami służbowymi? Jeśli w firmie brakuje odpowiednich procedur, informacje są rozproszone, wiele osób jest zaangażowanych w proces i brakuje narzędzi kontroli. Jeśli pracownicy wnioskują o środki na papierowych formularzach, a dane z nich są wprowadzane ręcznie do arkuszy i ręcznie kompilowane z innymi plikami w zbiorcze zestawienia. Jeśli dane są przechowywane w wielu miejscach (ktoś trzyma je na dysku lokalnym, ktoś na Google Docs, a jeszcze ktoś inny na dysku zewnętrznym) i przetwarzane przez wiele osób. Jeśli czas zbierania informacji dzieli spora różnica od czasu ich przetwarzania. Jeśli nie ma w firmie narzędzi lub funkcjonuje kilka różnych, między którymi trzeba ręcznie przenosić dane.
Niekontrolowane wydatki służbowe występują wszędzie tam, gdzie pojawia się taka możliwość. Nikt nie lubi się czuć winny, ale jeśli nie mam jasnej polityki gospodarowania kapitałem firmy to nie ma też poczucia odpowiedzialności. Nadużyciom sprzyja też presja, np. naciski przełożonych na wyśrubowane wyniki, które skłaniają pracowników do nieuczciwych praktyk (np. generowania fałszywych zamówień).
Już wiesz, kto jest Twoim wrogiem? Jeśli procesy w Twojej firmie są nieszczelne nie dziw się, że dochodzi do nadużyć.
Nie stosuj półśrodków
Nadużyć doświadcza ponad połowa firm w Polsce. Źródłem niekontrolowanych kosztów dla firm są przede wszystkim podróże służbowe. Tylko 55% firm posiada politykę wydatków służbowych w podróży (Amadeus). Nawet jednak w tych firmach, które mają spisane zasady, aż 50% pracowników nie przestrzega ich. Wypłaty nie w te miejsca, rozliczanie nie na czas, użycie firmowych kart płatniczych w celach prywatnych, nieoptymalne środki transportu w delegacjach to tylko kilka przykładów nadużyć, na jakie narażone są firmy.
Na nic jednak procedury, jeśli nadal stosujesz papierowe wnioski oraz ręczne rozliczanie i księgowanie, a ścieżka akceptacji jest długa i kręta. Jeśli chcesz, aby pracownicy przestrzegali polityki dotyczącej wydatków służbowych ułatw im to. Im bardziej uprościsz proces rozliczania np. delegacji, tym większe prawdopodobieństwo, że wnioski będą spływały na czas i nie będą wymagały korekt, a pracownicy nie będą miesiącami oczekiwać na zwrot środków.
Akcja eliminacja
Jak tego dokonać? Skoro źródłem problemu są ręczne procesy i związane z nimi chaos, papierologia i brak kontroli, zapewnij sobie i swojemu zespołowi narzędzie, które wyeliminuje te czynniki. Zastąp manualną obsługę prostą aplikacją na platformie Qalcwise. Tak prostą, że wypełnienie online’owego wniosku zajmie pracownikowi mniej czasu niż papierowego. A przełożony automatycznie otrzyma powiadomienie i będzie mógł jednym kliknięciem przydzielić środki (lub nie). Pozwól pracownikowi rezerwować hotele i wynajmować auta przez Qalcwise na zewnętrznych serwisach (np. integrując aplikację z Booking.com), ustawiając limity kosztów. W czasie podróży pracownik będzie miał możliwość na bieżąco raportować wydatki służbowe – wystarczy, że zrobi zdjęcie paragonu czy faktury smartfonem i wyśle je do akceptacji. Po akceptacji dane zaksięgują się same, bez konieczności ręcznego przetwarzania. Aplikacja automatycznie obliczy wysokość należnych diet, ryczałtów pracowniczych, kilometrówki i pobierze odpowiedni kurs dla danej waluty. Kilkoma kliknięciami wygeneruj gotowe zestawienie, uzyskaj niezbędny akcept i stwórz polecenie przelewu. Dzięki czemu pracownik niezwłocznie otrzyma zwrot środków!
Aplikacja TEM (Travel Expenses Management) na platformie Qalcwise nie tylko przyspiesza i ułatwia rozliczanie wydatków służbowych, ale też pozwala na zachowanie zgodności procesu z polityką firmy. Możesz zaszyć w niej dowolne reguły, ustalić limity, przydzielić budżety i nadać odpowiednie uprawnienia pracownikom. W każdej chwili możesz sprawdzić poziom wykorzystania budżetu, raportować koszty przy jednoczesnej kontroli budżetu, nie musisz czekać na koniec miesiąca! Dodatkowo dzięki szczegółowej analizie kosztów możesz negocjować lepsze warunki i upusty u dostawców.
Automatyzacja ręcznych procesów to najskuteczniejszy środek eliminujący pomyłki i nadużycia związane z wydatkami służbowymi w firmach. Jest dostępny od ręki i działa błyskawicznie! Aplikacje Qalcwise do rozliczania delegacji (TEM) i wydatków służbowych możesz przetestować już dzisiaj. Tak się wygrywa z nadużyciami!
