Zarządzanie umowami sponsorskimi to wyzwanie dla wielu firm. Rozproszone procesy, papierowe formularze i długotrwałe etapy akceptacji mogą utrudniać efektywność działań i generować opóźnienia. Obsługę umów sponsorskich komplikuje również konieczność korzystania z różnych aplikacji i brak centralizacji danych. Poznaj rozwiązanie od Qalcwise, które wspomogło firmę Exeltis w optymalizacji procesów biznesowych, zapewniając sprawną i bezpieczną obsługę.

O firmie Exeltis

Innowacyjna organizacja Exeltis specjalizuje się w opiece zdrowotnej. Spółki z tej grupy (Grupy Exeltis) są obecne w aż 40 krajach, zatrudniają blisko 4 tysiące pracowników. Misją polskiego reprezentanta, firmy Exeltis Poland, jest wyznaczanie nowych standardów w branży farmaceutycznej. We wszystkich działaniach dąży ona do innowacyjności, doskonałości, różnorodności.

Jakie wyzwania stały przed Qalcwise?

Firma Exeltis Poland zwróciła się do Qalcwise z prośbą o stworzenie programu, który kompleksowo i sprawnie zarządzałby umowami sponsorskimi. Zależało jej na profesjonalnym systemie, który umożliwi przeniesienie wszystkich procesów biznesowych w jedno miejsce, a także zapewni bezpieczną, szybką obsługę dokumentów. Sprawą zajął się zespół eNovem – specjaliści chcieli utworzyć na platformie Qalcwise dedykowane aplikacje, które zajmowały się takimi rzeczami jak: ograniczenie manualnej obsługi, zmniejszenie liczby przesyłanych e-maili, przyspieszenie i ułatwienie codziennej pracy, eliminacja wszelkich pomyłek oraz papierowych dokumentów. Szczególną wagę miało pozbycie się analogowych formularzy. Wcześniej krążyły one między przedstawicielami regionalnymi a centralą spółki, co zajmowało sporo czasu – akceptacja warunków umów oraz czas ich procesowania były wydłużone, utrudnione. Jednym z wyzwań, jakie przed Qalcwise postawiła firma Exeltis Poland, było usprawnienie raportowania zarządu. Przedsiębiorstwu zależało na tym, by zarówno szeregowy pracownik, przełożony, jak i kierownictwo mieli dostęp do umów sponsorskich w jednym miejscu, a nie na kilku różnych platformach. Takie działanie miało wpłynąć na ograniczenie liczby aplikacji, z jakich korzystali zatrudnieni, oraz ułatwienie zarządowi podejmowania decyzji. Zadaniem nowego systemu od Qalcwise było również uproszczenie komunikacji między centralą i pracownikami w terenie. Customizacja rozwiązania to coś bardzo pożądanego.

Jakie rozwiązanie zaproponowaliśmy?

Platforma Qalcwise okazała się optymalną odpowiedzią na niestandardowe oczekiwania firmy Exeltis. Partner Qalcwise – Zespół eNovem stworzył w ramach jednego programu zestaw zintegrowanych aplikacji, obsługujących różnorodne procesy, m.in. planowanie i rozliczanie uczestnictwa w konferencjach, zarządzanie bazą podmiotów współpracujących, generowanie umów sponsorskich, akceptację warunków każdej umowy, podpisywanie dokumentów poza siedzibą firmy. Cały nowoczesny system, zbudowany na platformie Qalcwise, umożliwił optymalizację kluczowych operacji związanych z generowaniem, podpisywaniem, rozliczaniem umów. Procesy, jakie musiały przejść owe dokumenty kadrowe, zajmowały niewiele czasu. Spotykając się z potencjalnymi klientami, przedstawiciele działu sprzedaży i marketingu firmy Exeltis mogli przedstawić warunki negocjacji, a także wygenerować i podpisać umowę podczas jednego spotkania biznesowego. Dane wprowadzone do systemu w trakcie tworzenia umowy są automatycznie archiwizowane, często wykorzystywane w innych procesach (np. przy rozliczaniu wydarzeń marketingowych). Przełożony, który otrzymał elektroniczny wniosek do akceptacji, dokonuje weryfikacji i zatwierdza (lub nie) pismo. Kadra zarządzająca natomiast może na bieżąco monitorować status poszczególnych procesów biznesowych, generowania raportów. Co ważne, wszystkie wymienione działania można przeprowadzić na urządzeniu mobilnym – tablecie. Aplikacje stworzone przez zespół eNovem zostały wdrożone na początku pandemii. To był idealny czas – klient mógł być lepiej przygotowany na nowe wyzwania związane z pracą zdalną, wszechobecną automatyzacją.

Jakie były rezultaty rozwiązania?

Rezultaty działań Qalcwise były rewelacyjne. Firma Exeltis Poland osiągnęła wszystko to, do czego dążyła – przede wszystkim nastąpiła digitalizacja i przyspieszenie obiegu dokumentów, a także eliminacja ręcznej obsługi procesów. Zmniejszyła się liczba błędów, które pojawiały się najczęściej przy ręcznym wprowadzaniu danych do systemu. Czas oczekiwania na akceptację wniosków skrócił się do minimum, a współpraca między pracownikami, przełożonymi i zarządem była bardziej klarowna, spójna. Wszystkie procesy biznesowe stały się transparentne, lepiej kontrolowane. Wisienką na torcie był wzrost efektywności i zadowolenia pracowników – intuicyjne aplikacje od Qalcwise ułatwiły im pracę.

Podsumowanie:

Firma Exeltis Poland poszukiwała profesjonalnego narzędzia, dopasowanego do potrzeb tej specyficznej, dużej organizacji. Specjaliści z Qalcwise po raz kolejny stanęli na wysokości zadania. Zwrócili uwagę na takie kryteria, jak bezpieczeństwo, zgodność ze standardami instytucji, elastyczność, doskonała kontrola nad procesami, transparentność działań, minimalizacja ryzyka błędów i nadużyć. Zarząd firmy zaznacza, że po inwestycji w Qalcwise wszystko zaczęło zmierzać ku lepszemu. Zyskano spójne środowisko administracyjne. Zniknęły problemy z raportowaniem i planowaniem. Dzięki ogromnej elastyczności rozwiązania przedsiębiorstwo mogło w każdej chwili dostosować aplikacje do swoich potrzeb, rozbudowywać o kolejne funkcjonalności. Firma Exeltis może teraz jeszcze bardziej podkreślać, że ceni innowacyjność i przedsiębiorczość .

Nie rozumiesz jeszcze wszystkiego? Czarna magia? O rozwiązaniu no-code oraz o tworzeniu prostej aplikacji czy nawet poważnego biznesowego rozwiązania bez użycia kodu dowiesz się tutaj.

Możesz też wypróbować bezpłatnie naszą platformę (nie wymagamy karty kredytowej) a jeśli chciałbyś dowiedzieć się, czy nasze rozwiązania dostosują się do Twojej firmy, zapraszamy do umówienia się na demo.