Zarządzanie rozproszonym zespołem kilkuset pracowników to wyzwanie, szczególnie gdy procesy opierają się na papierze, Excelu i wielu niezależnych narzędziach. Brak centralizacji oznacza ograniczoną transparentność i dużo czasu poświęcanego na rutynowe zadania administracyjne. Zobacz, jak nowoczesna organizacja z obszaru nauczania domowego zautomatyzowała swoje procesy biznesowe dzięki Qalcwise.

Wprowadzenie

W ostatnich latach nauczanie domowe stało się realną alternatywą dla tradycyjnej edukacji, a organizacje działające w tym obszarze muszą łączyć elastyczność z coraz większą skalą operacji. Z takimi wyzwaniami mierzył się również nasz klient, firma z branży nauczania domowego, oferująca zdalny model kształcenia dla uczniów na różnych etapach edukacji.

Organizacja stawia na elastyczne podejście, łącząc platformę online, wsparcie nauczycieli oraz dostęp do materiałów dydaktycznych w wersji cyfrowej. Funkcjonuje w modelu rozproszonym: nauczyciele, konsultanci oraz zespoły administracyjne pracują z różnych części kraju, łącząc pracę zdalną, hybrydową i stacjonarną. Taka struktura wymaga sprawnej koordynacji oraz przejrzystych procesów zarządzania zespołem i dokumentacją.

Wyzwania przed wdrożeniem automatyzacji i digitalizacji procesów biznesowych

Przed wdrożeniem rozwiązania no-code nasz klient mierzył się z wyzwaniami typowymi dla organizacji zarządzającej rozproszonym zespołem. Były to m.in.:

• Brak systemu do elektronicznego obiegu dokumentów: Urlopy, faktury i inne dokumenty wymagały drukowania, podpisywania i fizycznego przekazywania. Było to szczególnie problematyczne w przypadku rozproszonego zespołu.
• Papierowy obieg i zestawienia w Excelu: Ewidencja czasu pracy była prowadzona w formie papierowej oraz w plikach Excel. Pracownicy zdalni przesyłali dokumenty pocztą, co wydłużało procesy i utrudniało bieżący dostęp do informacji.
• Rozproszenie danych w wielu miejscach: Zespół musiał korzystać z kilku różnych narzędzi do ewidencjonowania czasu pracy i zarządzania zadaniami. Brak jednego źródła danych utrudniał całościowy przegląd sytuacji oraz efektywne zarządzanie.
• Brak kontroli nad czasem pracy: Organizacja nie miała możliwości śledzenia, ile czasu pracownicy poświęcają konkretnym zadaniom. To ograniczało możliwość analizy obłożenia pracą i optymalizacji zasobów.
• Czasochłonna weryfikacja danych: Poprzedni sposób pracy wymagał od przełożonych weryfikacji i uzupełniania danych na koniec każdego miesiąca dla każdego pracownika. Proces ten pochłaniał wiele godzin pracy miesięcznie.

Dlaczego nasz klient wybrał Qalcwise?

Organizacja poszukiwała elastycznego systemu do automatyzacji procesów biznesowych. Wcześniej analizowane rozwiązania okazywały się zbyt sztywne i nie pozwalały na dostosowanie do indywidualnych potrzeb.

Szukaliśmy elastycznego systemu, który nie ma narzuconych z góry ograniczeń. W poprzednich rozwiązaniach, które analizowaliśmy, zawsze był moment, w którym okazywało się, że czegoś nie można zrobić, bo system jest zamknięty. Gdy zaczęliśmy rozmawiać z Qalcwise, otworzyły się przed nami szerokie perspektywy wykorzystania.
Przedstawiciel zespołu odpowiedzialnego za cyfryzację, klient Qalcwise

Obszary wykorzystania Qalcwise

Klient wdrożył Qalcwise jako kompleksowe rozwiązanie do zarządzania procesami, obejmujące zarówno standardowe moduły, jak i dedykowane funkcjonalności dostosowane do specyfiki rozproszonego zespołu.

Kluczowe obszary:

• Raport osobisty: Dashboard zarządczy, który zbiera wszystkie najważniejsze informacje w jednym miejscu. Pracownicy mają pełny wgląd w swoje dane od czasu pracy, po urlopy, a przełożeni mogą w prosty sposób monitorować zespół. Raport pokazuje szczegółowo, ile czasu każdy pracownik poświęca konkretnym zadaniom, co wcześniej było niemożliwe.
• Karty pracy: Każdy pracownik codziennie uzupełnia karty pracy, rejestrując czas poświęcony na poszczególne zadania. To kluczowe narzędzie do analizy obłożenia pracą. Organizacja może sprawdzić, czy zasoby są właściwie rozłożone, czy potrzebne jest dodatkowe wsparcie zespołu, czy też można zoptymalizować alokację pracowników.
• Obieg faktur z AI: System wykorzystuje technologię AI do automatycznego rozpoznawania i przetwarzania faktur. Zastępuje to wcześniejsze rozwiązania OCR i znacząco przyspiesza procesy księgowe.
• Harmonogram i kalendarz dostępności: Dedykowane rozwiązanie dla zespołów operacyjnych, które umożliwia planowanie nieobecności zgodnie z wymogami organizacyjnymi. System zapewnia, że odpowiednia liczba specjalistów jest zawsze dostępna.

Oprócz tego klient korzysta z modułów do ewidencji czasu pracy, planowania zadań, zarządzania wnioskami urlopowymi i zgłoszeniami nieobecności, obsługi zaświadczeń lekarskich oraz raportów działowych, miesięcznych i urlopowych. System obejmuje również listę pracowników oraz akceptację kart pracy na wszystkich poziomach organizacji.

AI w obiegu faktur

Nasz klient wykorzystuje sztuczną inteligencję do automatycznego rozpoznawania i przetwarzania faktur. AI sczytuje dane z dokumentów, eliminuje potrzebę ręcznego wprowadzania informacji i znacząco przyspiesza procesy księgowe.

Wykorzystujemy AI do automatycznego sczytywania faktur. (…) AI to nowe rozwiązanie, które cały czas się rozwija i ma ogromny potencjał.
Przedstawiciel zespołu odpowiedzialnego za cyfryzację, klient Qalcwise

Organizacja widzi potencjał w dalszym wykorzystaniu AI, szczególnie w obszarze automatyzacji procesów księgowych i kadrowych.

Efekty wdrożenia w liczbach

Wraz z rozwojem organizacji zakres wykorzystania Qalcwise u klienta systematycznie się rozszerza, odpowiadając na rosnące potrzeby biznesowe.

Obecna skala wykorzystania:

• 800+ użytkowników aktywnie korzystających z systemu,
• około 1000 faktur miesięcznie przetwarzanych przez platformę z wykorzystaniem AI,
• 400+ wniosków urlopowych miesięcznie,
• około 15 000 kart pracy miesięcznie.

Korzyści z wdrożenia automatyzacji procesów biznesowych

Wdrożenie Qalcwise przyniosło klientowi wymierne korzyści w wielu obszarach działalności, w tym:

• Oszczędność czasu pracowników i przełożonych: Pracownicy samodzielnie odpowiadają za swoją ewidencję czasu pracy. Kierownicy zespołów zaoszczędzili dziesiątki godzin, które wcześniej poświęcali na weryfikację i uzupełnianie danych dla poszczególnych członków zespołu.
• Centralizacja procesów w jednym systemie: Wszystkie procesy, od urlopów po faktury, są dziś obsługiwane w jednym miejscu. Pracownicy nie muszą drukować ani wysyłać dokumentów, a zamiast wielu różnych narzędzi organizacja korzysta z jednego, zunifikowanego systemu.
• Automatyczna kontrola i pilnowanie limitów: System automatycznie kontroluje czas pracy, limity urlopowe i inne reguły organizacyjne. Zespół kadr nie musi ręcznie weryfikować każdego przypadku, Qalcwise robi to za nich, minimalizując ryzyko błędów.
• Kontrola nad wydatkami i etapowość akceptacji: Elektroniczny obieg faktur zapewnił pełną kontrolę nad wydatkami oraz przejrzysty proces akceptacji na różnych poziomach organizacji. Dzięki temu możliwy jest wgląd w każdy etap obiegu dokumentu.
• Transparentność dla wszystkich poziomów organizacji: Zarówno pracownicy, jak i przełożeni mają dostęp do potrzebnych informacji w raporcie osobistym. Każdy widzi, ile czasu poświęca na poszczególne zadania, co ułatwia zarządzanie obłożeniem pracą i podejmowanie decyzji o alokacji zasobów.

Dla mnie największą korzyścią jest oszczędność czasu w codziennej pracy. Teraz nie muszę robić tego za cały zespół. Każdy pracownik odpowiada za swoje dane samodzielnie.
Przedstawiciel zespołu odpowiedzialnego za cyfryzację, klient Qalcwise

Współpraca z Qalcwise

Sukces wdrożenia to nie tylko technologia, ale przede wszystkim jakość współpracy. Partnerskie podejście, elastyczność i gotowość do wspólnego szukania rozwiązań sprawiły, że każde wyzwanie było skutecznie adresowane.

Współpraca jest lekka mimo ciężkich tematów. Nigdy nie usłyszałam, że się nie da. Jeżeli coś było trudne, zawsze pokazywano mi dobre i złe strony rozwiązania albo proponowano konkretną alternatywę. Żadna sprawa nie została bez rozwiązania.
Przedstawiciel zespołu odpowiedzialnego za cyfryzację, klient Qalcwise

Organizacja konsekwentnie rozwija automatyzację procesów. W planach jest wdrożenie modułów do zarządzania dokumentami kadrowymi przy zatrudnieniu, rozbudowa systemu ocen pracowniczych oraz narzędzi do zarządzania jawnością wynagrodzeń. Kolejnym krokiem będzie HOT Inbox – funkcjonalność, która automatycznie pobierze faktury z dedykowanej skrzynki mailowej, odczyta ich treść za pomocą AI i przygotuje je do obiegu bez interwencji użytkownika.

Ten projekt pokazuje, że elektroniczny obieg dokumentów to nie jednorazowe wdrożenie, lecz proces ciągłego doskonalenia, który pozwala organizacjom efektywnie zarządzać rozproszonym zespołem i utrzymywać pełną kontrolę nad procesami.

Wypróbuj bezpłatnie naszą platformę! Chcesz dowiedzieć się, czy nasze rozwiązania dostosują się do Twojej firmy? Umów się z nami na demo.