Elektroniczny obieg dokumentów, mimo znacznego postępu technologicznego, w wielu firmach wciąż pozostaje w sferze marzeń. Mozolne, manualne rozliczenia, spędzają sen z powiek nie tylko pracownikom, ale także działom kadr i płac. Rozliczanie delegacji można zaliczyć do takich właśnie czynności – niezbędnych, aczkolwiek obarczonych dużym ryzykiem błędów ludzkich. Tymczasem zautomatyzowana aplikacja Qalcwise większość czynności i obliczeń zrobi za ciebie. Sprawdź, jak sprawdziła się u naszych klientów. 

Większość z nas pamięta rozliczenie swojej pierwszej podróży służbowej – zbieranie paragonów i faktur, obliczanie kilometrów, wypełnianie druczków, wysyłanie maili lub dokumentów pocztą wewnętrzną w firmie. Skomplikowane procedury, w których nietrudno o pomyłkę. Konieczność ręcznego wprowadzania informacji na druczki i do arkuszy Excela zwiększa ryzyko literówek, błędów w numerach i innych nieścisłości. Same formularze mogą być skomplikowane i zawierać mnóstwo pól, które należy wypełnić zgodnie z wymogami. Co więcej, każdy pracownik może używać innych formatów i stylów w Excelu, co może prowadzić do chaosu i trudności w konsolidacji danych. Papiery mogą zostać źle zaklasyfikowane lub uszkodzone. Proces wypełniania, sprawdzania, akceptacji i archiwizowania dokumentów ręcznie w wielu przedsiębiorstwach jest bardzo czasochłonnych zarówno dla pracowników, którzy odbywają służbowe podróże, jak i działu księgowości.

„Automatyzacja rozliczeń delegacji znacząco zwiększa efektywność, dokładność i przejrzystość całego procesu, jednocześnie redukując ryzyko błędów i czas przetwarzania danych, przyspieszając akceptację kosztów i poprawiając kontrolę nad wydatkami, dzięki zaawansowanym raportom, dostępnym od ręki. Aplikacja do rozliczania delegacji, tak jak wszystkie pozostałe, dostępne w Qalcwise, jest oparta o system NO-CODE. Oznacza to, że każdy użytkownik może swobodnie i intuicyjnie z niej korzystać bez wsparcia programistów i osób trzecich. Wyjeżdżając w delegację, potrzebujemy urządzenia mobilnego, a przecież każdy z nas ma je dziś przy sobie 24 godziny na dobę. To w aplikacji w telefonie wpisujemy podstawowe dane, dodajemy zdjęcia, system sam wyliczy kilometrówkę, dietę, posegreguje koszty. Pracownik nie traci czasu za zbędną papierologię – ma czas, by skupić się na swoich zadaniach” – mówi Przemysław Fura, Digital Marketing Manager Qalcwise.

Automatyzacja wydatków służbowych – Case Study Firma Obuwnicza

Z aplikacji Qalcwise.com korzysta jedną z największych firm obuwniczych w Europie, w której zatrudnionych jest 12 tys. pracowników, a rocznie obsługiwanych jest nawet 26 tys. delegacji. Firma korzystała do tej pory z Excela oraz papierowych formularzy. Przy tej skali automatyzacja wyjazdów służbowych stała się koniecznością. Firmie zależało na odciążeniu działu księgowości i zwiększeniu satysfakcji pracowników. Ponadto narzędzie miało współgrać ze specyfiką firmy i spółkami zależnymi oraz zaimplementowanymi wcześniej systemami rezerwacyjnymi. Zastosowane rozwiązanie, aplikacja TEM – Travel & Expense Management, skróciło czas obsługi procesu o 70 proc. Dzięki automatyzacji i uproszczeniu procedur pracownicy byli bardziej zadowoleni, a dokładność i precyzja w rozliczeniach zredukowała liczbę błędów w dokumentach. Dział księgowości nie musi już poświęcać tak wiele czasu na samo rozliczanie delegacji, a zarząd firmy ma dogodny dostęp do analiz i raportów bez konieczności ich specjalnego przygotowywania. Wszystkie dane są archiwizowane – dostępne od ręki w dowolnym momencie.

Automatyzacja wydatków służbowych – case study Firma Pończosznicza

Jeden z największych w Polsce producentów wyrobów pończoszniczych i odzieżowych poszukiwał narzędzia, które umożliwi zautomatyzowanie procesu rozliczania delegacji oraz obsługę ryczałtu samochodowego. Z rozwiązania miało korzystać aż tysiąc użytkowników, niektórzy bez dostępu do komputera i poczty elektronicznej. W przedsiębiorstwie dotychczas opierano się na wydrukach i tabelach Excel. Wdrożenie aplikacji TEM zupełnie wyeliminowało dokumenty w wersji papierowej. Czas obsługi wyjazdów służbowych skróci się o 60 proc. a czas wypłaty środków należnych pracownikowi o 50 proc. Istotnym elementem było umożliwienie przełożonemu wystawienia wniosku w imieniu pracownika, nie mającego dostępu do poczty. Wszystkie dane, jak np. MPK, pobierają się automatycznie, a wszystkie wprowadzone informacje na bieżąco odkładają się w raportach. Qalcwise dzięki swej elastyczności jest narzędziem skrojonym na miarę indywidualnych potrzeb klienta. Nie zawiera elementów, które są nieistotne lub utrudniają poprawne wypełnienie dokumentów czy wniosków. Zautomatyzowanie procesów pozwala efektywniej zarządzać i rozliczać wyjazdy służbowe i daje rzetelny wgląd w koszty z nimi związane. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, skorzystaj z wersji DEMO lub umów się na spotkanie.