Aplikacje dla biznesu
Jak pozbyć się papieru z działu prawnego?
by Przemysław Fura
20 września 2020
2 min
Reading Time: 2 minutes

Działy prawne generują najwięcej papierowych dokumentów, a jednocześnie muszą szczególnie dbać o ich bezpieczeństwo, archiwizację i udostępnianie jedynie uprawnionym osobom. Dowiedz się, jak aplikacje biznesowe zapewniają wygodny i bezpieczny zdalny dostęp do repozytorium umów oraz pozwalają zautomatyzować obieg dokumentów i ścieżki akceptacji.  

Dużym wyzwaniem jest również przekazywanie dokumentów do wglądu (w postaci papierowej), czy krążące dokumenty w mailach, a także egzekwowanie wieloetapowych akceptacji, szczególnie w czasie pracy zdalnej. Brak kontroli nad statusem i dostępem do dokumentów, brak możliwości zweryfikowania, kto wprowadził daną zmianę w pliku, stwarza ogromne ryzyko pomyłki czy pole do nadużyć. Jak scyfryzować repozytorium i zautomatyzować obieg umów, pełnomocnictw i ścieżki akceptacji?  

Rozwiązanie: 

Wprowadź elektroniczny obieg dokumentów i archiwum online. Przede wszystkim scentralizuj uprawnienia i dokumenty. Przenieś wszystkie dokumenty papierowe do systemu, skanując je, a następnie ustal osoby uprawnione do odczytu i edycji. Nie dopuść do sytuacji, w której konieczne jest podpisanie dokumentu, a pracownik nie ma odpowiednich uprawnień, a dodatkowo nie ma dostępu do poprzedniej wersji umowy.   Ustal ścieżki akceptacji dokumentów, zależnie od istotnych dla Twojej organizacji parametrów, np. ich rodzaju, wartości. Powiadamiaj odpowiednich użytkowników o konieczności wykonania kolejnego kroku w procesie. Uzupełnij proces o podpis elektroniczny. Wszystkie umowy, zamówienia itp.  przechowuj w jednym miejscu. Daj wielu osobom możliwość dostępu do jednego dokumentu w tym samym czasie. Przypisz dokumenty do odpowiednich zespołów/ odpowiedzialnych za nie osób, kontrahentów, dostawców czy klientów. Przypominaj uprawnionym osobom o ważnych terminach, np. końcu umowy, konieczności przedłużenia współpracy, odnowieniu zamówienia itp.  

Jak zrobisz to w Qalcwise:

Możesz przenieść do aplikacji strukturę organizacyjną i aktualizować ją automatycznie. Cyfrowe dokumenty umieść w jednym miejscu w aplikacji. Nadając im odpowiednie znaczniki, przypisz im pracowników, grupy pracowników, którzy mogą mieć do nich wgląd. Automatycznie przypominaj o kończących się uprawnieniach i przesyłaj powiadomienia. Cofaj upoważnienia, jeśli zajdzie taka potrzeba. Wyszukuj szybko i wygodnie dokumenty, do których odczytu jesteś upoważniony. Usprawnij zarządzanie dokumentami, dzięki elastycznym ścieżkom akceptacji i automatycznym przypomnieniom. Zyskaj dostęp do pełnej ewidencji odczytów, modyfikacji itp.  

Najważniejsze funkcje:

  • Przyspieszenie procesowania podpisywania dokumentów
  • Pełna kontrola nad uprawnieniniami
  • Łatwe wyszukiwanie i odczyt
  • Elastyczny workflow
  • Automatyczne przypomnienia
  • Likwidacja lokalnych archiwów

 

Wypróbój bezpłatnie naszą platformę (nie wymagamy karty kredytowej) a jeśli chciałbyś dowiedzieć się, czy nasze rozwiązania dostosują się do Twojej firmy, zapraszamy do umówienia się na demo.  

 

Wyszukaj
Interesujesz się automatyzacją?
Zastanawiasz się jak no-code pomógł innym? Jakie obszary podlegają automatyzacji, ile czasu i pieniędzy oszczędzają rozwiązania no-code?
Wybierz tematy, które
Cię interesują:
Zapisz się do newslettera
Qalcwise w czołówce europejskich liderów w G2 Winter 2020 Report!
Działy prawne generują najwięcej papierowych dokumentów, a jednocześnie muszą szczególnie dbać o ich bezpiecze…
28 lutego 2024
Business Development Manager poszukiwany
Działy prawne generują najwięcej papierowych dokumentów, a jednocześnie muszą szczególnie dbać o ich bezpiecze…
27 lutego 1872

Pełna elastyczność procesów
Rozwiązania budowane od podstaw

Pełna elastyczność procesów Rozwiązania budowane od podstaw

to Qalcwise

Poznaj naszą platformę no-code i sprawdź wszystkie opcje. Nowoczesne narzędzia są dostosowane do indywidualnych procesów biznesowych. Jesteś zainteresowany, ale nie rozumiesz wszystkiego? Nie martw się, wszystko wyjaśnimy! Sprawdź no-code!

Wahasz się?
Nie bój się i sprawdź nasze możliwości!
Rozpocznij 30-dniowy okres próbny!

Masz okazję przetestować najpopularniejsze aplikacje.
Jeśli uznasz, że naprawdę usprawnią pracę Twojej firmy, wdróż je jak najszybciej. Dołącz do grona zadowolonych użytkowników i korzystaj ze sprawności no-code.
Nie wymagamy karty kredytowej.

Nie bój się i sprawdź nasze możliwości! Rozpocznij 30-dniowy okres próbny!