Automatyzacja procesów w branży farmaceutycznej może obejmować wiele obszarów, od obiegu dokumentów i akceptacji, przez procesy finansowe i HR, aż po współpracę z pracownikami terenowymi. Nie oznacza to jednak, że wszystkie procesy trzeba digitalizować jednocześnie.
Jak wybrać taki proces i na co zwrócić uwagę przed rozpoczęciem automatyzacji? Opisujemy to w poniższym artykule.
Najważniejsze informacje
- Automatyzację warto rozpocząć od konkretnego procesu, a nie od próby digitalizacji całego obszaru jednocześnie.
- Największy potencjał mają procesy powtarzalne, wieloetapowe i angażujące wielu uczestników.
- Przed automatyzacją warto przeanalizować obecny przebieg procesu i wyeliminować zbędne kroki.
- Procesy obsługiwane za pomocą e-maili, arkuszy i ręcznie przekazywanych dokumentów są często dobrymi kandydatami do digitalizacji.
- Pierwsze wdrożenie może stać się punktem wyjścia do automatyzacji kolejnych procesów w organizacji.
Dlaczego firmy farmaceutyczne automatyzują procesy biznesowe?
W firmach farmaceutycznych wiele procesów przebiega pomiędzy różnymi działami i uczestnikami. W realizację jednej sprawy mogą być zaangażowane finanse, HR, administracja, pracownicy centrali, zespoły terenowe czy osoby odpowiedzialne za poszczególne etapy akceptacji.
Samo korzystanie z wielu systemów nie zawsze rozwiązuje problem. Część procesów nadal funkcjonuje pomiędzy nimi: w e-mailach, arkuszach czy dokumentach przekazywanych pomiędzy pracownikami. W rezultacie pojawiają się dodatkowe czynności: przesyłanie informacji, przypominanie o akceptacji, sprawdzanie statusu sprawy czy ponowne wprowadzanie tych samych danych.
Automatyzacja procesów w branży farmaceutycznej pozwala przenieść takie działania do zdefiniowanego workflow. System może kierować zadania do odpowiednich osób, obsługiwać kolejne etapy procesu, wysyłać powiadomienia i rejestrować jego przebieg.
Od czego zacząć automatyzację procesów w branży farmaceutycznej?
Pierwszym krokiem nie powinien być wybór technologii. Warto zacząć od zidentyfikowania procesu, którego obecny sposób realizacji generuje najwięcej niepotrzebnej pracy lub utrudnia sprawne przekazywanie informacji.
Nie musi to być najbardziej rozbudowany proces w organizacji. Na początek lepiej wybrać obszar o jasno określonym przebiegu, w którym stosunkowo łatwo można wskazać problem oraz oczekiwany efekt zmiany.
Dobry kandydat do automatyzacji to proces, który:
- jest wykonywany regularnie,
- angażuje kilka osób lub działów,
- składa się z powtarzalnych etapów,
- wymaga wielu akceptacji,
- generuje dużą liczbę e-maili,
- wiąże się z ręcznym przekazywaniem dokumentów,
- wymaga ponownego wprowadzania tych samych danych,
- utrudnia szybkie sprawdzenie aktualnego statusu sprawy.
Jeżeli kilka z tych elementów występuje jednocześnie, warto przyjrzeć się procesowi bliżej.
Jak przygotować proces do automatyzacji?
Zanim obecny proces zostanie przeniesiony do systemu, warto dokładnie sprawdzić, jak rzeczywiście wygląda jego przebieg.
1. Zmapuj obecny proces
Pierwszym krokiem jest określenie, kto rozpoczyna proces, jakie informacje są potrzebne, jakie działania wykonywane są po kolei i kto podejmuje decyzje.
Warto odpowiedzieć m.in. na pytania:
- Co uruchamia proces?
- Kto bierze w nim udział?
- Jakie dane i dokumenty są potrzebne?
- Kto i na jakim etapie dokonuje akceptacji?
- Gdzie proces najczęściej się zatrzymuje?
- Które informacje są przekazywane lub przepisywane ręcznie?
2. Znajdź wąskie gardła
Kolejnym etapem jest określenie, które elementy procesu generują najwięcej pracy lub opóźnień.
Może to być oczekiwanie na akceptację, ręczne sprawdzanie kompletności danych, przekazywanie dokumentów między działami, przepisywanie informacji do kolejnego systemu albo konieczność ciągłego pytania o status.
3. Uprość proces przed jego digitalizacją
Automatyzacja nie powinna polegać wyłącznie na przeniesieniu istniejącego sposobu pracy do systemu.
Jeżeli proces zawiera niepotrzebne kroki, wielokrotne wprowadzanie tych samych danych albo akceptacje, które nie wnoszą wartości, warto najpierw zastanowić się nad ich uproszczeniem.
Digitalizacja jest dobrym momentem na przeprojektowanie procesu, a nie tylko jego odwzorowanie.
4. Określ docelowy workflow
Dopiero po uporządkowaniu procesu można określić, jak powinien działać po automatyzacji.
Przykładowo pracownik wypełnia formularz, system na podstawie wprowadzonych informacji kieruje go do odpowiedniej osoby, po akceptacji automatycznie uruchamia kolejny etap, a uczestnicy mogą na bieżąco sprawdzić status sprawy.
Które procesy w firmie farmaceutycznej warto automatyzować?
Wybór pierwszego procesu zależy od specyfiki organizacji, ale istnieje kilka obszarów, w których często występują powtarzalne czynności, dokumenty i wieloetapowe workflow.
Obieg i akceptacja dokumentów
Procesy związane z dokumentami mogą obejmować ich przygotowanie, weryfikację, przekazanie do odpowiednich osób, akceptację i archiwizację.
Automatyzacja pozwala określić ścieżkę dokumentu, osoby odpowiedzialne za poszczególne działania oraz reguły decydujące o jego dalszym obiegu. Użytkownik może również sprawdzić aktualny status sprawy bez konieczności kontaktowania się z kolejnymi osobami.
Umowy i współpraca z partnerami
Dobrym kandydatem do digitalizacji są także procesy związane z przygotowywaniem, generowaniem i akceptacją umów.
Przykładem jest wdrożenie Qalcwise w Exeltis Poland. Platformę wykorzystano m.in. do digitalizacji procesów związanych z planowaniem i rozliczaniem udziału w konferencjach oraz generowaniem i akceptacją umów sponsorskich. Z rozwiązania korzystali zarówno pracownicy centrali, jak i przedstawiciele pracujący w terenie.
Taki przykład pokazuje, że automatyzacja może objąć cały przepływ procesu – od wprowadzenia informacji przez kolejne etapy akceptacji aż po wygenerowanie potrzebnych dokumentów.
Procesy HR i obsługa pracowników
Onboarding i offboarding wymagają często koordynacji działań HR, przełożonych, IT i administracji. Podobnie jest w przypadku części wniosków pracowniczych czy wewnętrznego obiegu dokumentów.
Automatyczny workflow może przypisywać zadania odpowiednim osobom, pilnować kolejnych etapów i informować o czynnościach oczekujących na realizację.
Digitalizacji mogą podlegać m.in.:
- onboarding i offboarding,
- wnioski pracownicze,
- obieg dokumentów wewnętrznych,
- akceptacje,
- przekazywanie zadań pomiędzy działami.
Procesy finansowe i zakupowe
Obieg faktur, wnioski zakupowe, rozliczenia wydatków, delegacje czy zaliczki to kolejne przykłady procesów, które mogą obejmować powtarzalne działania i wieloetapowe akceptacje.
Zamiast ręcznie przekazywać dokument do kolejnej osoby, można określić reguły, na podstawie których system sam wyznaczy odpowiednią ścieżkę. Może ona zależeć np. od rodzaju wniosku, jego wartości lub jednostki organizacyjnej.
Procesy angażujące pracowników terenowych
W firmach farmaceutycznych szczególnego znaczenia nabierają również procesy angażujące osoby pracujące poza centralą.
Digitalizacja pozwala pracownikowi terenowemu uruchomić proces i przekazać wymagane informacje bez konieczności przesyłania dokumentów e-mailem. Dane wprowadzone na początku mogą być następnie wykorzystywane przez centralę oraz na kolejnych etapach procesu.
Jak zmienia się proces po automatyzacji?
Automatyzacja nie polega wyłącznie na zastąpieniu papierowego formularza jego elektroniczną wersją. Zmienia przede wszystkim sposób, w jaki informacje i zadania przepływają pomiędzy uczestnikami procesu.
Zamiast wysyłać wniosek e-mailem i ręcznie przekazywać dokument kolejnym osobom, pracownik uruchamia proces za pomocą formularza, a system automatycznie kieruje zadania do odpowiednich uczestników zgodnie z ustalonym workflow. Nie trzeba również ręcznie przypominać o oczekujących akceptacjach – odpowiednie powiadomienia mogą być wysyłane automatycznie.
Zmienia się także dostęp do informacji. Zamiast ustalać status sprawy przez e-mail lub telefon, użytkownik może sprawdzić go bezpośrednio w systemie. Dane wprowadzone na początku procesu mogą być wykorzystywane na jego kolejnych etapach, dzięki czemu nie trzeba wielokrotnie wpisywać tych samych informacji.
W efekcie dane, dokumenty i historia procesu nie są rozproszone pomiędzy skrzynkami mailowymi, arkuszami i innymi narzędziami, lecz dostępne w jednym środowisku. Automatyzacja ogranicza więc nie tylko liczbę ręcznych czynności, ale również ułatwia kontrolowanie całego przebiegu procesu.
Czy automatyzacja wymaga wymiany obecnych systemów?
Nie. Automatyzacja procesów biznesowych nie musi oznaczać zastępowania systemów ERP, HR czy innych rozwiązań wykorzystywanych przez organizację.
W praktyce często chodzi o digitalizację procesów funkcjonujących pomiędzy istniejącymi systemami i połączenie informacji, które wcześniej były przekazywane ręcznie.
Dlatego istotnym elementem projektu jest możliwość integracji platformy do automatyzacji z obecnym środowiskiem IT. Pozwala to wykorzystać dane znajdujące się już w organizacji i ograniczyć konieczność ich ponownego wprowadzania.
Jak Qalcwise wspiera automatyzację procesów w branży farmaceutycznej?
Qalcwise to platforma do tworzenia aplikacji biznesowych wspieranych przez AI, która umożliwia digitalizację procesów dopasowanych do sposobu działania konkretnej organizacji.
Na platformie można tworzyć m.in. formularze, wieloetapowe workflow i ścieżki akceptacji, określać role i uprawnienia użytkowników, automatyzować powiadomienia oraz monitorować status realizowanych procesów.
Qalcwise może również integrować się z innymi rozwiązaniami wykorzystywanymi w organizacji. Dzięki temu platforma może uzupełniać istniejące środowisko IT, zamiast wymagać jego zastąpienia.
Automatyzację można rozpocząć od jednego konkretnego procesu, a następnie stopniowo rozwijać kolejne aplikacje i workflow na tej samej platformie. Pozwala to rozszerzać digitalizację wraz z potrzebami organizacji.
Automatyzacja procesów w farmacji – zacznij od konkretnego problemu
Automatyzacja procesów w branży farmaceutycznej nie musi rozpoczynać się od dużego projektu obejmującego całą organizację. Znacznie ważniejsze jest znalezienie procesu, który obecnie generuje dużo pracy manualnej, opóźnień lub problemów z przepływem informacji.
Jego analiza, uproszczenie i przeniesienie do cyfrowego workflow mogą stać się pierwszym krokiem do stopniowej digitalizacji kolejnych obszarów. Dzięki platformie Qalcwise organizacja może rozpocząć od konkretnej potrzeby, a następnie rozwijać kolejne aplikacje i procesy wraz ze zmieniającymi się wymaganiami biznesowymi.