System ERP może obsługiwać kluczowe obszary działalności firmy produkcyjnej, ale nie zawsze odpowiada na wszystkie potrzeby związane z codzienną pracą. Obok głównych systemów funkcjonują procesy charakterystyczne dla konkretnego zakładu, od obsługi zleceń i dokumentacji produkcyjnej, przez kontrolę jakości, po zarządzanie uprawnieniami pracowników czy organizację transportu.
To właśnie w tych obszarach często pojawiają się dodatkowe arkusze, e-maile, formularze i ręcznie przekazywane informacje. Automatyzacja procesów w firmie produkcyjnej może pomóc uporządkować te działania bez konieczności przenoszenia każdego z nich do systemu ERP.
W tym artykule pokazujemy, które procesy warto rozważyć pod kątem cyfryzacji poza ERP, gdzie szukać największego potencjału do automatyzacji oraz na co zwrócić uwagę przy wyborze pierwszego procesu.
Najważniejsze informacje
- Nie każdy proces firmy produkcyjnej musi być obsługiwany bezpośrednio w systemie ERP.
- Potencjału do automatyzacji warto szukać tam, gdzie pojawiają się dodatkowe Excele, e-maile, formularze, ręczne akceptacje i przekazywanie informacji między pracownikami.
- Poza ERP można cyfryzować m.in. obsługę zleceń i dokumentacji produkcyjnej, jakość, zgłaszanie awarii i niezgodności, procesy HR, logistykę czy procesy administracyjne.
- Aplikacje no-code mogą uzupełniać istniejące środowisko IT i odpowiadać na potrzeby charakterystyczne dla konkretnego zakładu lub procesu.
Dlaczego nie każdy proces firmy produkcyjnej trafia do ERP?
Nie każdy proces warto obsługiwać w ERP, ponieważ część z nich jest specyficzna dla danej organizacji, często się zmienia lub wymaga prostego workflow, którego odwzorowanie w głównym systemie byłoby niepotrzebnie złożone.
ERP pozostaje podstawą środowiska IT wielu firm produkcyjnych i obsługuje kluczowe dane oraz procesy. W codziennej pracy pojawiają się jednak potrzeby, które wykraczają poza jego standardowy zakres. Może to być proces wymagający kilku akceptacji, rozwiązanie wykorzystywane tylko przez konkretny zespół albo workflow łączący pracowników z różnych działów.
W efekcie część takich procesów zaczyna funkcjonować obok głównego systemu, w arkuszach, formularzach, wiadomościach e-mail czy dodatkowych bazach. Z czasem rozwiązania, które miały być tylko tymczasowym wsparciem, mogą stać się stałym elementem codziennej pracy.
W takich przypadkach alternatywą dla rozbudowy ERP może być dedykowana aplikacja biznesowa. Pozwala ona odwzorować konkretny proces, jego reguły i ścieżki akceptacji, a tam, gdzie jest to potrzebne, również wymieniać dane z ERP lub innymi systemami wykorzystywanymi w organizacji.
Jakie procesy produkcyjne można cyfryzować poza ERP?
Możliwości nie ograniczają się do jednego etapu produkcji. Automatyzacja procesów produkcyjnych może obejmować działania od przygotowania i obsługi zlecenia, przez dokumentację i jakość, aż po procesy związane z pracownikami czy logistyką.
Z naszego doświadczenia z projektami realizowanymi na platformie Qalcwise wynika, że firmy produkcyjne wykorzystują dodatkowe aplikacje m.in. do:
- planowania i obsługi zleceń produkcyjnych,
- wyceny zleceń,
- prowadzenia dokumentacji produkcyjnej,
- zarządzania recepturami,
- kontroli jakości,
- zgłaszania niezgodności i awarii,
- obsługi reklamacji,
- zarządzania kwalifikacjami i uprawnieniami pracowników,
- obsługi procesów transportowych.
Nie chodzi przy tym o przenoszenie do kolejnej aplikacji procesów, które już dobrze działają w ERP. Warto szukać przede wszystkim luk, czynności, które dziś wymagają dodatkowych narzędzi, ręcznej pracy albo komunikacji poza systemem.
Jak automatyzować obsługę zleceń, dokumentacji i jakości?
Dobrym przykładem procesu funkcjonującego pomiędzy różnymi systemami i pracownikami jest obsługa zlecenia produkcyjnego. W zależności od organizacji może ono przechodzić przez wycenę, akceptację, przygotowanie dokumentacji, realizację oraz kolejne etapy kontroli.
Jeżeli każdy z tych kroków jest obsługiwany w innym miejscu, pracownicy muszą ręcznie przekazywać informacje, aktualizować statusy i pilnować kolejnych działań.
Aplikacja workflow może połączyć te etapy w jeden proces. Zlecenie trafia do odpowiedniej osoby, przechodzi przez ustaloną ścieżkę, a jego status i historia są dostępne w jednym miejscu.
Podobne rozwiązania mogą wspierać dokumentację i receptury produkcyjne. Zamiast przesyłać kolejne wersje plików, można zdefiniować formularze, role użytkowników, wymagane dane oraz kolejne etapy akceptacji.
Co z awariami, niezgodnościami i jakością?
Procesy jakościowe są kolejnym przykładem obszaru, w którym ważny jest sprawny przepływ informacji.
Pracownik może zgłosić niezgodność lub awarię bezpośrednio w aplikacji. Zgłoszenie otrzymuje odpowiedni status, trafia do wskazanej osoby lub zespołu i pozostaje w systemie aż do zakończenia sprawy.
W firmach wykorzystujących Qalcwise powstawały m.in. aplikacje do kontroli jakości produkcji, zgłaszania niezgodności i awarii oraz obsługi reklamacji. W jednym z procesów platforma została wykorzystana również do sformalizowania likwidacji wyrobów akcyzowych.
Dzięki temu proces, który wcześniej mógł opierać się na wiadomościach, dokumentach czy ustnych zgłoszeniach, zyskuje określony przebieg oraz historię wykonanych działań.
Jakie procesy wokół produkcji również warto automatyzować?
Granica między procesem „produkcyjnym” i „nieprodukcyjnym” nie zawsze jest istotna z perspektywy codziennej pracy zakładu. Produkcja zależy przecież również od dostępności odpowiednich pracowników, sprawnej logistyki czy procesów zakupowych.
Dobrym przykładem są kwalifikacje i uprawnienia pracowników produkcyjnych. W przypadku części stanowisk samo przypisanie pracownika do określonej roli nie wystarczy. Trzeba również kontrolować, czy posiada aktualne uprawnienia, np. do obsługi wózka widłowego.
Aplikacja może gromadzić informacje o kwalifikacjach i terminach ich ważności, a następnie wspierać proces ich odnawiania. Zamiast ręcznie kontrolować daty w arkuszu, organizacja ma jedno miejsce, w którym może sprawdzić aktualny status uprawnień.
Poza samą produkcją aplikacje mogą wspierać także:
- organizację transportów związanych z działalnością zakładu,
- obieg faktur i rozliczanie wydatków,
- zakupy pozaprodukcyjne,
- delegacje i rezerwację samochodów,
- obsługę umów,
- inne procesy HR i administracyjne.
Warto więc patrzeć na automatyzację procesów w firmie produkcyjnej szerzej niż tylko przez pryzmat hali produkcyjnej.
Kiedy warto stworzyć dodatkową aplikację, zamiast rozbudowywać ERP?
Nie istnieje jedna odpowiedź właściwa dla każdego procesu. Jeżeli dany obszar jest już skutecznie obsługiwany przez ERP, tworzenie równoległego rozwiązania nie ma sensu.
Dodatkową aplikację warto natomiast rozważyć, gdy proces:
- jest specyficzny dla sposobu działania danej organizacji,
- wymaga własnego workflow, formularzy lub ścieżek akceptacji,
- angażuje pracowników z kilku działów,
- obecnie odbywa się częściowo poza systemami,
- często się zmienia i wymaga elastycznego dostosowywania,
- wymaga połączenia danych lub działań z różnych obszarów.
W takich przypadkach technologia no-code pozwala zbudować aplikację odpowiadającą konkretnemu procesowi. Jednocześnie poprzez integracje rozwiązanie może pozostawać częścią szerszego środowiska IT organizacji.
Od czego zacząć automatyzację procesów w firmie produkcyjnej?
Nie od wyboru technologii. Najpierw warto znaleźć proces, który rzeczywiście wymaga zmiany. Dobrym sygnałem są miejsca, w których pracownicy tworzą własne arkusze, przesyłają dokumenty e-mailem, wielokrotnie wprowadzają te same dane albo regularnie pytają innych o aktualny status sprawy.
Warto przyjrzeć się szczególnie procesom, w których:
- dużo czasu zajmuje ręczne przekazywanie informacji,
- dokument lub zadanie przechodzi przez wiele osób,
- występują powtarzalne czynności i akceptacje,
- trzeba pilnować terminów,
- trudno ustalić, na jakim etapie znajduje się dana sprawa.
Samo przeniesienie takiego procesu do aplikacji nie powinno jednak być celem. Przed automatyzacją warto sprawdzić, które kroki są rzeczywiście potrzebne, co można uprościć i dopiero wtedy zaprojektować docelowy workflow.
Jak Qalcwise uzupełnia systemy wykorzystywane w firmach produkcyjnych?
Qalcwise jest platformą no-code do tworzenia i automatyzowania aplikacji biznesowych. W firmach produkcyjnych może być wykorzystywany do obsługi procesów, które wymagają rozwiązania dopasowanego do specyfiki organizacji, ale nie muszą być kolejnym modułem głównego systemu ERP.
Na platformie powstają zarówno aplikacje związane bezpośrednio z produkcją, np. obsługą zleceń, recepturami, jakością czy zgłaszaniem niezgodności, jak i rozwiązania dla logistyki, HR, finansów, sprzedaży i administracji.
Dzięki temu firma może rozwijać cyfryzację proces po procesie, zachowując istniejące systemy i uzupełniając je tam, gdzie pojawiają się nowe lub niestandardowe potrzeby.
