Działy Księgowe przodują w organizacjach, jeśli chodzi o przetwarzanie ilości papieru. Cyfryzacja tego obszaru wydaje się karkołomnym zadaniem, ale też nieuchronnym. Pandemia wymusza na firmach minimalizację papierowej dokumentacji i ograniczenie bezpośredniego kontaktu. Digitalizacja księgowości nie musi być jednak czasochłonnym i kosztownym procesem. Dzięki aplikacjom biznesowym można ją skrócić nawet do kilku dni i szybko odczuć korzyści z automatyzacji. Dużym wyzwaniem dla Księgowości jest utrzymanie porządku, aby uniknąć opóźnień w opłatach i problemów z audytami. Przy tradycyjnej organizacji, każdy etap przetwarzania papierowej faktury jest obsługiwany ręcznie. Nie ma pełnej kontroli nad tym, przez czyje ręce dokument przechodzi. Powoduje to często opóźnienia i niedotrzymanie terminów płatności, szczególnie pod nieobecność osób odpowiedzialnych za akceptację. A także sprzyja nadużyciom i kradzieżom. Problemem jest również wyszukiwanie dokumentów w archiwum. Przechowywanie dokumentacji papierowej często jest też kosztowne, a jej niszczenie wymaga odpowiednich procedur. Odpowiedzią na te wyzwania jest elektroniczny obieg dokumentacji i automatyzacja workflow.
Rozwiązanie:
Możesz przenieść wszystkie czynności związane z procesowaniem faktur i zamówień do dedykowanego systemu. Wówczas każdy uprawniony pracownik może zainicjować przetwarzanie faktury, a menedżerowie mogą zatwierdzać dokumenty zdalnie, co minimalizuje ryzyko opóźnień. Systemy do obsługi płatności umożliwiają śledzenie faktur i łatwy dostęp do informacji w dowolnym momencie podczas lub po procesie zatwierdzania. W każdej chwili informacje dla każdej faktury są dostępne na wyciągnięcie ręki.
Jak stworzyć Księgowość bez papieru z Qalcwise:
W Qalcwise możesz zdefiniować dowolny workflow.
Dzięki raportom dopasowanym do Twoich potrzeb możesz dowolnie filtrować koszty w organizacji.
Proste i efektywne workflow W pierwszym kroku wypełniamy informacje na temat faktury. W kolejnym wniosek trafia do akceptacji. W momencie, w którym kwota faktury przekracza limit kwotowy, wniosek trafia do podwójnej akceptacji. Bieżąca kontrola kosztów Dzięki raportom dopasowanym do Twoich potrzeb możesz dowolnie zestawiać i monitorować koszty w organizacji. Poniżej zestawienia znajduje się graficzne przestawienie kosztów według miesiąca i dostawcy. Przyjazny interfejs Proste i intuicyjny interfejs sprawia, że korzystanie z aplikacji jest niezwykle przyjemne! System dokładnie informuje, które dane musimy wypełnić, a które zaciągają się z zaszytych tabel. Najważniejsze funkcje:
- Zarządzanie w czasie rzeczywistym
- Pełna transparentność
- Minimalizacja ryzyka nadużyć i pomyłek
- Możliwość pracy wielu osób na jednym dokumencie w tym samym czasie