Rosnące koszty transportu nie zawsze oznaczają, że jedynym rozwiązaniem jest renegocjacja stawek z przewoźnikami albo zmiana całego modelu logistycznego. W wielu firmach potencjalne oszczędności kryją się znacznie bliżej – w sposobie organizacji codziennych procesów.
Rozproszone cenniki, ofertowanie prowadzone mailowo, ręczne porównywanie propozycji przewoźników czy brak pełnej historii ustaleń mogą generować dodatkową pracę, utrudniać kontrolę kosztów i ograniczać możliwość podejmowania decyzji na podstawie danych.
Dlatego optymalizację transportu warto zacząć nie tylko od pytania: „ile płacimy za przewóz?”, ale również: „jak wygląda proces, który prowadzi do wyboru konkretnej oferty?”
Uporządkuj proces ofertowania transportu
W wielu organizacjach zapytania do przewoźników nadal są wysyłane indywidualnie mailowo lub telefonicznie. Przy kilku transportach nie musi to być problemem. Przy setkach zleceń miesięcznie proces zaczyna jednak generować dużą liczbę wiadomości, ustaleń i danych, które później trzeba zebrać i porównać.
Automatyzacja ofertowania pozwala opublikować jedno zlecenie dla wybranej grupy przewoźników i zebrać ich propozycje w jednym miejscu. Dzięki temu pracownik nie musi osobno kontaktować się z każdym partnerem, a wszystkie oferty można porównać według tych samych kryteriów.
To nie tylko oszczędność czasu. Większa liczba porównywalnych ofert oznacza również lepszą podstawę do wyboru najbardziej korzystnej opcji.
Zadbaj o jedno miejsce dla cenników i warunków współpracy
Cenniki przewoźników często funkcjonują w wielu formach: jako pliki Excel, załączniki do umów, dokumenty PDF czy informacje przesyłane mailowo. Problem pojawia się wtedy, gdy trzeba szybko odpowiedzieć na proste pytanie:
Czy otrzymana oferta jest zgodna z ustaloną stawką? Jeżeli pracownik musi szukać odpowiedniego pliku, sprawdzać jego wersję albo kontaktować się z inną osobą, proces trwa dłużej i rośnie ryzyko pomyłki.
Centralne przechowywanie aktualnych cenników pozwala automatycznie lub półautomatycznie weryfikować składane oferty i szybciej wychwytywać odchylenia.
Porównuj oferty według tych samych kryteriów
Najniższa stawka nie zawsze oznacza najlepszą ofertę. Przy wyborze przewoźnika mogą mieć znaczenie również:
- termin realizacji,
- dostępność przewoźnika,
- warunki współpracy,
- rodzaj transportu,
- wcześniejsza historia realizacji,
- liczba problemów lub nieprawidłowości,
- zgodność oferty z ustalonym cennikiem.
Jeżeli dane są rozproszone pomiędzy wiadomościami i arkuszami, ich uwzględnienie przy każdej decyzji jest trudne. Systemowe zbieranie ofert pozwala ustandaryzować sposób ich oceny i ograniczyć decyzje podejmowane wyłącznie na podstawie informacji dostępnych „tu i teraz”.
Zwiększ transparentność wyboru przewoźnika
Koszty transportu mogą rosnąć również wtedy, gdy organizacja nie ma pełnego wglądu w sposób przydzielania zleceń.
W tradycyjnym procesie trudno czasem sprawdzić:
- którzy przewoźnicy otrzymali możliwość złożenia oferty,
- jakie ceny zaproponowali,
- dlaczego wybrano konkretną firmę,
- czy wybrana stawka była zgodna z obowiązującym cennikiem.
Uporządkowany proces ofertowania pozostawia historię decyzji. Dzięki temu można łatwo odtworzyć przebieg konkretnego zlecenia i zweryfikować, czy wybór został dokonany zgodnie z przyjętymi zasadami. To ważne nie tylko z perspektywy kosztów, ale również kontroli wewnętrznej.
Wykorzystuj dane historyczne do kolejnych negocjacji
Dane z procesu transportowego mogą być cennym źródłem informacji podczas rozmów z przewoźnikami.
Jeżeli firma zbiera je systematycznie, może analizować między innymi:
- średnie stawki na poszczególnych trasach,
- różnice pomiędzy składanymi ofertami,
- częstotliwość wyboru poszczególnych przewoźników,
- odchylenia od obowiązujących cenników,
- liczbę ofert otrzymywanych dla konkretnego rodzaju transportu.
Z czasem powstaje baza danych, która pozwala ocenić, czy dana propozycja cenowa rzeczywiście jest konkurencyjna. Zamiast prowadzić negocjacje wyłącznie na podstawie deklaracji i pojedynczych przykładów, firma może oprzeć je na własnej historii współpracy.
Automatyzuj również proces po wyborze przewoźnika
Optymalizacja transportu nie kończy się na wyborze oferty. Kolejnym obszarem jest obsługa samej realizacji: dokumentów przewozowych, potwierdzeń, statusów czy zgłaszania problemów.
Jeżeli dane te są zbierane ręcznie, część informacji może docierać z opóźnieniem albo wymagać dodatkowego przepisywania. Aplikacje mobilne mogą umożliwić kierowcom raportowanie wykonanych operacji bezpośrednio z trasy, a dane trafiają od razu do systemu.
Jak wygląda to w praktyce?
W jednym z procesów zrealizowanych na platformie Qalcwise klient zarządzał budżetem transportowym wynoszącym około 100 mln zł rocznie.
Przed automatyzacją ustalenia z przewoźnikami odbywały się głównie telefonicznie i mailowo, a cenniki były przechowywane w różnych miejscach – między innymi w plikach Excel i załącznikach do umów.
Po wdrożeniu system automatycznie pobiera zlecenia transportowe z SAP. Użytkownik może następnie udostępnić zlecenie wybranej grupie przewoźników, którzy składają swoje oferty bezpośrednio w systemie.
Wszystkie propozycje trafiają do jednego zestawienia, co ułatwia ich porównanie i wybór najlepszej opcji. W systemie przechowywane są również cenniki stałych przewoźników, dzięki czemu można szybko zweryfikować zgodność składanej oferty z wcześniejszymi ustaleniami.
Klient szacuje, że dzięki automatyzacji procesu oszczędza około 1–1,5% rocznego budżetu transportowego, czyli przy tej skali około 1–1,5 mln zł rocznie.
Jednocześnie proces obsługuje około 600 zleceń miesięcznie, a z platformy korzystają zarówno pracownicy organizacji, jak i przewoźnicy.
Nie zawsze trzeba wymieniać ERP lub wdrażać nowy TMS
Firmy często odkładają automatyzację procesów logistycznych, zakładając, że będzie ona wymagała dużego projektu IT albo wymiany istniejącego systemu. Nie zawsze jest to konieczne.
Aplikacja obsługująca ofertowanie, akceptację lub dokumentację transportową może działać jako warstwa uzupełniająca obecne środowisko IT.
Przykładowo ERP może nadal odpowiadać za podstawowe dane i zlecenia, a dodatkowa aplikacja za:
- przekazywanie zleceń do przewoźników,
- zbieranie ofert,
- porównywanie cen,
- obsługę akceptacji,
- przechowywanie cenników,
- raportowanie realizacji,
- obsługę dokumentów przewozowych.
Dzięki integracji dane mogą przepływać pomiędzy systemami automatycznie, bez konieczności ręcznego ich przepisywania.
Gdzie zacząć szukać oszczędności w transporcie?
Pierwszym krokiem nie musi być duży projekt optymalizacyjny. Warto przyjrzeć się procesom, które wykonywane są codziennie i sprawdzić:
- ile komunikacji odbywa się poza systemami,
- gdzie przechowywane są cenniki i ustalenia,
- jak porównywane są oferty,
- czy można odtworzyć historię wyboru przewoźnika,
- ile danych jest przepisywanych ręcznie,
- jakie informacje można wykorzystać do kolejnych negocjacji.
Automatyzacja nie musi więc oznaczać rewolucji w logistyce. Często największy efekt daje uporządkowanie tych etapów procesu, które do tej pory działały poprzez e-mail, telefon i arkusze.
Od czego zacząć optymalizację kosztów transportu?
Optymalizacja transportu nie zawsze wymaga dużej zmiany technologicznej czy przebudowy całego procesu logistycznego. W wielu przypadkach warto zacząć od miejsc, w których dziś pojawia się najwięcej ręcznej pracy, rozproszonej komunikacji i decyzji podejmowanych bez pełnego dostępu do danych.
Jeżeli ofertowanie odbywa się mailowo, cenniki są przechowywane w kilku miejscach, a historia ustaleń z przewoźnikami jest trudna do odtworzenia, już samo uporządkowanie tych elementów może przynieść wymierny efekt.
Przy dużej skali nawet niewielka poprawa procesu może przełożyć się na realne oszczędności. Dlatego zamiast zaczynać od pytania „jaki system wdrożyć?”, lepiej najpierw sprawdzić, które elementy procesu transportowego generują dziś najwięcej kosztów, czasu i niepotrzebnej pracy.
Qalcwise pozwala takie obszary cyfryzować etapami – od ofertowania i porównywania stawek, przez akceptacje, po obsługę dokumentów i raportowanie realizacji.