Co zrobić, kiedy nie chcesz kolejnego systemu w swojej firmie, ale dotychczasowe nie spełniają oczekiwań – ani HR-ów, ani pracowników? Czas na takie rozwiązanie, które pozwoli zyskać kontrolę nad wszystkimi narzędziami i nadać im moc sprawczą. Zobacz, jak przekształcić rozproszone, mało wydajne systemy i procesy w jeden multifunkcyjny portal pracowniczy. Jak zautomatyzować absolutnie każdy obszar kadrowo-płacowy, bez pomocy IT. Czas spełnić marzenia HR-ów!

Portal pracowniczy – tylko nie kolejny system…

Sporo mówi się o digitalizacji, robotyzacji i cyfrowej transformacji. Co to jednak oznacza w praktyce dla HR? Większość firm przecież już posiada jakiś system, a nawet więcej niż jeden. Średnio w firmie zatrudniającej powyżej 100 pracowników istnieją 3 różne systemy, z których korzystają Kadry. A 47% firm posiada systemy starsze niż siedem lat (1). W każdym z nich zarządza się innymi zadaniami, często eksportuje dane z jednego do drugiego ręcznie, a i tak wiele procesów pozostaje poza nimi.

Miało być tak pięknie, a wyszło jak zwykle. Mimo digitalizacji w wielu miejscach pozostały arkusze kalkulacyjne, a nawet papier. I wciąż trzeba ręcznie przepisywać dane, tworzyć złożone raporty w arkuszach kalkulacyjnych i przesyłać zestawienia mailowo. O nowym systemie nikt nie chce słyszeć – spisanie wymagań, analiza i wdrożenie zajmie kolejny rok i będzie kosztować krocie. Tak więc HR-owcy marzą skrycie o super-systemie, który by to wszystko jakoś połączył. I dalej brną w arkusze…

Szara codzienność HR-owca

Jednak obecny stan nie może już dłużej trwać. Managerowie HR nie mogą w takich warunkach realizować zadań sprawnie, skutecznie ani terminowo, co dopiero mówić o kreatywności czy realizacji własnych inicjatyw. To sprawia także, jak słusznie zauważa Iga Pazio, Redaktor naczelna Kompendium HR i serwisu WyzwaniaHR.pl, że obszar kadrowo-płacowy cieszy się najmniejszą sympatią pracowników (2). Z tej sytuacji doskonale zdają sobie sprawę Kadrowcy, jednak nie są w stanie samodzielnie przełamać tego impasu.

Aż 42% pracowników HR jako największą bolączkę wskazuje komunikację wewnętrzną. Na drugim miejscu plasuje się tworzenie angażującego środowiska pracy (3). Co stoi na przeszkodzie, aby tym wyzwaniom sprostać? Codzienna obsługa spraw pracowniczych. Według ankiety CareerBuilder menedżerowie HR tracą średnio 14 godzin tygodniowo ręcznie wykonując zadania, które można zautomatyzować. Ponad jedna czwarta marnuje co najmniej 20 godzin (4). HR-owcy zapytani, jakich zadań najchętniej pozbyliby się wymieniają: naliczanie wynagrodzeń i świadczeń, dokumentację kadrową, zarządzanie nieobecnościami (3). Takie zadania powinien wspierać portal pracowniczy. Powinien, jednak…

Większość “portali pracowniczych” w firmach to prosty intranet, w którym można pobrać papierowy wniosek, sprawdzić regulamin, ewentualnie przeczytać przypomnienie o upływającym terminie nadsyłania wniosków. Nie da się w nim niczego “załatwić”. Dlatego też HR-y odbierają codziennie telefony i maile z pytaniami o urlop, rozliczenie wydatków służbowych itp. Sami też spędzają kilka godzin tygodniowo na sprawdzaniu umów i dokumentów, przepisywaniu danych do systemów, opracowywaniu ankiet pracowniczych, rozliczaniu delegacji, przypominaniu o PPK, ZFŚS itd. Do tego dochodzi rekrutacja, onboarding, szkolenia, eventy i employer branding. W takim otoczeniu trudno zachować “Human”, czyli pierwiastek ludzki w obszarze Human Resources.

O czym marzą HR-owcy. I pracownicy też!

Jeśli tak wygląda sytuacja w Twojej firmie, to czas na portal pracowniczy przez wielkie “P”. Nowoczesny portal pracowniczy to jedno miejsce dla wszystkich pracowników niezależnie od roli, jaką pełnią w organizacji, zapewniające 100% zgodności z zasadami i procesami firmy oraz 100% bezpieczeństwa. To miejsce, w którym można realnie “załatwić sprawę”. Czyli można:

• złożyć wniosek o urlop, zaliczkę, świadczenie, delegację, nowy wakat, nowy komputer, wypełnić kartę obiegową, ocenę pracowniczą i wiele innych;
• sprawdzić stan urlopu, wyposażenie pracownika, warunki umowy, benefity pracownicze i wszystko, czym dysponuje pracownik;
• pobrać PIT, pasek płacowy, regulamin pracy, politykę jakości i każdy inny potrzebny dokument;
• otrzymać przypomnienie o kończącej się umowie, wymianie opon, wydarzeniu firmowym, zamówieniu prezentów na święta, nieobecności pracownika i wszystkim innym, co ważne.

Na tym właśnie powinna opierać się cyfrowa transformacja w obszarze kadrowo-płacowym – na zapewnieniu realnego wsparcia wszystkim uczestnikom procesów. Digitalizacja procesów to dla HR jedyna droga usprawnienia swojej pracy i odzyskania czasu na ważniejsze, bardziej wartościowe zadania. Automatyzacja powtarzalnych, czasochłonnych, uciążliwych zadań pozostawia więcej przestrzeni na budowanie relacji, motywowanie, rozwój pracowników, dbałość o retencję i działania employer-brandingowe.

Portal firmowy – jeden, by wszystkimi rządzić

Takim narzędziem, które pozwala wyeliminować manualną obsługę, uprościć i przyspieszyć procesy, a przede wszystkim “załatwić sprawy” jest platforma Qalcwise i dostępne na niej aplikacje do HR. Spokojnie, wiemy, że nikt nie chce kolejnego systemu… jednak Qalcwise to coś więcej!

Qalcwise uzupełnia luki w innych systemach, zastępuje w 100% procesy zarządzane ręcznie, na papierze i w arkuszach. Aplikacje HR obsługują dowolne procesy kadrowo-płacowe (rozliczanie delegacji, administrowanie wydatkami służbowymi, zarządzanie czasem pracy, zarządzanie urlopami, rekrutację i onboarding itd.) i można je zintegrować z już obecnymi w firmie systemami (SAP, TETA itp.). Zamiast przełączać się między systemami, eksportować dane, odsyłać pracowników z każdą sprawą do innej platformy zyskujesz jeden intuicyjny inyterfejs, zintegrowany z pozostałymi systemami. Qalcwise, niczym Jedyny Pierścień z “Władcy Pierścieni”, pozwoli Ci zapanować nad wszystkimi procesami i systemami.

A co z Okiem Saurona? Co na to powie IT?  I ile to kosztuje? Ile czasu zajmie wdrożenie? Konfiguracja i implementacja zajmuje od kilku dni do kilku tygodni, nie wymaga więc czasochłonnego wdrożenia. A wprowadzanie modyfikacji w razie zmiany w procesie można zrobić “od ręki”, bez potrzeby skomplikowanej przebudowy systemu i angażowania IT. Aplikacje HR Qalcwise są nawet 10 razy tańsze niż konkurencyjne rozwiązania, do oszczędności czasu możesz więc dodać oszczędność pieniędzy. A IT ucieszy wieść, że nie musi angażować w ten projekt swoich zasobów.

To ostatnie daje szczególną przewagę Qalcwise’owym aplikacjom HR w chmurze nad innymi rozwiązaniami. Qalcwise wykorzystuje technologię no-code, pozwalająca ludziom biznesu, takim jak pracownicy Kadr, na samodzielne tworzenie rozwiązań. Bez programowania, bez udziału IT. Platforma wykorzystuje arkusze kalkulacyjne, podobne do tych w arkuszach oraz proste widgety pozwalające na samodzielne konfigurowanie i tworzenie aplikacji HR (oraz dla każefo innego działu w firmie).

Zalet z pracy w aplikacjach Qalcwise jest znacznie więcej. Dzięki ogromnej elastyczności można je dostosować do nawet bardzo złożonych procesów i zasad panujących w firmach. Do tego pracownicy mogą korzystać z Workflow – podglądu przepływu dokumentów i zadań, umożliwiającego sprawdzenie w każdej chwili ich statusu i przypisanej osoby. Użyteczność to drugie imię Qalcwise, dlatego wszystkie aplikacje dostępne są na urządzeniach mobilnych, tak aby operacje można było wykonywać w dowolnym czasie i miejscu. Dzięki temu Drużyna Pierścienia może np. odsyłać wnioski czy raportować wydatki na bieżąco. A wszystko liczy i księguje się samo, dane kompilują się w zestawienia, zestawienia w raporty, a przypomnienia wysyłają automatycznie. Takie rzeczy tylko w snach i… Qalcwise!

Jeśli chcesz się dowiedzieć, jak zastąpić niewydolne systemy nowoczesnym portalem pracowniczym i przetestować gotowe aplikacje do HR, napisz do nas: qalcwise@qalcwise.com

(1) Bersin by Deloitte
(2) „Ewolucja, nie rewolucja”, Personel & Zarządzanie (nr 10/2019)
(3) Badanie „HR-owca portret własny”, Pracuj.pl (2016-2019)
(4) CareerBuilder survey