Wprowadzenie
W ostatnich latach nauczanie domowe stało się realną alternatywą dla tradycyjnej edukacji, a organizacje działające w tym obszarze muszą łączyć elastyczność z coraz większą skalą operacji. Z takimi wyzwaniami mierzył się również nasz klient, firma z branży nauczania domowego, oferująca zdalny model kształcenia dla uczniów na różnych etapach edukacji.
Organizacja stawia na elastyczne podejście, łącząc platformę online, wsparcie nauczycieli oraz dostęp do materiałów dydaktycznych w wersji cyfrowej. Funkcjonuje w modelu rozproszonym: nauczyciele, konsultanci oraz zespoły administracyjne pracują z różnych części kraju, łącząc pracę zdalną, hybrydową i stacjonarną. Taka struktura wymaga sprawnej koordynacji oraz przejrzystych procesów zarządzania zespołem i dokumentacją.
Wyzwania przed wdrożeniem automatyzacji i digitalizacji procesów biznesowych
Przed wdrożeniem rozwiązania no-code nasz klient mierzył się z wyzwaniami typowymi dla organizacji zarządzającej rozproszonym zespołem. Były to m.in.:
Dlaczego nasz klient wybrał Qalcwise?
Organizacja poszukiwała elastycznego systemu do automatyzacji procesów biznesowych. Wcześniej analizowane rozwiązania okazywały się zbyt sztywne i nie pozwalały na dostosowanie do indywidualnych potrzeb.
"Szukaliśmy elastycznego systemu, który nie ma narzuconych z góry ograniczeń. W poprzednich rozwiązaniach, które analizowaliśmy, zawsze był moment, w którym okazywało się, że czegoś nie można zrobić, bo system jest zamknięty. Gdy zaczęliśmy rozmawiać z Qalcwise, otworzyły się przed nami szerokie perspektywy wykorzystania.
Obszary wykorzystania Qalcwise
Klient wdrożył Qalcwise jako kompleksowe rozwiązanie do zarządzania procesami, obejmujące zarówno standardowe moduły, jak i dedykowane funkcjonalności dostosowane do specyfiki rozproszonego zespołu.
Oprócz tego klient korzysta z modułów do ewidencji czasu pracy, planowania zadań, zarządzania wnioskami urlopowymi i zgłoszeniami nieobecności, obsługi zaświadczeń lekarskich oraz raportów działowych, miesięcznych i urlopowych. System obejmuje również listę pracowników oraz akceptację kart pracy na wszystkich poziomach organizacji.
AI w obiegu faktur
Nasz klient wykorzystuje sztuczną inteligencję do automatycznego rozpoznawania i przetwarzania faktur. AI sczytuje dane z dokumentów, eliminuje potrzebę ręcznego wprowadzania informacji i znacząco przyspiesza procesy księgowe.
"Wykorzystujemy AI do automatycznego sczytywania faktur. (…) AI to nowe rozwiązanie, które cały czas się rozwija i ma ogromny potencjał.
Korzyści z wdrożenia automatyzacji procesów biznesowych
Wdrożenie Qalcwise przyniosło klientowi wymierne korzyści w wielu obszarach działalności, w tym:
-
Oszczędność czasu pracowników i przełożonych
Pracownicy samodzielnie odpowiadają za swoją ewidencję czasu pracy. Kierownicy zespołów zaoszczędzili dziesiątki godzin, które wcześniej poświęcali na weryfikację i uzupełnianie danych dla poszczególnych członków zespołu.
-
Centralizacja procesów w jednym systemie
Wszystkie procesy, od urlopów po faktury, są dziś obsługiwane w jednym miejscu. Pracownicy nie muszą drukować ani wysyłać dokumentów, a zamiast wielu różnych narzędzi organizacja korzysta z jednego, zunifikowanego systemu.
-
Automatyczna kontrola i pilnowanie limitów
System automatycznie kontroluje czas pracy, limity urlopowe i inne reguły organizacyjne. Zespół kadr nie musi ręcznie weryfikować każdego przypadku, Qalcwise robi to za nich, minimalizując ryzyko błędów.
-
Kontrola nad wydatkami i etapowość akceptacji
Elektroniczny obieg faktur zapewnił pełną kontrolę nad wydatkami oraz przejrzysty proces akceptacji na różnych poziomach organizacji. Dzięki temu możliwy jest wgląd w każdy etap obiegu dokumentu.
-
Transparentność dla wszystkich poziomów organizacji
Zarówno pracownicy, jak i przełożeni mają dostęp do potrzebnych informacji w raporcie osobistym. Każdy widzi, ile czasu poświęca na poszczególne zadania, co ułatwia zarządzanie obłożeniem pracą i podejmowanie decyzji o alokacji zasobów.
Współpraca z Qalcwise
Sukces wdrożenia to nie tylko technologia, ale przede wszystkim jakość współpracy. Partnerskie podejście, elastyczność i gotowość do wspólnego szukania rozwiązań sprawiły, że każde wyzwanie było skutecznie adresowane.
"Współpraca jest lekka mimo ciężkich tematów. Nigdy nie usłyszałam, że się nie da. Jeżeli coś było trudne, zawsze pokazywano mi dobre i złe strony rozwiązania albo proponowano konkretną alternatywę. Żadna sprawa nie została bez rozwiązania.
Organizacja konsekwentnie rozwija automatyzację procesów. W planach jest wdrożenie modułów do zarządzania dokumentami kadrowymi przy zatrudnieniu, rozbudowa systemu ocen pracowniczych oraz narzędzi do zarządzania jawnością wynagrodzeń. Kolejnym krokiem będzie HOT Inbox – funkcjonalność, która automatycznie pobierze faktury z dedykowanej skrzynki mailowej, odczyta ich treść za pomocą AI i przygotuje je do obiegu bez interwencji użytkownika.
Ten projekt pokazuje, że elektroniczny obieg dokumentów to nie jednorazowe wdrożenie, lecz proces ciągłego doskonalenia, który pozwala organizacjom efektywnie zarządzać rozproszonym zespołem i utrzymywać pełną kontrolę nad procesami.