Automatyzacja procesów biznesowych w szybko rosnących firmach

O kliencie

PSE Inwestycje S.A. to spółka należąca do Grupy Kapitałowej PSE, odpowiedzialna za realizację projektów inwestycyjnych i eksploatacyjnych wspierających rozwój krajowej infrastruktury elektroenergetycznej. Firma rozwija własne kompetencje projektowe i wykonawcze, realizując zadania na rzecz Polskie Sieci Elektroenergetyczne oraz wspierając kluczowe inwestycje w sektorze energetycznym.

Wyzwania przed wdrożeniem

Zamiast porządkować procesy po latach, PSE Inwestycje postawiło na ich cyfryzację już na etapie budowania organizacji. Celem było stworzenie jednolitego sposobu pracy, który będzie skalował się wraz z rozwojem firmy.

Szybkie uporządkowanie kluczowych procesów

Wraz z rozbudową firmy konieczne było sprawne uruchomienie obszarów finansów, HR, zakupów i administracji. Firma potrzebowała rozwiązania, które pozwoliłoby szybko zdigitalizować te obszary i dostosować je do wewnętrznych procedur.

Ograniczenie wykorzystania Exceli i komunikacji mailowej

Zespół chciał od początku odejść od zarządzania procesami za pomocą arkuszy kalkulacyjnych oraz wymiany informacji przez e-mail. Celem było stworzenie jednego środowiska pracy, które zapewni większą przejrzystość i kontrolę nad realizowanymi zadaniami.

Zapewnienie spójności i jakości danych

Pracownicy mieli doświadczenia z organizacji, w których rozproszone pliki i ręczne procesy prowadziły do błędów, niekompletnych informacji i problemów z terminowością. Dlatego istotne było wdrożenie mechanizmów wymuszających poprawność oraz kompletność danych.

Przygotowanie organizacji na dalszy wzrost

Już na etapie powstawania spółki zakładano systematyczne zwiększanie liczby pracowników i rozwój kolejnych obszarów działalności. Potrzebne było rozwiązanie, które będzie można rozbudowywać wraz z firmą i obejmować nim kolejne obszary działalności.

Wdrażane rozwiązania Qalcwise

Współpraca rozpoczęła się od wdrożenia pierwszej aplikacji wspierającej procesy finansowe. Wraz z rozwojem organizacji zakres projektu był sukcesywnie rozszerzany o kolejne obszary, tworząc jedną platformę wspierającą finanse, HR i administrację.

Cyfryzacja procesów finansowych
Jednym z pierwszych obszarów objętych wdrożeniem były finanse. W Qalcwise uruchomiono aplikacje wspierające obieg faktur, obsługę delegacji, raportowanie dokumentów z KSeF oraz planowanie zakupów. Dzięki temu obsługa finansów została ujednolicona i przeniesiona do jednej platformy.
Jedno miejsce do zarządzania procesami HR
Kolejnym krokiem była cyfryzacja procesów kadrowych. Platforma wspiera dziś m.in. ewidencję czasu pracy, harmonogramy, obsługę urlopów, pracy zdalnej, nadgodzin oraz premii projektowych i półrocznych. Dodatkowo pracownicy zyskali dostęp do własnych danych poprzez moduł „Mój profil”.
Usprawnienie procesów administracyjnych
W środowisku Qalcwise znalazły się również rozwiązania wspierające administrację, w tym inwentaryzację majątku oraz obieg umów. Pozwoliło to uporządkować zarządzanie dokumentacją i zasobami organizacji.
Platforma rozwijana wraz z organizacją
Od początku zakładano, że środowisko będzie ewoluować wraz z potrzebami firmy. Dlatego kolejne etapy projektu obejmują rozwój procesów zakupowych, rekrutacyjnych, szkoleniowych oraz administracyjnych, takich jak zapotrzebowania zakupowe, plan zatrudnienia, wnioski o szkolenia czy obieg pism.

Fundamenty organizacji budowane od pierwszego dnia

Wiele firm porządkuje procesy dopiero wtedy, gdy skala działalności zaczyna utrudniać codzienną pracę. W przypadku PSE Inwestycje było odwrotnie. Dzięki doświadczeniom zdobytym w różnych organizacjach, już na etapie tworzenia spółki podjęto decyzję o stworzeniu jednolitego modelu pracy, który od początku miał wspierać funkcjonowanie i dalszy wzrost spółki.

Efekty wdrożenia

Dzięki wdrożeniu Qalcwise, PSE Inwestycje od początku działalności mogło budować swoje działania w oparciu o jednolite zasady i cyfrowe narzędzia. Platforma stała się centralnym miejscem obsługi kluczowych obszarów działalności firmy.

Jedno środowisko dla kluczowych procesów

Procesy finansowe, HR i administracyjne zostały zgromadzone w jednym miejscu, co ułatwiło zarządzanie organizacją i zapewniło większą przejrzystość działań. Pracownicy nie muszą korzystać z wielu rozproszonych narzędzi ani ręcznie przekazywać informacji pomiędzy działami.

Większa spójność i jakość danych

Wdrożone procesy pomagają dbać o kompletność informacji oraz zgodność działań z przyjętymi procedurami. Ogranicza to ryzyko błędów i eliminuje problemy charakterystyczne dla ręcznie prowadzonych procesów.

Gotowość na rozwój organizacji

Rozwiązania zostały zaprojektowane z myślą o rosnącej liczbie pracowników oraz nowych potrzebach pojawiających się wraz z rozwojem firmy. Dzięki temu środowisko może być rozwijane wraz z organizacją bez konieczności przebudowy już działających rozwiązań.

Elastyczność i szybkie reagowanie na potrzeby biznesu

W miarę rozwoju firmy kolejne aplikacje i usprawnienia mogą być wdrażane na bieżąco. Pozwala to szybko odpowiadać na nowe potrzeby organizacji i dostosowywać procesy do zmieniających się wymagań biznesowych.

Pozytywna ocena użytkowników i dalszy rozwój platformy

Po wdrożeniu pierwszych rozwiązań współpraca została rozszerzona o kolejne aplikacje oraz następne etapy projektu. Potwierdzeniem wartości platformy jest dalszy rozwój środowiska Qalcwise i kontynuacja współpracy między stronami.

Fundamenty, które procentują wraz ze wzrostem

Historia PSE Inwestycje pokazuje, że procesy biznesowe nie muszą być porządkowane dopiero wtedy, gdy organizacja zaczyna odczuwać skutki szybkiego wzrostu. Dzięki świadomej decyzji o cyfryzacji kluczowych obszarów działalności już na etapie budowania spółki udało się stworzyć rozwiązanie, które wspiera codzienną pracę, łatwo dostosowuje się do nowych potrzeb biznesowych i pozwala uniknąć operacyjnego oraz technologicznego długu.

PSE Inwestycje: Dlaczego warto wdrażać cyfrowe procesy biznesowe zanim firma zacznie szybko rosnąć?