Wprowadzenie
Klient to międzynarodowa firma farmaceutyczna obecna na ponad 50 rynkach, w tym w Polsce i posiadająca 14 zakładów produkcyjnych na całym świecie. Firma specjalizuje się w produkcji i sprzedaży leków markowych, generycznych oraz OTC, aktywnie inwestując także w badania i rozwój (R&D).
Dzięki swojej skali i obecności na wielu rynkach firma działa w złożonym otoczeniu biznesowym i regulacyjnym. Taki model wymaga ścisłej koordynacji, a jednocześnie sprawia, że lokalne oddziały potrzebują narzędzi pozwalających na elastyczne dostosowanie procesów do własnych realiów rynkowych.
Wyzwania przed wdrożeniem
Przed wdrożeniem dedykowanego rozwiązania Klient mierzył się z trudnościami w zarządzaniu kosztami generowanymi przez zespół handlowy. Około 60 pracowników terenowych realizowało działania marketingowo-sprzedażowe w ramach przydzielonych budżetów, a dokumenty trafiały do centrali różnymi kanałami — jako skany e-mail lub oryginały dostarczane osobiście.
Klient zaczął poszukiwać aplikacji do rozliczania kosztów, która pozwoliłaby zautomatyzować proces akceptacji dokumentów kosztowych, uszczelnić kontrolę budżetową i jednocześnie odciążyć działy biznesowe oraz finansowe.
Dlaczego Klient wybrał Qalcwise?
Decyzja o wyborze Qalcwise była podyktowana kilkoma kluczowymi czynnikami:
"Największą wartością Qalcwise okazała się możliwość dopasowania rozwiązania do naszych procesów. Nie musieliśmy zmieniać sposobu działania — system został zbudowany dokładnie pod to, jak funkcjonujemy na co dzień.
Obszary wykorzystania programu
Wdrożenie Qalcwise objęło kluczowe procesy związane z zarządzaniem kosztami i budżetami.
-
Akceptacja dokumentów kosztowych
Platforma wspiera handlowców w sprawnym przesyłaniu i opisywaniu faktur, a przełożonych i dział finansowo-księgowy w ich szybkiej weryfikacji i akceptacji. Obieg faktur kosztowych stał się bardziej przejrzysty i uszczelniony.
-
Zarządzanie budżetem i kontrola wydatków
Qalcwise umożliwia bieżące monitorowanie wykorzystania budżetów przypisanych do poszczególnych handlowców i działań marketingowo-sprzedażowych, pozwalając lepiej kontrolować wydatki i unikać przekroczeń.
-
Dalszy rozwój cyfryzacji
Firma planuje rozbudowę rozwiązania o 5 nowych aplikacji związanych z obiegiem faktur kosztowych — m.in. w obszarze usprawnień, raportowania i obsługi dodatkowych dokumentów.
"Dla nas wdrożenie Qalcwise to nie tylko rozwiązanie bieżących problemów, ale także krok w stronę dalszej cyfryzacji. Dzięki temu możemy myśleć o kolejnych procesach, które chcemy przenieść do nowoczesnych, elastycznych narzędzi.
Korzyści z wdrożenia Qalcwise
Implementacja Qalcwise przyniosła Klientowi wymierne usprawnienia w codziennym funkcjonowaniu procesów biznesowych.
-
Uszczelnienie procesu akceptacji kosztów
Firma zyskała pełną kontrolę nad obiegiem dokumentów kosztowych, eliminując ryzyko nieautoryzowanych wydatków i braków w rozliczeniach.
-
Eliminacja nadmiarowych kosztów i przekroczeń budżetowych
Ścisłe powiązanie wydatków z przydzielonymi budżetami ograniczyło ryzyko przekroczeń i poprawiło dyscyplinę finansową w organizacji.
-
Szybsza obsługa i mniejsze obciążenie księgowości
Automatyzacja procesów znacząco skróciła czas potrzebny na obsługę dokumentów i ograniczyła angażowanie przełożonych oraz działu finansowo-księgowego.
-
Redukcja błędów użytkowników
Handlowcy korzystający z aplikacji popełniają mniej pomyłek w opisach dokumentów, co usprawnia przepływ informacji i zmniejsza liczbę koniecznych korekt.
Dzięki Qalcwise Klient nie tylko uprościł i przyspieszył proces rozliczania wydatków, ale także zyskał pewność co do zgodności kosztów z budżetami i przejrzystości całego procesu.
Efekty wdrożenia w liczbach
Wdrożenie trwało 6 miesięcy i już od samego początku system został intensywnie wykorzystywany w codziennej pracy. Poniżej rezultaty po pierwszych 4 miesiącach działania.
Ponad 4 460 faktur kosztowych obsłużonych w systemie
W codziennej pracy z aplikacją uczestniczyło 82 użytkowników, a system zarejestrował 1 014 procesów dotyczących akceptacji budżetu — już w pierwszych czterech miesiącach od startu.
-
82 użytkowników pracujących z aplikacją na co dzień
-
1014 zarejestrowanych procesów akceptacji budżetu
"Już w pierwszych miesiącach od wdrożenia zobaczyliśmy, jak bardzo Qalcwise usprawnił naszą codzienną pracę. Procesy stały się przejrzyste, szybciej realizujemy rozliczenia i w konsekwencji zyskaliśmy pełną kontrolę nad wydatkami.
Takie wyniki pokazują, że Qalcwise stał się integralną częścią procesów biznesowych. Wdrożenie przyniosło efekty już w pierwszych miesiącach, a inwestycja szybko zaczęła się zwracać.