Wprowadzenie
Klient to firma z branży spożywczej specjalizująca się w produkcji pieczywa mrożonego. Organizacja prowadzi złożoną działalność produkcyjną, w której sprawny przepływ informacji oraz efektywna współpraca między działami mają kluczowe znaczenie dla codziennego funkcjonowania.
Wraz z rozwojem firmy rosła liczba procesów wymagających koordynacji. Organizacja poszukiwała rozwiązania, które pozwoliłoby zautomatyzować te procesy, zwiększyć ich przejrzystość i zastąpić rozproszone działania jednym spójnym środowiskiem.
Wyzwania przed wdrożeniem
Przed wdrożeniem Qalcwise Klient korzystał z wielu rozproszonych sposobów obsługi procesów biznesowych. Zgłaszanie awarii, zarządzanie projektami, obieg dokumentów, obsługa wniosków czy monitorowanie niezgodności opierały się na dokumentach papierowych, wiadomościach e-mail oraz arkuszach kalkulacyjnych.
Klient rozpoczął poszukiwania rozwiązania, które pozwoliłoby zintegrować najważniejsze procesy biznesowe w jednej platformie, usprawnić komunikację oraz zwiększyć przejrzystość pracy.
"Chcieliśmy przenieść wszystkie kluczowe procesy do jednego, spójnego środowiska i skończyć z rozproszeniem między papierem, e-mailem a Excelem.
Obszary wykorzystania programu
Wdrożenie Qalcwise objęło kluczowe procesy związane z codziennym funkcjonowaniem organizacji. Platforma zastąpiła rozproszone narzędzia jednym środowiskiem, wspierając automatyzację i usprawniając współpracę między działami.
-
Zgłaszanie awarii
Pracownicy szybko zgłaszają awarie, wskazują miejsce ich wystąpienia (hala produkcyjna, magazyn, samochód, biuro) i przekazują wszystkie informacje niezbędne do sprawnej realizacji zgłoszenia.
-
Zarządzanie projektami
Platforma umożliwia zbieranie opinii, ocenę projektów oraz wspiera podejmowanie decyzji dotyczących ich realizacji.
-
Obieg dokumentów
System automatyzuje wieloetapowy proces akceptacji dokumentów i faktur oraz zapewnia łatwy dostęp do wszystkich dokumentów w jednym miejscu.
-
Zarządzanie wnioskami
Aplikacja prowadzi użytkowników przez kolejne etapy akceptacji, umożliwiając pełną kontrolę nad przebiegiem procesu.
-
Zarządzanie niezgodnościami
Platforma wspiera rejestrowanie niezgodności, monitorowanie działań korygujących oraz przypisywanie odpowiedzialności.
-
Obsługa recepcji
Cyfrowa ewidencja potwierdzeń odbioru dokumentów usprawnia codzienną obsługę administracyjną.
Korzyści z wdrożenia
Wdrożenie Qalcwise przyniosło Klientowi wymierne usprawnienia w codziennym funkcjonowaniu procesów biznesowych. Dzięki jednej platformie organizacja zyskała większą kontrolę nad realizacją kluczowych procesów.
Efekty wdrożenia w liczbach
Qalcwise stał się centralnym środowiskiem do obsługi najważniejszych procesów biznesowych.
Ponad 76 000 dokumentów zgromadzonych w jednym systemie oraz 6 aplikacji wspierających procesy biznesowe w ramach jednej platformy.
"Już od pierwszych miesięcy Qalcwise stał się centralnym miejscem naszej codziennej pracy — procesy są przejrzyste, a współpraca między działami dużo sprawniejsza.
Wdrożenie pokazało, że jedno spójne środowisko realnie porządkuje pracę organizacji, a kolejne procesy można łatwo przenosić do platformy.