Urlop jest czasem wolnym od pracy zawodowej – z pewnością oczekiwanym przez każdego pracownika. Długość wakacji określa się na podstawie stażu pracy danej osoby – mogą trwać od 20 do 26 dni urlopowych. Osoby zatrudnione zazwyczaj nie mogą jednak wziąć urlopu w dowolnym terminie, z dnia na dzień – muszą uprzednio zgłosić chęć wolnego. Gdyby wszyscy pracownicy brali urlop wtedy, kiedy chcą, w firmie zapanowałby chaos. Administrowaniem urlopów zajmują się działy HR i Kadr. Niegdyś działano na tabelach Excela. Obecnie firmy stawiają na automatyzację procesów HR.

Uporządkowany proces zarządzania urlopami w firmie – dlaczego to tak ważne?

Zarządzanie urlopami pracowniczymi to strategiczny aspekt funkcjonowania przedsiębiorstwa. Zadowolenie pracowników równa się efektywniejszemu działaniu firmy –  na to może wpłynąć odpowiednia polityka urlopowa i transparentny system zarządzania dniami wolnymi.

Właściwe zarządzanie urlopami w organizacji obejmuje takie działania jak: planowanie, komunikację, politykę urlopową, zgodność z przepisami prawa, dbałość o zadowolenie osób zatrudnionych.

Automatyzacja procesem zarządzania urlopami w firmie – dlaczego warto na to postawić? Zalety rozwiązania

Proces zarządzania urlopami jest złożony. Niegdyś działano na tabelach Excela. Obecnie prym wiodą aplikacje do zarządzania urlopami – taki program można znaleźć też w Qalcwise. Nowoczesne rozwiązania technologiczne (np. aplikacje webowe, mobilne) wspierają cały proces – od początku do końca. To one mogą pomóc nadzorować wnioski urlopowe i upewniać się, czy podania są prawidłowo wystawiane. Określone programy ułatwiają zarządzanie urlopami. Zapewniają szybką i skuteczną komunikację między pracownikami a pracodawcą. Digitalizacja planów urlopowych ułatwi takie czynności, jak: składanie i rozpatrywanie wniosków o urlop czy śledzenie dostępnych dni urlopowych. Takie rozwiązanie przyda się nie tylko w dużych korporacjach. Automatyzacja procesem zarządzania urlopami jest także oszczędnością czasu i pieniędzy. Tradycyjna, papierowa forma opiniowania wniosków to długi proces, który zależy od wielkości i polityki danej firmy. Im większa firma, tym więcej zapytań pracowników do działu Kadr o dostępność i wymiar ich dni urlopowych. Odpowiednia aplikacja pozwoli wyeliminować ten problem.

Aplikacje do zarządzania urlopami – tylko aplikacje no-code

Inwestycja w programy do zarządzania urlopami może być dość droga – jednak tylko wtedy, jeśli firma będzie zatrudniać zespół IT. Jak pokazuje Qalcwise, programy do automatyzacji procesami HR nie muszą być tak kosztowne. Technologia no-code pozwala szybko, sprawnie i stosunkowo tanio osiągnąć podobne efekty, jak w narzędziach stworzonych od zera, przez doświadczonych programistów.  

Narzędzie do automatyzacji procesów HR od Qalcwise

Aplikacja do zarządzania urlopami, wchodząca w skład kompleksowego programu no-code do automatyzacji procesów HR, to duma Qalcwise. Program jest dostępny w wersji podstawowej i Enterprise (zaawansowanej, z większą liczbą niestandardowych funkcji). Umożliwia ona łatwe i efektywne kierowanie dniami wolnymi w organizacji. Poznajmy poszczególne cechy tego intuicyjnego narzędzia.

Uprawnienia dla administratorów

Choć program stworzono z myślą o wszystkich pracownikach, nie oznacza to, że każdy z nich ma nieograniczony dostęp do wszystkich funkcji – jedynie administratorzy posiadają uprawnienia do administrowania liczbą dni urlopowych u danego zatrudnionego. Mogą także dodawać oni nowe wolne dni (wyznaczone przez organizację). Można zatem powiedzieć, że narzędzie od Qalwise zapewnia przejrzystość i kontrolę (przez osoby uprawnione) nad urlopami w przedsiębiorstwie.

Uprawnienia dla zwykłych pracowników

W aplikacji do zarządzania urlopami każdy pracownik może wykonywać takie działania jak: rejestracja nowych urlopów, sprawdzanie liczby pozostałych dni urlopowych, korzystanie z kalendarza urlopowego (indywidualnego i firmowego), zarządzanie dodatkowymi dniami wolnymi, a także przeglądanie minionych urlopów.

Funkcje aplikacji do zarządzania urlopami

Program do zarządzania urlopami od Qalcwise pozwala centralnie zarządzać dniami wolnymi pracowników – w jednym miejscu. Pracownicy mogą składać wnioski o urlop, a kadra zarządzająca – sprawnie monitorować i zatwierdzać podania. Aplikacja no-code daje również możliwość automatycznego obliczania dostępnych dni urlopowych dla danej osoby zatrudnionej. To koniec ręcznych obliczeń czy odręcznych zapisków, które mogą się zgubić. Aplikacja do zarządzania urlopami umożliwia elastyczne planowanie urlopów. Wybór terminów czy sprawdzanie dostępności u innych pracowników – z programem zajmuje to chwilę. Dzięki temu można uniknąć niepotrzebnych kolizji oraz zapewnić ciągłość pracy. Różne powiadomienie i przypomnienia dla osób roztrzepanych i zapominalskich – to kolejna z funkcji programu do zarządzania urlopami. Aplikacja no-code wysyła automatycznie powiadomienia i przypomnienia o m.in. terminach składania wniosków, dniach zatwierdzenia podań czy zbliżających się dniach wolnych. Działy HR, Kadr i Administracji cenią aplikację no-code od Qalcwise za skrupulatne gromadzenie danych o dniach wolnych pracowników. To pozwala generować różne raporty czy analizować trendy dotyczące urlopów. Przykładowe informacje, jakie można wyciągnąć z programu, to: liczba dni urlopowych, typy urlopów, wykorzystane i dostępne dni.

Jakie są dobre praktyki zarządzania urlopami w firmie?

Inwestycja w technologie usprawniające zarządzanie urlopami w firmie to najważniejsze, acz niejedyne zadanie, jakie stoi przed firmą w danym zakresie. Managerowie działu HR, Kadr i Administracji, wykorzystują wiele praktyk, które mają usprawnić to zadanie. Mowa o:

• Stworzeniu polityki urlopowej, wspierającej well-being – dobrze przygotowany proces urlopowy buduje poczucie bezpieczeństwa pracowników (nie powinni się oni obawiać, że dłuższa przerwa od pracy będzie rodzić negatywne konsekwencje).
• Nadanie priorytetu zdrowiu psychicznemu – np. jako urlop związany z odbudową zdrowia psychicznego.
• Ofercie elastycznych opcji urlopowych – np. urlop w niepełnym wymiarze godzin, praca zdalna, dzielenie pracy na godziny.
• Zachętach do planowania dni wolnych z dużym wyprzedzeniem – mogą one wpłynąć na to, by nie dochodziło do konfliktów w terminach.
• Jasne komunikowanie zasad dotyczących urlopów – wszyscy zatrudnieni powinni rozumieć politykę urlopową i sposób wnioskowania o czas wolny. Potrzebne są jasne wytyczne.
• Dodatkowy urlop jako nagroda dla pracowników, którzy osiągają w pracy bardzo dobre wyniki – to może pomóc podnieść ich morale i motywację.
• Kontrola poprawności wynagradzania – analiza, czy pracownicy dostali odpowiednie wynagrodzenie za czas wolny bądź zwrot kosztów za pracę zdalną.
• Wsparcie dla pracowników powracających z dłuższych, kilkutygodniowych czy kilkumiesięcznych, urlopów – np. w postaci programów coachingowych lub mentorskich, dodatkowych szkoleń wprowadzających.
• Monitorowanie i analizowanie danych dotyczących urlopów – pomoże to zidentyfikować trendy i potencjalne problemy w zakresie zarządzania dniami wolnymi. Menadżerzy będą wtedy w stanie poznać obszary, w których potrzebne jest dodatkowe wsparcie, np. dla pracowników narażonych na wysoki poziom stresu, potrzebujących odpoczynku i regeneracji.

Jeśli chodzi o samych menadżerów, muszą być oni szkoleni w zakresie polityki urlopowej i obsługi narzędzi do zarządzania urlopami. Odpowiednie ich przygotowanie sprawi, że będą rozumieli różne kryteria kwalifikacyjne, obsługę wymaganej dokumentacji, cechy i rodzaje urlopów.   Nie rozumiesz jeszcze wszystkiego? Czarna magia? O rozwiązaniu no-code oraz o tworzeniu prostej aplikacji czy nawet poważengo biznesowego rozwiązania bez użycia kodu dowiesz się tutaj. Możesz też wypróbować bezpłatnie naszą platformę (nie wymagamy karty kredytowej) a jeśli chciałbyś dowiedzieć się, czy nasze rozwiązania dostosują się do Twojej firmy, zapraszamy do umówienia się na demo.