Działy prawne generują najwięcej papierowych dokumentów, a jednocześnie muszą szczególnie dbać o ich bezpieczeństwo, archiwizację i udostępnianie jedynie uprawnionym osobom. Dowiedz się, jak aplikacje biznesowe zapewniają wygodny i bezpieczny zdalny dostęp do repozytorium umów oraz pozwalają zautomatyzować obieg dokumentów i ścieżki akceptacji.
Dużym wyzwaniem jest również przekazywanie dokumentów do wglądu (w postaci papierowej), czy krążące dokumenty w mailach, a także egzekwowanie wieloetapowych akceptacji, szczególnie w czasie pracy zdalnej. Brak kontroli nad statusem i dostępem do dokumentów, brak możliwości zweryfikowania, kto wprowadził daną zmianę w pliku, stwarza ogromne ryzyko pomyłki czy pole do nadużyć.
Jak scyfryzować repozytorium i zautomatyzować obieg umów, pełnomocnictw i ścieżki akceptacji?
Rozwiązanie:
Wprowadź elektroniczny obieg dokumentów i archiwum online. Przede wszystkim scentralizuj uprawnienia i dokumenty. Przenieś wszystkie dokumenty papierowe do systemu, skanując je, a następnie ustal osoby uprawnione do odczytu i edycji. Nie dopuść do sytuacji, w której konieczne jest podpisanie dokumentu, a pracownik nie ma odpowiednich uprawnień, a dodatkowo nie ma dostępu do poprzedniej wersji umowy.
Ustal ścieżki akceptacji dokumentów, zależnie od istotnych dla Twojej organizacji parametrów, np. ich rodzaju, wartości. Powiadamiaj odpowiednich użytkowników o konieczności wykonania kolejnego kroku w procesie. Uzupełnij proces o podpis elektroniczny.
Wszystkie umowy, zamówienia itp. przechowuj w jednym miejscu. Daj wielu osobom możliwość dostępu do jednego dokumentu w tym samym czasie. Przypisz dokumenty do odpowiednich zespołów/ odpowiedzialnych za nie osób, kontrahentów, dostawców czy klientów. Przypominaj uprawnionym osobom o ważnych terminach, np. końcu umowy, konieczności przedłużenia współpracy, odnowieniu zamówienia itp.
Jak zrobisz to w Qalcwise:
Możesz przenieść do aplikacji strukturę organizacyjną i aktualizować ją automatycznie. Cyfrowe dokumenty umieść w jednym miejscu w aplikacji. Nadając im odpowiednie znaczniki, przypisz im pracowników, grupy pracowników, którzy mogą mieć do nich wgląd. Automatycznie przypominaj o kończących się uprawnieniach i przesyłaj powiadomienia. Cofaj upoważnienia, jeśli zajdzie taka potrzeba. Wyszukuj szybko i wygodnie dokumenty, do których odczytu jesteś upoważniony. Usprawnij zarządzanie dokumentami, dzięki elastycznym ścieżkom akceptacji i automatycznym przypomnieniom. Zyskaj dostęp do pełnej ewidencji odczytów, modyfikacji itp.
Najważniejsze funkcje:
- Przyspieszenie procesowania podpisywania dokumentów
- Pełna kontrola nad uprawnieniniami
- Łatwe wyszukiwanie i odczyt
- Elastyczny workflow
- Automatyczne przypomnienia
- Likwidacja lokalnych archiwów
Przeczytaj też: Jak stworzyć biuro bez papieru?
