Ile urlopu mi zostało to pytanie, które Kadry słyszą bardzo często, szczególnie przed wakacjami. Wtedy też na biurku rośnie stos papierowych wniosków, telefony dzwonią, a jeszcze trzeba zarządzić zastępstwami. To, co w teorii wydaje się proste, w praktyce może nastręczać wiele problemów i pracodawcy i pracownikom. A rozwiązanie jest gotowe! Przekonaj się, jak proste może być zarządzanie urlopami w aplikacjach online od Qalcwise.

Wygodnie, na czas i bez pomyłek

Aplikacje Qalcwise do zarządzania urlopami i nieobecnościami to ogromne ułatwienie dla pracodawcy i pracownika. Pracownik może w łatwy sposób sprawdzić, ile dni urlopu mu przysługuje i złożyć wniosek elektroniczny. Może szybciej podjąć decyzję ani upominać się o potwierdzenie. Nie musi drukować wniosku i zbierać podpisów, upominać się mailowo. Kadry nie muszą nieustannie udzielać odpowiedzi na te same pytania, przeglądać papierowych dokumentów, przepisywać danych do arkuszy i ręcznie tworzyć zestawienia. Aplikacje są zgodne z obecnie obowiązującym kodeksem pracy. Dział HR nie musi więc śledzić najnowszych przepisów i pamiętać o aktualizacji reguł, Qalcwise zrobi to automatycznie!

Dzięki automatyzacji minimalizujemy też ryzyko pomyłek, wnioskowana liczba dni urlopu jest zawsze zgoda z przysługującym limitem. I przede wszystkim pozbywamy się papieru! Co dla firm zarządzanych w duchu “paperless” jest bardzo istotną zaletą aplikacji. Wniosek automatycznie trafia do przełożonego, a po akceptacji do Kadr. Akceptacje są znacznie szybsze, a dane zapisują się w systemie. W prosty sposób można wygenerować dowolny raport i szybko sprawdzić poziom nieobecności w danym okresie. To znacząco ułatwia podejmowanie decyzji i zarządzanie urlopami, zastępstwami czy zatrudnieniem, np. gdy korzystamy z pracowników sezonowych.

Samoobsługowe i mobilne aplikacje

Aplikacje są gotowe do użycia, wystarczy ją skonfigurować, co zajmie zaledwie kilka godzin. Ponieważ aplikacja działa w chmurze, nie potrzebujesz infrastruktury ani działu IT aby z niej korzystać. Dzięki temu, że platforma Qalcwise wykorzystuje technologię no-code (bez programowania), pracownicy Kadr mogą samodzielnie dostosować rozwiązanie do swoich potrzeb. Aplikacje są w pełni customizowane i elastyczne, pozwalają dodać dowolne funkcjonalności, zaszyć niezbędne reguły, limity i alerty, samodzielnie dodać rodzaje urlopów, zdefiniować ścieżki akceptacji oraz obieg dokumentów. A co więcej aplikacje Qalcwise działają na wszystkich urządzeniach mobilnych, a więc wnioski urlopowe można zgłaszać i akceptować również na smartfonie! To wyjątkowo wygodne dla tych pracowników, którzy często są w podróży służbowej czy pracują zdalnie.

Qalcwise to zestaw aplikacji do zarządzania urlopami:

Aplikacja do składania wniosków urlopowych

To aplikacja dla pracowników, w niej może złożyć wniosek urlopy. Ma ona dostęp do niezbędnych danych pracownika i danych dotyczących urlopu. Wnioski podlegają walidacji, co oznacza, że w trakcie ich wypełniania komunikowane są limity. Nie ma więc ryzyka, że pracownik wpisze niepoprawną liczbę. Aplikacja przypomina też o wypełnieniu wszystkich pól, co zapewnia prawidłowe jego wypełnienie.

W zakładce Historia wniosku, pracownik może sprawdzić, u kogo znajduje się wniosek w akceptacji i kiedy został zaakceptowany.

Trzecia zakładka wyświetla wszystkie wnioski, które zostały wzięte w danym roku, co pozwala zorientować się jakie urlopy zostały już wykorzystane.

Lista pracowników

To aplikacja do zarządzania bazą pracowników. Możemy w niej dodawać nowych pracowników, ich dni urlopowe, rodzaje umów, liczbę etatów, przypisywać do działów i przełożonych, zmieniać dane u obecnych pracowników. Dodatkowo na koniec roku aplikacja podsumowuje poziom wykorzystania urlopów, przygotowuje gotowy raport zamknięcia. Na jego podstawie można wgrać listę dostępnych urlopów na kolejny rok.

Raport zbiorczy 

Ta aplikacja pozwala na sprawdzenie aktualnego stanu urlopów dla każdego z pracowników. Wykorzystane dni wolne są sumowane i odejmowane od głównej puli. Dzięki niej można monitorować poziom wykorzystania urlopów.

Raport wszystkich wniosków

Ten raport pozwala sprawdzić wszystkie wykorzystane urlopy (z podziałem typ i liczbę dni) przez danego pracownika lub w danym dziale.

Aplikacja do zmiany ustawień

Ta aplikacji dedykowana jest zarządowi. Pozwala ona zmieniać warunki, np. limit home office, limit długości urlopu przy którym wymagana jest akceptacja wyższego stanowiskiem przełożonego, dodawać benefitowe dni urlopu (np. w dniu urodzin pracownika).

Aplikacja do sprawdzanie nieobecności

Ostatnia aplikacja, również dla zarządu czy przełożonych, pozwala sprawdzić kto aktualnie przebywa na urlopie lub jest nieobecny. To pozwala wygodnie monitorować nieobecności. Wszystkie aplikacje możesz zintegrować w ramach jednej platformy. Co oznacza, że aplikacje do zarządzania urlopami, mogą łączyć się z aplikacją do rozliczania delegacji, harmonogramowania i ewidencji czasu pracy. Aplikacje Qalcwise pozwalają też na integrację z innymi systemami w firmie, np. kadrowo-płacowym, co zapobiega konieczności manualnego przenoszenia danych. Zarządzanie urlopami może być proste i przyjemne!

Możesz też wypróbować bezpłatnie naszą platformę (nie wymagamy karty kredytowej) a jeśli chciałbyś dowiedzieć się, czy nasze rozwiązania dostosują się do Twojej firmy, zapraszamy do umówienia się na demo.