Wraz z dynamicznym rozwojem organizacji, rosła złożoność procesów, a tradycyjne narzędzia – w tym Excel – przestały wystarczać do zarządzania rosnącą liczbą projektów i danych. Organizacje stanęły przed wyzwaniem uporządkowania informacji i stworzenia elastycznego środowiska pracy, wspierającego dalszy wzrost. Zobacz, jak udało się przekształcić dotychczasowe rozwiązania w spójny i skalowalny system zarządzania.

Wprowadzenie

W realizacji projektów produktowych kluczowe znaczenie ma sprawna współpraca pomiędzy podmiotami odpowiedzialnymi za różne etapy procesu wytwórczego. Z takim modelem współpracy mierzył się klient Qalcwise, realizując projekty wymagające bieżącej wymiany danych i decyzji pomiędzy dwiema współpracującymi organizacjami.

Projekty obejmowały szereg powiązanych działań – od przygotowania produktu, przez kwestie jakościowe i operacyjne, aż po etap produkcji – co wymagało precyzyjnej koordynacji prac prowadzonych równolegle po obu stronach. Przy rosnącej liczbie inicjatyw kluczowe znaczenie miała spójność informacji oraz płynna komunikacja pomiędzy zespołami funkcjonującymi w odrębnych strukturach organizacyjnych.

W takim środowisku szczególnie istotne stały się narzędzia wspierające zarządzanie projektami w sposób uporządkowany, umożliwiające bieżące dostosowywanie procesów i zapewniające dostęp do aktualnych danych na każdym etapie realizacji.

Wyzwania przed wdrożeniem systemu

Wraz z rozwojem i intensyfikacją współpracy pomiędzy organizacjami rosła liczba projektów, danych oraz wymagań biznesowych. Dotychczasowe narzędzia przestawały nadążać za skalą i tempem zmian, co naturalnie skłoniło klienta do poszukiwania bardziej elastycznych rozwiązań.

Ta liczba projektów była już operacyjnie nie do przetworzenia przez dotychczasowe rozwiązania. Excel, który na samym początku pozwalał nam sprawnie zarządzać pracą, z czasem przestał wystarczać.
Przedstawiciel zespołu odpowiedzialnego za cyfryzację, klient Qalcwise

Kluczowe wyzwania:

• Ograniczenia Excela i lokalnych narzędzi: Excel był głównym narzędziem operacyjnym, jednak przy rosnącej skali projektów utrzymanie danych, ich aktualności i spójności stawało się coraz trudniejsze.
• Rozproszenie informacji pomiędzy organizacjami i działami: Współpracujące podmioty korzystały z własnych rozwiązań i struktur, co wymagało ręcznego ujednolicania danych i utrudniało efektywną współpracę.
• Wzrost liczby projektów i złożoność procesów: Lawinowy przyrost inicjatyw – od prostych zadań po złożone projekty wdrożeniowe – wymagał narzędzia zdolnego obsłużyć wiele etapów i uczestników jednocześnie.
• Potrzeba szybkiej modyfikacji procesów: Kluczowe było umożliwienie wprowadzania zmian w trakcie działania systemu, bez zakłócania ciągłości realizowanych procesów.

Wszystkie te czynniki pokazały, że dalszy rozwój wymagał wdrożenia centralnego, elastycznego narzędzia do zarządzania rosnącą liczbą projektów, danych i procesów realizowanych pomiędzy współpracującymi organizacjami.

Dlaczego firma zdecydowała się na poszukiwanie nowego rozwiązania?

Początek zmian miał miejsce w części produkcyjnej, gdzie wraz z szybkim wzrostem liczby projektów graficznych i danych dotychczasowe narzędzia takie jak Excel, Trello oraz lokalne bazy – zaczęły ograniczać efektywność pracy. Zmieniające się wymagania klientów, różne standardy procesów oraz konieczność częstych aktualizacji sprawiały, że utrzymanie spójności i aktualności informacji stawało się coraz bardziej czasochłonne.

Spółka potrzebowała rozwiązania, które pozwoliłoby szybciej reagować na zmiany, łatwo modyfikować procesy oraz zapewnić centralizację danych bez kosztownego i długotrwałego developmentu. To skłoniło zespół do poszukiwania platformy umożliwiającej szybkie wdrożenie, elastyczność działania oraz dalszy rozwój narzędzia bez konieczności pisania kodu. Właśnie w tym kontekście pojawił się Qalcwise jako technologia, która najlepiej odpowiadała na potrzeby operacyjne oraz tempo zmian po stronie klienta.

Obszary wykorzystania Qalcwise

Wdrożenie Qalcwise rozpoczęło się w spółce produkcyjnej. Była to odpowiedź na rosnącą liczbę projektów graficznych oraz potrzebę uporządkowania kluczowych danych. Pierwsze wdrożone rozwiązania szybko pokazały potencjał platformy, a możliwość samodzielnego rozwijania aplikacji sprawiła, że z czasem Qalcwise zaczął wspierać kolejne działy i procesy – zarówno w spółce produkcyjnej, jak i spożywczej.

Spółka produkcyjna

• System prowadzenia projektów graficznych: Pierwsza aplikacja dotyczyła zarządzania projektami graficznymi – gromadzenia danych, etapów akceptacji oraz walidacji elementów wizualnych. Proces był często modyfikowany, dlatego możliwość szybkiego dostosowania aplikacji okazała się kluczowa.
• Rozbudowa o procesy przygotowania produkcji: W kolejnych krokach system rozszerzono o obsługę matryc drukarskich, farb poligraficznych oraz dostępności materiałów. Wszystkie informacje związane z grafiką i przygotowaniem produkcji zostały zintegrowane w jednym narzędziu.
• Przekazywanie danych do innych działów: Aplikacje zaczęły zasilać pozostałe obszary organizacji – obsługę klienta, planowanie, produkcję oraz procesy związane z rozliczaniem produkcji. Qalcwise stał się centralnym źródłem informacji o każdym wdrożeniu.

Spółka spożywcza

• System projektów wdrożeniowych: Stworzono system wspierający prowadzenie projektów wdrożeniowych, dostosowany do specyfiki produkcyjnej spółki spożywczej i oparty m.in. na danych związanych z dostępnością komponentów wykorzystywanych w procesie produkcji.
• Integracja z danymi spółki produkcyjnej: Procesy wdrożeniowe wykorzystywały dane pochodzące z systemów spółki produkcyjnej. Zgłoszenie nowego projektu odbywało się bezpośrednio w aplikacji, bez potrzeby ręcznego przekazywania informacji pomiędzy zespołami.
• System wycen: Powstał rozbudowany system wyceny produktów, który skrócił czas przygotowania ofert z 2–3 tygodni do nawet jednego dnia. Dzięki integracji z danymi produkcyjnymi oraz mechanizmom walidacji system automatycznie kontrolował zgodność kluczowych parametrów.
• Automatyzacja tworzenia zapotrzebowania: Na bazie wycen generowane były zapotrzebowania produkcyjne. Wcześniej proces opierał się na plikach Excel i ręcznym przepisywaniu danych, co generowało błędy i opóźnienia.
• System reklamacyjny i obsługi zwrotów: W spółce spożywczej obsługiwano również reklamacje konsumenckie oraz zwroty logistyczne. Qalcwise usprawnił ich rejestrację, analizę oraz komunikację pomiędzy zaangażowanymi działami.

Rozszerzenie rozwiązania o kolejne obszary

• Wyrób gotowy i integracja z SAP: Dane gromadzone w Qalcwise zaczęły być wykorzystywane w procesie przygotowania wyrobów gotowych i zasilały system ERP, co pozwoliło wyeliminować konieczność powielania informacji w różnych narzędziach.
• CRM zbudowany na bazie istniejących danych: Ponieważ w systemie znajdowały się już dane o projektach, produktach oraz historii współpracy, uzupełnienie ich o informacje o klientach i leadach umożliwiło stworzenie praktycznego, spójnego CRM-u.
• Narzędzia wspomagające pracę operacyjną: Dodatkowe moduły porządkowały komunikację operacyjną i automatycznie wiązały notatki, ustalenia oraz decyzje z odpowiednimi produktami, projektami i procesami.

Qalcwise stał się centralną platformą wspierającą kluczowe procesy w części produkcyjnej i spożywczej, od projektów graficznych, przez wdrożenia i wyceny, po reklamacje oraz integrację z SAP. Co najważniejsze, większość rozwiązań rozwijana jest samodzielnie przez zespoły klienta, co umożliwia szybką reakcję i bieżące dostosowywanie procesów do potrzeb biznesowych.

Korzyści, jakie dzięki Qalcwise zyskał klient

Rozwój aplikacji Qalcwise stopniowo poprawiał jakość pracy, umożliwiając szybsze działanie, lepszą organizację informacji i pełną kontrolę nad procesami.

Najważniejsze korzyści

• Zwiększona efektywność pracy i lepsza organizacja procesów: Dzięki centralizacji danych i automatyzacji rutynowych zadań zespoły mogą działać szybciej, eliminując manualne czynności i ograniczając ryzyko błędów.
• Większa przejrzystość i dostęp do aktualnych informacji: Dane projektowe, wdrożeniowe i produkcyjne stały się dostępne w jednym miejscu, co usprawniło komunikację między działami i zapewniło spójność informacji.
• Samodzielne rozwijanie aplikacji i szybkie reagowanie na zmiany: Organizacja może modyfikować procesy bez konieczności angażowania programistów. To pozwala zespołom pracować zwinnie i natychmiast wdrażać potrzebne usprawnienia.
• Wzmocniona współpraca między spółkami w grupie: Integracja danych umożliwiła sprawniejszą realizację procesów wdrożeniowych, lepsze planowanie i bardziej przewidywalną obsługę klientów.

Dodawaliśmy kolejne funkcjonalności, łączyliśmy etapy, integrowaliśmy procesy i w pewnym momencie wszystko zaczęło nam działać jako jedna całość. To była tak duża zmiana, po prostu pracowało nam się wygodniej.
Przedstawiciel zespołu odpowiedzialnego za cyfryzację, klient Qalcwise

Qalcwise stał się dla organizacji platformą, która łączy procesy, porządkuje informacje i umożliwia szybkie wprowadzanie zmian. Dzięki temu spółki mogą pracować sprawniej, efektywniej i w sposób, który wspiera dalszy rozwój biznesu.

Współpraca z Qalcwise

Współpraca między zespołami spółek a Qalcwise od początku opierała się na partnerskim podejściu, otwartości i elastyczności. Klient podkreśla, że mógł liczyć nie tylko na wsparcie techniczne, ale również na merytoryczną wymianę doświadczeń, która pomagała w rozwijaniu kolejnych obszarów systemu. Dzięki temu Qalcwise stał się dla organizacji nie tylko dostawcą technologii, ale realnym partnerem w transformacji procesów.

Oceniam współpracę wzorcowo, nie mam zastrzeżeń. Wymieniamy się doświadczeniami.
Przedstawiciel zespołu odpowiedzialnego za cyfryzację, klient Qalcwise

Takie podejście pozwoliło klientowi rozwijać system w sposób zgodny z potrzebami biznesu, z poczuciem pełnego wsparcia i zrozumienia.

Wdrażanie Qalcwise przebiegało etapami – każde nowe usprawnienie wynikało z realnych potrzeb operacyjnych i szybko pokazywało swoją wartość. Wdrożenie Qalcwise stało się istotnym elementem transformacji procesów w obu organizacjach.

Platforma umożliwiła uporządkowanie informacji, automatyzację kluczowych działań oraz stworzenie spójnego środowiska pracy obejmującego wiele obszarów organizacji.

Dzięki elastyczności i możliwości samodzielnego rozwoju rozwiązań Qalcwise pozostaje narzędziem, które rośnie wraz z organizacją i wspiera jej kolejne etapy rozwoju, konsekwentnie towarzysząc zespołom, które stawiają na nowoczesność i świadome zarządzanie procesami.

Wypróbuj bezpłatnie naszą platformę! Chcesz dowiedzieć się, czy nasze rozwiązania dostosują się do Twojej firmy? Umów się z nami na demo.