Czy można wdrożyć sztuczną inteligencję w procesach finansowych w 2 dni? MCPP Poland udowadnia, że tak! Zobacz, jak przejść od tradycyjnego obiegu dokumentów do inteligentnej automatyzacji procesów biznesowych.

Wprowadzenie

MCPP Poland to polski oddział Mitsubishi Chemical Group – światowego giganta w branży chemicznej. Firma dostarcza zaawansowane specjalistyczne polimery dla przemysłu motoryzacyjnego, budowlanego, medycznego i związanego z opakowaniami. Dzięki połączeniu zasobów globalnej korporacji z wiedzą i doświadczeniem lokalnego zespołu, MCPP Poland jest niezawodnym partnerem dla najbardziej wymagających klientów.

Problemy związane z tradycyjnym obiegiem dokumentów finansowych

Przed wdrożeniem Qalcwise MCPP Poland borykało się z typowymi wyzwaniami firm operujących na tradycyjnym, papierowym obiegu dokumentów.

• Papierowy obieg faktur: Dokumenty przekazywane były między działami w sposób fizyczny. Każda faktura wymagała ręcznego opisania i osobistej akceptacji, co znacząco wydłużało czas przetwarzania i zwiększało ryzyko wystąpienia błędów.
• Utrata kontroli nad dokumentami: Brak centralnego systemu skutkował sytuacjami, w których faktury zalegały na różnych etapach procesu bez jasnej informacji o ich aktualnym statusie. Identyfikacja gdzie znajduje się dokument i osoby odpowiedzialnej za kolejny krok wymagała dodatkowego czasu.
• Ograniczona widoczność procesu zakupowego: Zamówienia rejestrowane poza głównym systemem ERP tworzyły równoległy obieg informacji. W momencie otrzymania faktury trudno było szybko zweryfikować historię zamówienia i proces jego autoryzacji.
• Brak możliwości monitorowania w czasie rzeczywistym: Bez narzędzi cyfrowych niemożliwe było bieżące śledzenie statusu dokumentów. Pracownicy poświęcali czas na ustalanie, na jakim etapie znajduje się dane zapotrzebowanie czy faktura.

Jak Qalcwise usprawnia procesy finansowe w MCPP Poland?

MCPP Poland rozpoczęło współpracę z Qalcwise 5 lat temu. Z czasem zakres wykorzystania systemu ewoluował – od podstawowej digitalizacji po zaawansowane rozwiązania.

• Elektroniczny obieg faktur: Qalcwise umożliwia pełne zarządzanie cyklem życia faktury – od momentu wprowadzenia do systemu, przez weryfikację merytoryczną i akceptację, aż po przekazanie do księgowania. Każdy etap jest dokumentowany, a postęp prac można monitorować na bieżąco.
• Inteligentne przypisywanie dokumentów: System zapamiętuje, która osoba odpowiada za faktury od konkretnych dostawców. Przy kolejnych dokumentach Qalcwise automatycznie proponuje odpowiedzialnego pracownika, co redukuje ilość powtarzalnych czynności i przyspiesza proces.
• OCR i sztuczna inteligencja do odczytu faktur: Najnowsze wdrożenie to moduł wykorzystujący sztuczną inteligencję do automatycznego rozpoznawania treści faktur. System odczytuje kluczowe dane, eliminując konieczność ręcznego wprowadzania danych i znacząco przyspieszając proces.
• Zarządzanie zapotrzebowaniem: Qalcwise obsługuje proces tworzenia i akceptacji zapotrzebowań. Po zatwierdzeniu w systemie zapotrzebowanie trafia do pracownika działu zakupów, który na jego podstawie generuje formalne zamówienie w systemie SAP.

Sztuczna inteligencja w obiegu faktur – wdrożenie OCR

Najnowszym etapem cyfryzacji w MCPP Poland było wdrożenie modułu sztucznej inteligencji do automatycznego rozpoznawania faktur. Implementacja technologii OCR zajęła zaledwie 2 dni, co pokazuje, jak sprawnie można rozszerzyć istniejący system o zaawansowane funkcjonalności. Moduł pobiera dane z faktur i automatycznie je odczytuje, eliminując konieczność ręcznego wprowadzania informacji do systemu.

Zastosowanie technologii OCR znacząco usprawnia proces wprowadzania faktur — jest zauważalnie szybciej i bardziej efektywnie.
Piotr Krawczyk, Site Manager, MCPP Poland

Wdrożenie AI to dopiero początek planowanych udoskonaleń.

Efekty automatyzacji procesów finansowych

Wdrożenie Qalcwise przyniosło MCPP Poland wymierne korzyści w codziennej pracy.

• Eliminacja papieru i fizycznego obiegu dokumentów: Dokumenty nie muszą już krążyć fizycznie między działami. Cyfrowy obieg wyeliminował problem ginących, a także konieczność ręcznego opisywania dokumentów.
• Przyspieszenie przetwarzania dokumentów: Automatyczne rozpoznawanie treści dzięki OCR znacząco skróciło czas wprowadzania danych do systemu. Pracownicy nie muszą już ręcznie przepisywać informacji, a to eliminuje ryzyko błędów i pozwala skupić się na merytorycznej weryfikacji.
• Redukcja powtarzalnych czynności: System zapamiętuje przypisania dokumentów do odpowiedzialnych osób. To pozwala uniknąć wielokrotnego wprowadzania tych samych informacji i automatyzuje rutynowe decyzje w procesie.
• Pełna kontrola i przejrzystość: Cyfrowy system zapewnia widoczność statusu każdego dokumentu w czasie rzeczywistym. Łatwo ustalić, na jakim etapie znajduje się dany dokument i kto za niego odpowiada.

Współpraca z Qalcwise

Jednym z kluczowych czynników sukcesu wdrożenia jest jakość współpracy między dostawcą a klientem. W przypadku MCPP Poland relacja z Qalcwise opiera się na szybkiej komunikacji i sprawnej realizacji zgłaszanych potrzeb.

Nie mam żadnych zastrzeżeń — każde zapytanie spotyka się z szybką odpowiedzią. Nie zdarza się, by jakiś temat pozostawał długo bez reakcji. Wszelkie zmiany są wdrażane sprawnie i bez opóźnień. Współpraca przebiega bardzo pozytywnie.
Piotr Krawczyk, Site Manager, MCPP Poland

Firma docenia przede wszystkim responsywność zespołu Qalcwise – każde zapytanie otrzymuje szybką odpowiedź, a zmiany w systemie są wdrażane bez zbędnych opóźnień.

Efekty wdrożenia w liczbach

Wdrożenie Qalcwise w MCPP Poland rozpoczęło się 5 lat temu i do dziś system stale ewoluuje, dostosowując się do zmieniających się potrzeb organizacji. Pierwsze trzy aplikacje – obieg faktur, zapotrzebowania i zamówienia – zostały wdrożone w zaledwie 3 tygodnie. Najnowszy moduł AI z technologią OCR został zaimplementowany w rekordowym czasie 2 dni.

Aktualna skala wykorzystania:

• około 30 użytkowników pracujących z systemem na co dzień,
• do 500 faktur przetwarzanych miesięcznie.

MCCP Poland konsekwentnie rozwija zakres automatyzacji. Kolejnym krokiem będzie integracja z systemem KSeF. Firma ma także w planach wdrożenie rozwiązania, które automatycznie będzie łączyć się ze skrzynką e-mail, by obieg faktur już na tym etapie był zautomatyzowany i odbywał się bez ingerencji użytkownika. MCPP Poland dowodzi, że automatyzacja procesów finansowych to droga, która przynosi wymierne efekty, a systematyczne wdrażanie kolejnych usprawnień pozwala organizacji pozostać na czele cyfrowej transformacji.

Wypróbuj bezpłatnie naszą platformę! Chcesz dowiedzieć się, czy nasze rozwiązania dostosują się do Twojej firmy? Umów się z nami na demo.