Od papieru do AI: cyfrowa transformacja procesów finansowych w MCPP Poland

Wprowadzenie

MCPP Poland to polski oddział Mitsubishi Chemical Group — światowego giganta w branży chemicznej. Firma dostarcza zaawansowane specjalistyczne polimery dla przemysłu motoryzacyjnego, budowlanego, medycznego i związanego z opakowaniami.

Dzięki połączeniu zasobów globalnej korporacji z wiedzą i doświadczeniem lokalnego zespołu, MCPP Poland jest niezawodnym partnerem dla najbardziej wymagających klientów.

Problemy związane z tradycyjnym obiegiem dokumentów finansowych

Przed wdrożeniem Qalcwise MCPP Poland borykała się z typowymi wyzwaniami firm operujących na tradycyjnym, papierowym obiegu dokumentów:

Papierowy obieg faktur

Dokumenty przekazywane były między działami w sposób fizyczny. Każda faktura wymagała ręcznego opisania i osobistej akceptacji, co znacząco wydłużało czas przetwarzania i zwiększało ryzyko wystąpienia błędów.

Utrata kontroli nad dokumentami

Brak centralnego systemu skutkował sytuacjami, w których faktury zalegały na różnych etapach procesu bez jasnej informacji o ich aktualnym statusie. Identyfikacja gdzie znajduje się dokument i osoby odpowiedzialnej za kolejny krok wymagała dodatkowego czasu.

Ograniczona widoczność procesu zakupowego

Zamówienia rejestrowane poza głównym systemem ERP tworzyły równoległy obieg informacji. W momencie otrzymania faktury trudno było szybko zweryfikować historię zamówienia i proces jego autoryzacji.

Brak monitorowania w czasie rzeczywistym

Bez narzędzi cyfrowych niemożliwe było bieżące śledzenie statusu dokumentów. Pracownicy poświęcali czas na ustalanie, na jakim etapie znajduje się dane zapotrzebowanie czy faktura.

Jak Qalcwise usprawnia procesy finansowe w MCPP Poland?

MCPP Poland rozpoczęło współpracę z Qalcwise 5 lat temu. Z czasem zakres wykorzystania systemu ewoluował – od podstawowej digitalizacji po zaawansowane rozwiązania.

Elektroniczny obieg faktur

Qalcwise umożliwia pełne zarządzanie cyklem życia faktury – od momentu wprowadzenia do systemu, przez weryfikację merytoryczną i akceptację, aż po przekazanie do księgowania. Każdy etap jest dokumentowany, a postęp prac można monitorować na bieżąco.

Inteligentne przypisywanie dokumentów

System zapamiętuje, która osoba odpowiada za faktury od konkretnych dostawców. Przy kolejnych dokumentach Qalcwise automatycznie proponuje odpowiedzialnego pracownika, co redukuje ilość powtarzalnych czynności i przyspiesza proces.

OCR i sztuczna inteligencja do odczytu faktur

Najnowsze wdrożenie to moduł wykorzystujący sztuczną inteligencję do automatycznego rozpoznawania treści faktur. System odczytuje kluczowe dane, eliminując konieczność ręcznego wprowadzania danych i znacząco przyspieszając proces.

Zarządzanie zapotrzebowaniem

Qalcwise obsługuje proces tworzenia i akceptacji zapotrzebowań. Po zatwierdzeniu w systemie zapotrzebowanie trafia do pracownika działu zakupów, który na jego podstawie generuje formalne zamówienie w systemie SAP.

Sztuczna inteligencja w obiegu faktur – wdrożenie OCR

Najnowszym etapem cyfryzacji w MCPP Poland było wdrożenie modułu sztucznej inteligencji do automatycznego rozpoznawania faktur. Implementacja technologii OCR zajęła zaledwie 2 dni, co pokazuje, jak sprawnie można rozszerzyć istniejący system o zaawansowane funkcjonalności. Moduł pobiera dane z faktur i automatycznie je odczytuje, eliminując konieczność ręcznego wprowadzania informacji do systemu.

"

Zastosowanie technologii OCR znacząco usprawnia proces wprowadzania faktur — jest zauważalnie szybciej i bardziej efektywnie.

Piotr Krawczyk Site Manager, MCPP Poland

2 dni

Wdrożenie AI w technologii OCR

Implementacja modułu sztucznej inteligencji do rozpoznawania faktur zajęła zaledwie 2 dni. Moduł automatycznie odczytuje kluczowe dane, eliminując ręczne wprowadzanie informacji.

Efekty automatyzacji procesów finansowych

Wdrożenie Qalcwise przyniosło MCPP Poland wymierne korzyści w codziennej pracy.

Eliminacja papieru i fizycznego obiegu dokumentów
Dokumenty nie muszą już krążyć fizycznie między działami. Cyfrowy obieg wyeliminował problem ginących, a także konieczność ręcznego opisywania dokumentów.
Przyspieszenie przetwarzania dokumentów
Automatyczne rozpoznawanie treści dzięki OCR znacząco skróciło czas wprowadzania danych do systemu. Pracownicy nie muszą już ręcznie przepisywać informacji, a to eliminuje ryzyko błędów i pozwala skupić się na merytorycznej weryfikacji.
Redukcja powtarzalnych czynności
System zapamiętuje przypisania dokumentów do odpowiedzialnych osób. To pozwala uniknąć wielokrotnego wprowadzania tych samych informacji i automatyzuje rutynowe decyzje w procesie.
Pełna kontrola i przejrzystość
Cyfrowy system zapewnia widoczność statusu każdego dokumentu w czasie rzeczywistym. Łatwo ustalić, na jakim etapie znajduje się dany dokument i kto za niego odpowiada.

Współpraca z Qalcwise

Jednym z kluczowych czynników sukcesu wdrożenia jest jakość współpracy między dostawcą a klientem. W przypadku MCPP Poland relacja z Qalcwise opiera się na szybkiej komunikacji i sprawnej realizacji zgłaszanych potrzeb.

"

Nie mam żadnych zastrzeżeń — każde zapytanie spotyka się z szybką odpowiedzią. Nie zdarza się, by jakiś temat pozostawał długo bez reakcji. Wszelkie zmiany są wdrażane sprawnie i bez opóźnień. Współpraca przebiega bardzo pozytywnie.

Piotr Krawczyk Site Manager, MCPP Poland

Firma docenia przede wszystkim responsywność zespołu Qalcwise – każde zapytanie otrzymuje szybką odpowiedź, a zmiany w systemie są wdrażane bez zbędnych opóźnień.

MCCP Poland konsekwentnie rozwija zakres automatyzacji. Kolejnym krokiem będzie integracja z systemem KSeF. Firma ma także w planach wdrożenie rozwiązania, które automatycznie będzie łączyć się ze skrzynką e-mail, by obieg faktur już na tym etapie był zautomatyzowany i odbywał się bez ingerencji użytkownika. MCPP Poland dowodzi, że automatyzacja procesów finansowych to droga, która przynosi wymierne efekty, a systematyczne wdrażanie kolejnych usprawnień pozwala organizacji pozostać na czele cyfrowej transformacji.