automatyzacja procesów biznesowych
Obieg korespondencji
Automatyzacja
Zacznij od zaraz
Korespondencja to nierozerwalny element funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa.
Czytaj więcej
Obieg korespondencji
Ta aplikacja możliwia pełną automatyzację procesów korespondencji w firmie. Służy do rejestracji oraz wysyłki (często masowej) dokumentów przychodzących i wychodzących, przepływających przez dane przedsiębiorstwo. Korzystają z niej chętnie pracownicy Sekretariatu oraz działu Administracji. Nic dziwnego – zautomatyzowanie obiegu korespondencji w firmie wyraźnie usprawnia pracę pracowników kancelarii i innych firm.
Aplikacja do obiegu dokumentów pozwala zapisywać informacje dotyczące danego dokumentu. System daje możliwość szybkiego przesyłania lub przekazania otrzymanej korespondencji do adresata (osób odpowiedzialnych czy powiązanych ze sprawą). Odbiorca dokumentu potwierdza odbiór korespondencji, a także otrzymuje przypomnienia przed upływem terminu na odpowiedź. Duże znaczenie ma możliwość kategoryzowania pism za pomocą opisujących TAG-ów, dodawania bieżących komentarzy i załączników oraz archiwizacja (w elektronicznym repozytorium).
Aplikacja do obiegu dokumentów to odpowiedź na ciągły postęp technologii informatycznych, wpływających na automatyzację procesów biznesowych. Qalcwise daje opcję, którą nie sposób zignorować!
Chcesz wiedzieć jak elektroniczny obieg dokumentów usprawni pracę w Twojej firmie?
Automatyzacja
Czego możesz oczekiwać
od aplikacji do obiegu korespondencji?
Korzyści
Sprawne i dokładne zarządzanie korespondencją w firmie
Zarządzanie korespondencją w firmach, których obieg dokumentów przebiega ręcznie, manualnie, to nie lada wyzwanie. Nie da się wtedy uniknąć błędów i ludzkich pomyłek. Nasza aplikacja no-code pozwala na pełne zautomatyzowanie obiegu korespondencji w Twoim przedsiębiorstwie. Zarządzanie dokumentami nigdy nie było tak szybkie i bezbłędne.
Opisana i skategoryzowana korespondencja firmowa
Wszystkie dokumenty w aplikacji no-code zostały opisane i skategoryzowane. Znajdują się w repozytorium – są tam bezpieczne. To wszystko pozwoli uniknąć niefortunnej sytuacji, kiedy któreś pismo zgubiło się lub uległo zniszczeniu (analogowo lub wirtualnie), a firma nie ma kopii zapasowej. To wielka zaleta.
Łatwy dostęp każdego pracownika do upoważnionych dokumentów
Kategoryzacja korespondencji wychodzącej i przychodzącej pozwala na łatwy dostęp (przez każdego pracownika) do wglądu w spis wszystkich dotyczących go pism. Aplikacja no-code gwarantuje przejrzysty sposób przydzielania osób odpowiedzialnych do swoich dokumentów. Nie obawiaj się, nieuprawnione osoby nie mogą zobaczyć Twoich pism.
Regularne przypomnienia e-mail
Ludzie bywają zapominalscy i zabiegani. Nie ma w tym nic złego. Tworząc naszą aplikację no-code, pomyśleliśmy również o takich osobach. Każda persona przydzielona do danego dokumentu otrzymuje przypomnienia e-mailem przed upływem czasu na odpowiedź. Terminowość każdego pracownika to zwiększenie efektywności w firmie.
Łatwy sposób archiwizacji
Archiwizacja jest procesem umożliwiającym trwałe, wieloletnie przechowywanie dokumentów. Obowiązek jej prowadzenie wynika nie tylko z wygody, ale i aspektu prawnego, ekologicznego czy bezpieczeństwa. Nasza aplikacja no-code pozwala w łatwy i sprawny sposób zarchiwizować korespondencję i inne pisma.
Sprawdź jak inni wdrażali Elektroniczny Obieg Dokumentów qalcwise
Casestudy
No-code/low-code application platforms will be responsible for
more than 65% of all app dev activity by 2024.
Are you ready to change the way you do digital?
Funkcje aplikacji zarządzania
obiegiem korespondencji to:
Automatyzacja
Dodawanie załączników
Feedback jest istotny w każdej branży, m.in. powiązany z IT, marketingiem, reklamą, produkcjami maszyn. Nasza aplikacja no-code pozwala przedstawić własne pomysły, korekty i wnioski w postaci komentarzy. Korespondencję można również wzbogacić załącznikami, które dodaje się szybko i bezproblemowo.
Dodawanie i rejestrowanie bieżących komentarzy
Kiedy projekt rozwija się dynamicznie, komunikacja staje się kluczem. Nasza aplikacja umożliwia bieżące dodawanie i rejestrowanie komentarzy, dzięki czemu każdy członek zespołu może na bieżąco śledzić postępy i uwagi.
Kategoryzowanie dokumentów
Tworząc naszą aplikację no-code, mieliśmy na uwadze podniesienie efektywności firm. Właściwa kategoryzacja i etykietowanie dokumentów umożliwi ich szybkie wyszukiwanie. Korespondencja wychodząca i przychodząca jest podzielona na za pomocą opisujących TAG-ów. Praca i odnalezienie właściwego pisma to bułka z masłem.
Przydzielanie edytorów i czytelników dokumentu
Odpowiednia kontrola dostępu do informacji jest fundamentem zarządzania danymi w organizacji. Nasza aplikacja do obiegu korespondencji pozwala na precyzyjne przydzielanie ról – edytorów, którzy mają prawo modyfikować dokument, oraz czytelników, którzy mogą go jedynie przeglądać. Dbaj o bezpieczeństwo i efektywność pracy!
Zapisywanie bieżącego statusu
W dynamicznym świecie biznesu ważne jest, aby być na bieżąco z postępami prac. Nasza aplikacja no-code umożliwia zapisywanie bieżącego statusu projektu czy zadania, co pozwala na efektywną komunikację i monitorowanie postępów w czasie rzeczywistym.
Archiwizowanie dokumentów
Zautomatyzowana archiwizacja pism ma wiele zalet – sprzyjamy ochronie środowiska, nie niszcząc dokumentów (aspekt ekologiczny); informacje ściśle tajne lądują w odpowiednim miejscu (aspekt bezpieczeństwa); prawo nakazuje przechowywać dokumentu przez określoną liczbę lat (aspekt prawny). Nasza aplikacja no-code archiwizuje bezbłędnie.
Oznaczenie pól wymaganych do wypełnienia
Jasność i przejrzystość w procesie wypełniania formularzy to klucz do efektywności. Nasza aplikacja no-code podkreśla pola wymagane do wypełnienia, co przyspiesza proces i minimalizuje ryzyko pominięcia ważnych informacji. Prosty i intuicyjny interfejs sprawia, że zarządzanie danymi jest łatwiejsze i bardziej efektywne.
Walidacje sprawdzające poprawność wypełnienia formularza
Błędy w danych mogą prowadzić do poważnych problemów. Nasza aplikacja no-code zawiera wbudowane walidacje, które w czasie rzeczywistym sprawdzają poprawność wypełnienia formularza. Dzięki temu masz pewność, że gromadzone informacje są dokładne i wiarygodne.
Notyfikacje mailowe do osób przydzielonych do dokumentu, przypomnienia przed upływem terminu na odpowiedź
Korespondencja opiera się na wymianie wiadomości, nie na jednostronnej relacji. Brak zgrania w czasie (spóźnione lub brak odpowiedzi) może spowodować przestój w określonych działach, co wpłynie pośrednio na efektywność i wydajność firmy. Przypomnienia od naszej aplikacji no-code pozwolą każdej stronie działać terminowo.
Statystyki pokazujące czas procesowania dokumentu na poszczególnych etapach / u poszczególnych osób
Zainteresowane osoby mają wgląd w statystyki ukazujące czas procesowania dokumentu na poszczególnych etapach lub u konkretnych osób. Wiadomo zatem, jaki jest status realizacji danego zadania oraz czy któraś ze stron nie była terminowa. Ta funkcjonalność dotyczy tylko wersji Enterprise w naszej aplikacji no-code.
Aplikacja raportowa zestawiająca dokumenty, umożliwiająca filtrowanie i grupowanie, statystyki
Prowadzenie raportów pomaga podsumować dotychczasowe działania oraz przestawić krótkie zestawienie projektów. Aplikacja raportowa, będąca częścią aplikacji do obiegu korespondencji, umożliwia filtrowanie i grupowanie dokumentów, a także zaprezentowanie statystyk. Zestawia ze sobą poszczególne pisma. Tylko w Enterprise.
Ustawianie pól wymaganych w formularzu
Precyzyjna konfiguracja formularzy to podstawa skutecznej komunikacji i zbierania danych. Nasza aplikacja no-code umożliwia indywidualne ustawienie pól wymaganych w formularzu, dzięki czemu możesz dostosować go do konkretnych potrzeb projektu lub działu. Ta funkcja gwarantuje, że nie zostaną pominięte kluczowe informacje. Opcja dostępna jest w wersji Enterprise.
Plan podstawowy
Plan enterprise
Pełna elastyczność procesów
Rozwiązania budowane od podstaw
