Zarządzanie procesami kadrowo-administracyjnymi w różnych, nieujednoliconych systemach i przy użyciu papierowych dokumentów może być wyzwaniem. Brak spójności i ograniczone raportowanie utrudniają efektywne kierowanie. Z takimi problemami mierzyła się firma PSE Innowacje. Dzięki platformie Qalcwise zdobyła profesjonalną aplikację HRowo-administracyjną, która skutecznie eliminuje problemy z zarządzaniem, łączy w sobie wszystkie procesy kadrowe. Jak do tego doszło? Poznaj efektywne rozwiązanie od Qalcwise.  

O firmie PSE Innowacje

Firma PSE Innowacje świadczy usługi z zakresu badań, analiz, nowych technologii i rozwiązań informatycznych w systemie elektroenergetycznym. Najważniejszym celem spółki jest świadczenie najwyższej jakości usług, jednocześnie szybko reagując na doraźne potrzeby klientów.

Jakie wyzwania stały przed Qalcwise?

Firma PSE Innowacje zwróciła się do Qalcwise z prośbą o stworzenie wygodnej platformy HRowo-administracyjnej – do obsługi pracowników w kilku lokalizacjach. Profesjonalne rozwiązanie miało na celu przenieść wszystkie procesy biznesowe do jednego, spójnego systemu. Przedsiębiorstwo podkreślało także konieczność łatwej i szybkiej obsługi programu.

Zleceniem zajął się zespół eNovem, który stworzył dedykowane aplikacje na platformie Qalcwise. Zadanie nie należało do prostych. Dotychczas firma PSE Innowacje zmagała się z różnymi procesami administracyjnymi i HR (np. zarządzanie urlopami, delegacjami). Panował chaos – przedsiębiorstwo miało trzy lokalizacje, a w każdej inny system informatyczny. Obieg dokumentów był utrudniony – papierowe formularze krążyły między kilkoma siedzibami, co zabierało cenny czas. Pracownicy kadr skarżyli się także na wadliwy system do zarządzania urlopami – program nie spełniał oczekiwań, zapewniał bardzo ograniczone raportowanie.

Zespół eNovem przy tworzeniu platformy HRowo-administracyjnej postawił na kilka funkcjonalności. Priorytetem było wprowadzenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów, którego istotne cele to eliminacja papierowych formularzy, ograniczenie manualnej obsługi systemu, zmniejszenie liczby przesyłanych e-maili. Nowa aplikacja miała być transparentna. Specjaliści zwrócili uwagę na potrzebę eliminacji pomyłek (jak najwięcej), przyspieszenie i ułatwienie codziennej pracy, uproszczenie komunikacji między działami (a także siedzibami). Platforma Qalcwise pozwalała na pełną customizację rozwiązania.

Jakie rozwiązanie znaleźliśmy?

Platforma Qalcwise, wykorzystująca technologię no-code, okazała się idealną odpowiedzią na oczekiwania firmy PSE Innowacje. Zespół eNovem wykonał tytaniczną robotę – program był gotowy zaledwie w dwa miesiące. Platformę HRowo-administracyjną tworzył szereg zintegrowanych aplikacji, obsługujących takie procesy, jak: rekrutacja i onboarding, zarządzanie urlopami, harmonogramowanie i ewidencja czasu pracy.

Zarówno pracownicy, jak i zarząd wiele zyskali z nowego systemu. Program umożliwił zintegrowanie różnych procesów w jednym spójnym środowisku. Pracownicy otrzymali intuicyjne i wydajne narzędzie pracy. Weźmy jako przykład logowanie: za pomocą SSO zatrudnienie widzieli tablicę, z której poziomu mogli zarządzać swoimi zadaniami czy dokumentami, do których mieli uprawnienia. Przełożeni (kadra zarządzająca) zyskali natomiast dostęp do wszystkich danych w jednym miejscu. Od tej pory generowanie raportów na żądanie było drobnostką.

Nowy system pomógł firmie PSE Innowacje zoptymalizować w przedsiębiorstwie istotne procesy kadrowe i administracyjne. Wszystkie powiązane aplikacje zostały wdrożone w pierwszych tygodniach pandemii. Firma zyskała na tym, ponieważ przystosowała się do pracy zdalnej – nie pojawił się zastój, z jakim zmagało się wiele innych organizacji. Warto pamiętać, że elastyczna platforma Qalcwise daje możliwość późniejszych modyfikacji i udoskonaleń w zaprojektowanym programie. Daje to firmie dużą wolność.  

Jakie są rezultaty rozwiązania?

Rezultaty działań Qalcwise okazały się bardzo pozytywne. Firma PSE Innowacje mogła od tej pory cieszyć się takimi funkcjonalnościami jak:

• digitalizacja i przyspieszenie obiegu dokumentów;
• ograniczenie potrzeby drukowania pism;
• eliminacja ręcznej obsługi procesów;
• skrócił się czas oczekiwania na akceptację wniosków;
• wzrosła też liczba tych wniosków, które zostały poprawnie wypełnionych przez pracowników (wykorzeniono niemal do zera błędy, jakie często pojawiały się przy ręcznym wprowadzaniu danych).

Firma PSE Innowacje mogła pochwalić się lepszą kontrolą i transparentnością wydatków. Szkolenia nowych pracowników trwały krócej, a ich merytoryka była na takim samym (jeśli nie lepszym) poziomie. Zatrudnieni byli ukontentowani z obsługi nowej aplikacji. Ich zadowolenie z pracy wzrosło zaskakująco wysoko. Działanie nowego systemu było tak intuicyjne, że wszyscy pracownicy chętnie korzystają z niego po dziś dzień.

Nie rozumiesz jeszcze wszystkiego? Czarna magia? O rozwiązaniu no-code oraz o tworzeniu prostej aplikacji czy nawet poważengo biznesowego rozwiązania bez użycia kodu dowiesz się tutaj.

Możesz też wypróbować bezpłatnie naszą platformę (nie wymagamy karty kredytowej) a jeśli chciałbyś dowiedzieć się, czy nasze rozwiązania dostosują się do Twojej firmy, zapraszamy do umówienia się na demo.