Plan budżetowy jest jednym najważniejszym narzędzi dla przedsiębiorstw, źródłem informacji o kondycji firmy, a także podstawą wielu kluczowych decyzji. Solidnie przygotowany budżet firmy identyfikuje dostępny kapitał, szacuje wydatki i przewiduje przychody. Mimo że budżetowanie jest procesem newralgicznym dla osiągnięcia zysków, w większości przedsiębiorstw nadal obsługiwany jest manualnie i w arkuszach kalkulacyjnych. Firmy korzystające z arkuszy kalkulacyjnych są w ogromnym stopniu narażone na nieprawidłowe kalkulacje. Prawie 90% arkuszy kalkulacyjnych zawiera błędy (1). Za niepoprawnymi wyliczeniami stoi zazwyczaj ludzka omylność, wystarczy jedna błędna dana, aby firma znalazła się w poważnych tarapatach. Takie błędy potrafią bowiem kosztować firmy miliardy. Istnieją jednak sposoby na zminimalizowanie ryzyka. Jednym z nich jest automatyzacja procesu budżetowania. Arkusze kalkulacyjne od lat wykorzystywane są jako narzędzie do planowania i analiz finansowych ze względu na swoje liczne zalety, łatwą obsługę i funkcjonalność. Jednak ich efektywność w procesie zarządzania zróżnicowanymi i licznymi danymi jest często niewystarczająca. Błędy zdarzają się nawet wyszkolonym i doświadczonym pracownikom, szczególnie, gdy muszą korzystać z wielu źródeł danych i wielu formuł. Niemal każdy użytkownik arkuszy doświadczył chociaż raz problemów z numeracją wersji i niepasującymi wynikami po wprowadzeniu zmian. Wystarczy wprowadzenie na początku procesu jednej niewłaściwej liczby lub skopiowanie błędnej formuły, aby cała kalkulacja była nieprawidłowa. Gotowe plany budżetowe zazwyczaj podlegają kontroli przełożonych i innych działów, jednak i tutaj może wedrzeć się błąd ludzki. Badania pokazują, że nawet najdokładniej przygotowane i sprawdzone arkusze kalkulacyjne zawierają błędy w minimum 1% formuł. Jednymi z najtrudniejszych do wykrycia błędów są też: brak uwzględnienia ważnych danych lub zły wzór lub algorytm. Tak lubiane przez ludzi biznesu narzędzie, jakim jest arkusz niestety ma na swoim koncie spektakularne wpadki. Głośno było na przykład o przypadku firmy budowlanej Emerson. Firma oszacowała wartość kontraktu na 3,7 miliona dolarów. Okazało się jednak, że jedna komórka w arkuszu kalkulacyjnym (zawierającym koszty prac elektrycznych) nie została uwzględniona i całkowity koszt był nieprawidłowy. Firma złożyła ofertę o 3 miliony dolarów niższą niż powinna. Takie błędy mogą skutkować nie tylko utratę kontraktu, ale co gorsza koniecznością realizacji nieopłacalnego projektu. Jeśli jesteś fanem horrorów to zapraszamy na stronę organizacji European Spreadsheet Risk Interest Group, gdzie znajdziesz bogatą listę takich przypadków. Większość z nich była spowodowana błędem ludzkim i można było ich całkowicie uniknąć. Arkusze kalkulacyjne były, są i pozostaną uniwersalnym językiem biznesu. Są proste w obsłudze i stwarzają wiele możliwości. Nie musisz z nich rezygnować, aby poprawić jakość swoich procesów analitycznych, planistycznych i finansowych. Warto jednak wybrać rozwiązanie pozbawione niedoskonałości popularnych programów kalkulacyjnych. Świadomość ograniczeń arkuszy oraz doskonała znajomość potrzeb działów finansowych doprowadziły twórców platformy Qalcwise do stworzenia zaawansowanej aplikacji biznesowej, która minimalizuje ryzyko pomyłek. Aplikacja do budżetowania opiera się na doświadczeniu arkuszy i ich intuicyjności, jednak zapewnia dużo bardziej rozwinięte i elastyczne funkcjonalności. Automatyzuje proces tworzenia i kontrolowania budżetu firmy, zapewniając pełną transparentność, bezpieczeństwo i integralność danych. Praca z aplikacją pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu – nie tylko przyspiesza zebranie budżetów z różnych działów i przygotowanie gotowego zestawienia, ale też umożliwia łatwe zarządzanie akceptacjami dzięki wbudowanemu Workflow. Dzięki zaszytym regułom Qalcwise eliminuje ryzyko błędów, nadpisania danych, nieprawidłowych formuł. Pozwala sprawdzić autora każdej zmiany i na bieżąco korygować pomyłki. Na tym wyższość aplikacji Qalcwise nad arkuszami się nie kończy. Już zatwierdzony budżet wymaga ciągłej kontroli i monitoringu. W aplikacji Qalcwise monitorowanie realizacji planu budżetowego jest wyjątkowo proste. Dzięki integracji z obiegiem zamówień i faktur możesz na bieżąco śledzić koszty, przychody i stopień ich realizacji. Dzięki centralizacji danych lepiej panujesz nad budżetem firmy i szybciej reagujesz na odchylenia. Do analizy danych nie potrzebujesz już zespołu analityków, dowolny raport, w dowolnym przekroju wygenerujesz od ręki. Dzięki ulepszonym formułom w Qalcwise możesz przeprowadzić zaawansowane analizy. Dokładność danych ma kluczowe znaczenie w przypadku ważnych decyzji biznesowych opartych na arkuszach kalkulacyjnych. Dlatego zastąp arkusze prostą i szybką aplikacją do budżetowania, która scentralizuje i zintegruje dane, wyeliminuje ryzyko błędów, usprawni współpracę między działami, ułatwi wgląd w najważniejsze informacje i podejmowanie decyzji. Obsługa aplikacji jest równie prosta co arkuszy, ale pozbawiona jego słabości. Aplikacja jest gotowa do użycia, wystarczy, że ją skonfigurujesz, a to zajmie Ci zaledwie kilka godzin.         Nie rozumiesz jeszcze wszystkiego? Czarna magia? O rozwiązaniu no-code oraz o tworzeniu prostej aplikacji czy nawet poważengo biznesowego rozwiązania bez użycia kodu dowiesz się tutaj. Możesz też wypróbować bezpłatnie naszą platformę (nie wymagamy karty kredytowej) a jeśli chciałbyś dowiedzieć się, czy nasze rozwiązania dostosują się do Twojej firmy, zapraszamy do umówienia się na demo.

(1) źródło: badanie University of Hawaii’s College of Business Administration