Firmy starają się tworzyć „biura bez papieru” i ograniczać jego zużycie nie tylko ze względu na troske o naszą planetę, ale również ze względów ekonomicznych. Łatwiej jednak powiedzieć niż zrobić. Ograniczanie papieru jest trudne głównie dlatego, że pracownicy są przyzwyczajeni do tradycyjnej dokumentacji. Na szczęście technologia i automatyzacja przychodzą z pomocą!

Czy wiesz, że same Stany Zjednoczone zużywają 30% (1) światowej produkcji papieru (a stanowią mniej niż 5% światowej populacji)? Za każdego dolara wydanego na wydrukowanie dokumentów firmy płacą kolejne 6$ (2) za ich obsługę i dystrybucję. Aż 84% firm, które wdrożyły politykę „bez papieru” odnotowały zwrot z inwestycji w mniej niż 18 miesięcy (3). Działy prawne i finansowe zużywają najwięcej papieru, a zaraz za nimi HR. A głównym powodem, dla którego firmy utknęły w papierze jest… brak inicjatyw zarządczych i przyzwyczajenie się do czytania tradycyjnej dokumentacji. Organizowanie pracy tak, abyś nie musiał drukować, nie jest łatwe, ale jest możliwe. Najważniejsze jest zapewnienie takiej wygodnej alternatywy, która sprawi, że nikt nie będzie chciał wrócić do papieru.

Jak aplikacje biznesowe zastępują papier

Dzięki aplikacjom biznesowym możesz zorganizować procesy biznesowe tak, aby papier nie był potrzebny. Nasi klienci z powodzeniem przenoszą ręcznie zarządzane procesy do aplikacji, tworząc biura całkowicie bez papieru (np. Wnioski o delegacje, sprawozdania finansowe, faktury, ankiety, dokumenty rozliczeniowe). Pracownicy szybko przekonują się, że praca bez papieru jest wygodniejsza – nie muszą ręcznie wprowadzać zmian, kopiować i wysyłać dokumentów pocztą elektroniczną. Wykonują wszystkie zadania w jednym miejscu, logując się na platformie Qalcwise za pośrednictwem przeglądarki lub telefonu.

Niewiele osób wie, że nie ma obowiązku przechowywania papierowych kopii. Istnieją dwa sposoby, aby się ich pozbyć. Pierwszy: w aplikacji ostatnim krokiem rozliczenia może być wygenerowanie podsumowania, np. PDF. Plik dostarczamy do działu finansowego wraz ze skanem oryginalnych dokumentów. Drugi sposób, z którego również korzystają firmy, to wystąpienie do właściwego Urzędu Skarbowego o opinię, czy na potrzeby kontroli wystarczy obraz dokumentu w formacie, w którym nie można wprowadzać w nim zmian. Najczęściej interpretacja jest pozytywna. Generalnie obydwa sposoby przyspieszają i czynią bardziej transparentnym i wygodnym cały proces rozliczania.

Korzystanie z aplikacji biznesowych w chmurze zmniejsza zużycie papieru, koszty i czas obsługi. Wszyscy pracownicy mogą online: dokonywać zmian w dokumentach, wypełniać formularze i wnioski, raportować wydatków poprzez skanowanie – a nie kserowanie rachunków. Aplikacje przyspieszają także czas oczekiwania na akceptację – obieg elektroniczny znacznie ułatwia przetwarzanie dokumentów. Aplikacje Qalcwise skracają obsługę procesów nawet o 90%!

Czy Twoja firma chce dołączyć do ruchu #paperless?

Wypróbój bezpłatnie naszą platformę (nie wymagamy karty kredytowej) a jeśli chciałbyś dowiedzieć się, czy nasze rozwiązania dostosują się do Twojej firmy, zapraszamy do umówienia się na demo.

Źródła:
(1) https://www.scientificamerican.com/article/american-consumption-habits/
(2) The InformIT Report
(3) AIIM Report