Generowanie dokumentów – co to jest?

Generowanie dokumentów to automatyczne tworzenie dokumentów przez system na podstawie szablonu i danych zapisanych w systemie, bez ręcznego wpisywania treści. Zamiast kopiować poprzednią umowę i poprawiać w niej nazwy, kwoty i daty, użytkownik wybiera szablon, a system uzupełnia go danymi ze sprawy, formularza lub innych aplikacji.

Dokument powstaje z tych samych informacji, które są już w procesie, więc nie trzeba ich przepisywać. Wszystkie dokumenty danego typu mają też jednolity wygląd i treść, niezależnie od tego, kto je przygotowuje.

Jak działa generowanie dokumentów?

Punktem wyjścia jest szablon, czyli dokument z ustaloną treścią i miejscami na zmienne, takie jak imię pracownika, nazwa kontrahenta, kwota czy data. Dane pochodzą z formularza wypełnionego przez użytkownika, z bazy danych w systemie lub z innych aplikacji, np. ERP, CRM czy systemu kadrowego. System wstawia je w odpowiednie miejsca i może przy tym dostosować treść do sytuacji: dodać dodatkowy zapis tylko w umowach powyżej określonej wartości albo rozbudować tabelę o kolejne pozycje zamówienia.

Gotowy dokument, najczęściej w formacie DOCX lub PDF, jest zapisywany w systemie przy danej sprawie. Można go od razu skierować do akceptacji, wysłać do podpisu elektronicznego albo przekazać drugiej stronie. Generowanie bywa jednym z kroków procesu: dokument powstaje automatycznie po zatwierdzeniu wniosku lub w momencie zmiany statusu sprawy.

Zbliżony mechanizm znają użytkownicy korespondencji seryjnej w edytorach tekstu. Różnica polega na tym, że w systemie generowanie jest częścią procesu: korzysta z danych z całego systemu, działa według reguł i pozostawia ślad w historii sprawy.

Jakie dokumenty można generować automatycznie?

Generowanie sprawdza się tam, gdzie ten sam typ dokumentu powstaje często, a poszczególne egzemplarze różnią się głównie danymi:

  • umowy i aneksy przygotowywane na podstawie wzorów,
  • dokumenty kadrowe, takie jak umowy o pracę, zaświadczenia czy świadectwa pracy,
  • oferty, zamówienia i potwierdzenia zamówień,
  • pisma i korespondencja do klientów lub pracowników,
  • raporty i zestawienia zawierające dane z systemu,
  • protokoły i inne dokumenty o stałej strukturze.