BPM (Business Process Management) – co to jest?
BPM (ang. Business Process Management, zarządzanie procesami biznesowymi) to podejście do zarządzania organizacją, w którym firma świadomie identyfikuje, opisuje, analizuje i stale doskonali swoje procesy. Punktem odniesienia jest cały proces, na przykład od zapytania klienta do wystawienia faktury, a nie pojedynczy dział czy zadanie. Dzięki temu procesy są przejrzyste, powtarzalne i podporządkowane celom firmy.
BPM jest metodyką, a nie oprogramowaniem. Często myli się je z systemami, które je wspierają, o czym mowa niżej.
Cykl życia procesu w BPM
BPM nie jest jednorazowym projektem, lecz cyklem, który się powtarza. Zwykle obejmuje kolejno:
- Identyfikację i modelowanie – ustalenie, jakie procesy działają w firmie, i opisanie ich przebiegu, najczęściej w formie diagramu w notacji BPMN.
- Analizę – sprawdzenie, gdzie proces się zatrzymuje, które kroki są zbędne i gdzie pojawiają się błędy.
- Wdrożenie – wprowadzenie usprawnień, często razem z automatyzacją wybranych kroków.
- Monitorowanie – pomiar czasu realizacji, obciążenia i jakości na podstawie danych z działającego procesu.
- Optymalizację – wprowadzanie zmian na podstawie wyników, po czym cykl zaczyna się od nowa.
Do czego służy BPM?
Po BPM sięgają zazwyczaj firmy, w których procesy przechodzą przez wiele działów i nikt nie widzi ich w całości, albo takie, które muszą wykazać zgodność z procedurami, np. podczas audytu lub certyfikacji jakości.
Typowy przykład to proces zakupowy, który trwa zbyt długo. Po jego zmapowaniu okazuje się, że wniosek przechodzi przez kilka akceptacji, z których część jest zbędna, a kolejność kroków powoduje przestoje. Uproszczenie procesu skraca czas realizacji, zanim jeszcze pojawi się jakiekolwiek oprogramowanie.
BPM daje też wspólny język. Procesy opisane w jednolity sposób są zrozumiałe zarówno dla biznesu, jak i dla IT, a dane z ich monitorowania stanowią podstawę do decyzji o dalszych zmianach.
BPM a BPMS i automatyzacja procesów
BPM to podejście i zestaw praktyk. BPMS (Business Process Management System) to oprogramowanie, które pomaga je realizować: umożliwia modelowanie procesów, ich uruchamianie, monitorowanie i wprowadzanie zmian. Automatyzacja procesów biznesowych to z kolei jedno z narzędzi stosowanych na etapie wdrożenia, w którym powtarzalne zadania przejmuje system.
BPM można stosować bez wyspecjalizowanego systemu, np. mapując i analizując procesy w warsztatach. W dłuższej perspektywie oprogramowanie ułatwia jednak utrzymanie procesów i śledzenie ich wyników.