Cyfryzacja procesów biznesowych – co to jest?
Cyfryzacja procesów biznesowych to przeniesienie realizacji procesów w firmie z papieru, maili i luźnych plików do środowiska cyfrowego. Dokumenty, dane, akceptacje i komunikacja są obsługiwane w systemach informatycznych, dzięki czemu informacje są dostępne w jednym miejscu, łatwe do wyszukania i przekazywania dalej.
Cyfryzacja jest zwykle pierwszym krokiem do dalszych usprawnień, bo porządkuje dane i przepływ informacji. Sama w sobie nie zmienia jednak logiki procesu. Zeskanowany dokument wysłany mailem do akceptacji nadal wymaga ręcznego przekazywania, tyle że w formie cyfrowej.
Na czym polega cyfryzacja procesów?
W praktyce oznacza ona zastąpienie tradycyjnych narzędzi ich cyfrowymi odpowiednikami. Papierowe dokumenty zastępuje się plikami elektronicznymi, a wymianę załączników mailem i arkuszy krążących między działami formularzami oraz wspólną bazą danych. Tam, gdzie dokumenty nadal wpływają w formie papierowej, stosuje się skanowanie i OCR, czyli automatyczny odczyt danych z obrazu. Podpisy odręczne zastępuje podpis elektroniczny, a akceptacje przenosi się do systemu, w którym zostaje ślad każdej decyzji.
Do typowych przykładów należą:
- wniosek urlopowy składany w formularzu elektronicznym zamiast na papierze,
- elektroniczna dokumentacja pracownicza zamiast segregatorów,
- umowy podpisywane elektronicznie,
- faktury obsługiwane w formie elektronicznej,
- zgłoszenia rejestrowane w systemie zamiast w arkuszu.
Co daje cyfryzacja procesów?
Cyfrowe dokumenty i dane można szybko odnaleźć, zamiast szukać ich w segregatorach lub skrzynkach mailowych, a dostęp do nich mają uprawnione osoby niezależnie od miejsca pracy. Maleje ryzyko zagubienia lub przypadkowej zmiany dokumentu, bo system zapisuje historię zmian i kontroluje uprawnienia. Dane zebrane w jednym miejscu są też podstawą do analiz, na przykład sprawdzenia, ile trwa akceptacja wniosków i na którym etapie się zatrzymują.
Cyfryzacja a pojęcia pokrewne
- Digitalizacja – w części źródeł oznacza samo przekształcenie informacji z postaci analogowej w cyfrową, np. zeskanowanie dokumentów. W praktyce oba terminy bywają używane zamiennie, więc warto sprawdzać, w jakim znaczeniu użyto ich w danym tekście.
- Automatyzacja procesów biznesowych – kolejny krok, w którym system nie tylko przechowuje dane, ale też samodzielnie wykonuje zadania i kieruje pracą według reguł.
- Transformacja cyfrowa – najszerszy zakres, obejmujący zmianę modelu działania całej organizacji, a nie tylko sposobu realizacji poszczególnych procesów.