Modelowanie procesów biznesowych – co to jest?

Modelowanie procesów biznesowych to opisywanie sposobu, w jaki w organizacji realizowane są procesy, w formie uporządkowanego modelu, najczęściej diagramu. Model pokazuje, jakie kroki składają się na proces, w jakiej kolejności są wykonywane, kto za nie odpowiada i jakie decyzje wpływają na dalszy przebieg. Dzięki temu proces, który dotąd istniał głównie w głowach pracowników i w nieformalnych nawykach, staje się czytelny dla wszystkich zainteresowanych.

Model jest uproszczonym obrazem rzeczywistości. Pomija szczegóły, które nie mają znaczenia dla celu modelowania, a uwypukla te, które pozwalają zrozumieć, przeanalizować lub zautomatyzować proces.

Co przedstawia model procesu?

Zależnie od poziomu szczegółowości model zawiera zwykle kilka rodzajów elementów:

  • zdarzenia – to, co uruchamia proces lub go kończy, np. wpłynięcie wniosku czy zatwierdzenie faktury,
  • zadania – czynności wykonywane przez ludzi lub przez system,
  • decyzje – miejsca, w których proces się rozgałęzia w zależności od warunków, np. kwoty zamówienia,
  • role i odpowiedzialności – kto wykonuje dane zadanie, np. pracownik, przełożony czy dział finansowy,
  • dokumenty i dane – informacje, które są wykorzystywane lub tworzone w kolejnych krokach.

Prosty model zatwierdzania wniosku zakupowego mógłby więc pokazywać: złożenie wniosku, akceptację przełożonego, decyzję o dalszej ścieżce w zależności od kwoty, ewentualną akceptację dyrektora oraz przekazanie zamówienia do realizacji.

Modelowanie stanu obecnego i docelowego

W praktyce tworzy się zwykle dwa rodzaje modeli. Model stanu obecnego (określany jako as-is) pokazuje, jak proces działa dziś, łącznie z obejściami, opóźnieniami i zbędnymi krokami. Służy do analizy i wskazania miejsc wymagających poprawy. Model stanu docelowego (to-be) przedstawia proces po zmianach, czyli uproszczony, uporządkowany, a często częściowo zautomatyzowany. Stanowi podstawę do wdrożenia usprawnień, np. do konfiguracji przepływu pracy w systemie.

Notacje i narzędzia

Aby modele były zrozumiałe dla wszystkich, korzysta się z ustalonych notacji, czyli zestawów symboli i zasad ich łączenia. Najpopularniejsza jest BPMN (Business Process Model and Notation), międzynarodowy standard opisujący procesy za pomocą zdarzeń, zadań, bramek decyzyjnych i torów przypisanych do ról. Stosuje się też prostsze diagramy blokowe, a także inne notacje, np. EPC czy diagramy aktywności UML.

Modele można rysować w narzędziach graficznych albo w wyspecjalizowanych programach do modelowania. Część systemów klasy BPMS umożliwia wykonywanie takiego modelu bezpośrednio: zaprojektowany diagram staje się działającym procesem.

Modelowanie a mapowanie procesów i BPM

Mapowanie procesów bywa używane jako synonim modelowania. Jeśli rozróżnia się oba pojęcia, mapowanie oznacza zwykle ogólny przegląd procesów w organizacji i ich powiązań, a modelowanie bardziej szczegółowy i sformalizowany opis pojedynczego procesu. BPM to szersze podejście do zarządzania procesami, w którym modelowanie jest jednym z etapów, obok analizy, wdrożenia i monitorowania.