Każdemu przedsiębiorcy, niezależnie od wielkości i charakteru jego działalności, zależy na efektywnej i sprawnej pracy. Wydajne prowadzenie biznesu jest możliwe dzięki wprowadzeniu do firmy rozwiązań informatycznych. Doskonała, często polecana opcja to Elektroniczny Obieg Dokumentów. Czym dokładnie jest EOD? Jakie przynosi korzyści, jak go wdrożyć? Jak platforma no-code Qalcwise może pomóc w stworzeniu programu do obiegu dokumentów?

Czym jest Elektroniczny Obieg Dokumentów? 

Elektroniczny Obieg Dokumentów (EOD, Document Management System) to wielomodułowa platforma, zazwyczaj stworzona na bazie low-code czy no-code (Qalcwise skłania się ku drugiej propozycji). Jego najważniejszą funkcją jest zamiana drukowanych, tradycyjnych dokumentów (np. faktur, harmonogramów pracy, wniosków urlopowych, list obecności) na elektroniczne odpowiedniki – najczęściej skonwertowane jako pliki Excel czy PDF. Program do obiegu dokumentów daje ogromne możliwości – w przeciwieństwie do klasycznego obiegu dokumentów. Coraz więcej firm, zainteresowanych optymalizacją pracy, porzuca zagracone papierami biura i przerzuca się na EOD.

Jak działa Elektroniczny Obieg Dokumentów? 

Działanie programu do elektronicznego obiegu dokumentów jest proste, intuicyjne. Nacisk kładzie się na sprawną wymianę umów, faktur, wniosków i innych istotnych papierów – nie tylko wśród pracowników, ale i między kontrahentami (Poznaj moduły naszej aplikacji EOD). Aby móc zdalnie obracać dokumentami, wpierw należy je wprowadzić do systemu. Sprawa jest prostsza, jeśli mamy do czynienia z tzw. dokumentem wewnętrznym. Papiery, które trafiają do przedsiębiorstwa z zewnątrz (głównie faktury elektroniczne, duplikaty faktur, zlecenia, zamówienia) i są dostępne w formie tradycyjnej, należy uprzednio zeskanować, po czym wprowadzić do systemu. Jednakże późniejsze dane (np. w sprawie rozliczenia delegacji) nie muszą być wpisywane każdorazowo do EOD. Proces przebiega automatycznie.

Działanie Elektronicznego Obiegu Dokumentów – przykłady sytuacji 

Elektroniczny Obieg Dokumentów wpływa na usprawnienie komunikacji między zespołami w firmie oraz skrócenie czasu podejmowania ważnych decyzji.

Jak to wygląda w praktyce?

Poznajmy pierwszy przykład, w kontekście urlopu. Pracownik, który złożył elektronicznie wniosek urlopowy, nie musi lawirować pomiędzy działami i długo oczekiwać na odzew. Gdy przełożony zaakceptuje daną prośbę, dokument leci do kadr, a podwładny dość szybko otrzymuje odpowiedź zwrotną na swoje indywidualne konto w systemie czy e-maila. Nieco inaczej wygląda proces dekretacji i akceptacji faktur zakupowych. Najpierw do systemu trafia faktura (jeśli jest w wersji papierowej, musi zostać zeskanowana). Dokument kosztowy zostaje automatycznie wysłany do osoby decyzyjnej, która musi go zatwierdzić. Po dekretacji faktury następuje mechaniczna, samosterująca wysyłka przelewu do klienta, kontrahenta.

Jak dział HR wykorzystuje EOD?

Wyjaśnimy to na przykładzie aneksowania umowy o pracę. Na początku przełożony oraz pracownik podległego działu ustalają warunki aneksu. Następnie dział HR jest zobowiązany przygotować projekt e-dokumentu. Gotowy plik trafia do dyrektora, zatwierdzającego aneks lub zmieniającego ustalone warunki. Ostateczny krok to odbiór załącznika przez pracownika, jego podpis. Tak skonstruowaną umowę, podpisaną przez obie strony, skanuje się i umieszcza w folderze czy indywidualnym koncie podwładnego. Możliwość podpięcia podpisu elektronicznego pozwala w zupełności wyeliminować papierowe umowy czy tradycyjne dokumenty firmowe. 

W czym jeszcze może pomóc Elektroniczny Obieg Dokumentów? 

Elektroniczny Obieg Dokumentów daje wiele możliwości. Najpopularniejsze jego funkcjonalności, dotyczące niemal każdego przedsiębiorstwa (zatrudniającego kilka pracowników), to:

• wypłacanie wynagrodzeń (odpowiedni program kadrowo-płacowy),
• obieg faktur kosztowych, korespondencji, zamówień, wniosków urlopowych (elektroniczne wnioski urlopowe)
• zarządzanie danymi pracowników,
• generowanie umów na podstawie szablonów,
• rozliczanie delegacji służbowych, wydatków,
• procesy związane z akceptacją dokumentów,
• zarządzanie projektami, płatnościami, umowami,
• archiwizacja dokumentów,
• ewidencja i rejestr czasu pracy,
• zgłaszanie zapotrzebowań.

Elektroniczny Obieg Dokumentów – najważniejsze zalety i wady 

Mobilność, nowoczesność 

Bezapelacyjnie największą zaletą – i rewolucyjną cechą – Elektronicznego Obiegu Dokumentów jest zdalne sterowanie. Wszystkie pliki znajdują się w chmurze. Pracownik każdego szczebla może się swobodnie poruszać między e-dokumentami (tymi, do których wglądu jest upoważniony) –  drukować, przeglądać, modyfikować, eksportować, przesyłać do innych osób. Wszystko to dzieje się w czasie rzeczywistym, z dowolnego zakątka na Ziemi. Wystarczy mieć jedynie dostęp do urządzenia elektronicznego, typu komputer, tablet, smartfon.

Łatwe i sprawne wyszukiwanie dokumentów 

Rozległa dokumentacja to codzienność każdego przedsiębiorstwa. Księgowi wiedzą, że nie wolno – ot tak – wyrzucać dokumentów firmowych. Przykładowo, w Kodeksie pracy znajduje się adnotacja o obowiązku i okresie prowadzenia akt pracowniczych. Taką dokumentację należy przechowywać nie tylko przez cały okres zatrudnienia pracownika, ale i 10 lat po wygaśnięciu stosunku pracy. Nic dziwnego, że wyszukiwanie umów sprzed wielu lat musi stanowić jedno z najuciążliwszych doświadczeń księgowych. Elektroniczny Obieg Dokumentów przeciwdziała żmudnym, monotonnym poszukiwaniom. Wyszukiwanie dokumentów przy użyciu nowoczesnego programu do dokumentów zajmuje zaledwie kilka chwil. Istnieje możliwość filtrowania pism według określonych parametrów, wyszukiwania podług treści. Poszukiwany dokument znajduje się w zasięgu kilku kliknięć.

Płynny przepływ informacji w firmie 

Dzięki Elektronicznemu Obiegowi Dokumentów nawet zwykli pracownicy mają dostęp do uprawnionych dokumentów – w tym najaktualniejszych wersji pism – oraz najświeższych informacji. Mogą przeglądać papiery w czasie rzeczywistym, nawet z poziomu kanapy we własnym salonie. To coś, na co nie pozwala tradycyjny obieg dokumentów.

Płynny przepływ informacji w firmie 

Elektroniczny Obieg Dokumentów to duża oszczędność czasu i lepsza organizacja pracy. Pracownicy nie muszą wypatrywać pożądanych dokumentów w archiwum, rozbudowanych folderach (to może zajmować długie godziny). Cała dokumentacja znajduje się w chmurze, a poszukiwania zajmą chwilę. To jednak nie wszystko. EOD pozwala tworzyć i modyfikować listy zadań – uporządkowane i przypisane do danych osób. Gdy nadchodzi konkretny etap działań, system informatyczny wysyła zawsze powiadomienia.

Bezpieczeństwo danych 

Ochrona dokumentów, przechowywanych tradycyjnie, niesie ze sobą ryzyko tego, że druki dostaną się w niepowołane ręce, zgubią się, ulegną zniszczeniu. Elektroniczny Obieg Dokumentów daje możliwość bezpiecznego magazynowania umów, faktur i innych ważnych papierów. Do konkretnego e-dokumentu ma dostęp tylko osoba upoważniona (łatwo to zatwierdzić i sprawdzić). System informatyczny umożliwia prześledzenie trasy, jaką przeszedł dany plik. Można prosto sprawdzić, kto i kiedy przeglądał dokument, a także jakie zmiany wprowadził w nim. Nic się już nie ukryje.

Niższe koszty funkcjonowania firmy 

W tych niespokojnych czasach przedsiębiorcy nie mogą już pozwolić sobie na ryzykowne działania i roztrwanianie pieniędzy. Szukają ułatwień, sposobów na zmniejszenie wydatków. Elektroniczny Obieg Dokumentów to doskonała inwestycja. Przy jego obecności nie ma już konieczności tradycyjnego przechowywania dokumentacji – odpadają opłaty za niektóre pomieszczenia biurowe i magazyny, a także za materiały i akcesoria papiernicze. Księgowi nie muszą tracić cennego czasu na nieefektywne czynności, np. poszukiwanie faktur. Zamiast tego mogą zająć się ważniejszymi zadaniami.

Jakie wady ma Elektroniczny Obieg Dokumentów? 

Elektroniczny Obieg Dokumentów nie ma wielu wad. Jeśli pojawiają się z nim jakieś komplikacje, najczęściej wiążą się z nieprawidłową obsługą programu. Przykładowo: może się zdarzyć, że pracownicy wykroczą poza swoje uprawnienia i będą czytać dokumenty, do których nie powinni mieć dostępu. Czasami w EOD uwidaczniają się też błędy na etapie katalogowania pism.

Jak wdrożyć Elektroniczny Obieg Dokumentów w firmie? 

Elektroniczny Obieg Dokumentów to „specjalność” Qalcwise. Zgodnie z filozofią naszej firmy program do dokumentów tworzy się na bazie no-code, czyli narzędzi pozwalających wykonać zaawansowaną aplikację, bez programowania. To innowacyjny sposób, z którego korzysta coraz więcej przedsiębiorców. Proces tworzenia EOD (i każdej innej aplikacji) przy użyciu no-code jest bardzo prosty. Zaczynamy od zaplanowania i zaprojektowania pożądanej aplikacji. Następnie nadchodzi etap konfiguracji baz danych, kiedy to niebagatelną rolę odgrywają proste tabele, komendy Excela. Kolejny krok to stworzenie interfejsu użytkownika. Wtedy też jest idealny moment na dodanie logiki biznesowej do programu. Ostatni etap to testowanie i wdrażanie platformy.

Nie rozumiesz jeszcze wszystkiego? Czarna magia? O rozwiązaniu no-code oraz etapie tworzenia prostej aplikacji (nie tylko programu do elektronicznego obiegu dokumentów), w myśl Qalcwise, dowiesz się tutaj.