Rozliczanie podróży służbowych jest jednym z najbardziej znienawidzonych zajęć. Zarówno dla pracowników, jak i księgowości. Zobacz, jak dzięki aplikacji Qalcwise możesz skrócić rozliczanie delegacji nawet o 90%. I zrobić to jeszcze przed powrotem do biura! Pozyskanie od pracowników na koniec miesiąca rozliczeń wydatków jest zmorą chyba każdego działu finansów czy księgowości. Z kolei odszukanie zaległych rachunków, wypełnienie, wydrukowanie oraz zebranie podpisów na rozliczeniu nie należy do ulubionych zajęć pracowników. Im bardziej uprościmy i zautomatyzujemy proces przygotowania takich raportów, tym chętniej będą skłonni robić to na bieżąco. Aplikacja TEM (Travel Expenses Management) pozwala zautomatyzować rozliczanie delegacji począwszy od zgody na wyjazd, poprzez raportowanie wydatków, przygotowanie rozliczenia i jego akceptację, aż do wypłaty rozliczenia. Na tym nie koniec. Przenosząc rozliczanie podróży służbowych do Qalcwise, możesz wreszcie z powodzeniem egzekwować firmową procedurę dotyczącą wydatków. Bez problemu ustawisz w aplikacji reguły kontrolne, limity, uprawnienia i alerty, które pozwolą Ci zminimalizować ryzyko nadużyć. Aplikacja Qalcwise pomaga też uniknąć pomyłek, które zdarzają się średnio w co piątym rozliczeniu przygotowywanym w arkuszu kalkulacyjnym.

W kilku krokach przedstawiamy, jak działa aplikacja do rozliczania delegacji Qalcwise:

Szybkie tworzenie i akceptowanie polecenia wyjazdu 

Po zalogowaniu i uruchomieniu aplikacji, pracownik tworzy etapy podróży. Jeden jeśli podróżuje w jedno miejsce, kilka jeśli będzie zmieniał miejsca pobytu. Następnie określa cel, klienta, destynację, termin, środek transportu itd. oraz wysokość zaliczki. Może również wprowadzić pobyty prywatne.  

  Gotowy wniosek wysyła do akceptacji przełożonego. Przełożony otrzymuje powiadomienie mailowe i w aplikacji może zaakceptować lub odrzucić wniosek. Jeśli zaakceptuje… wszystko gotowe, można ruszać w drogę! Złożenie wniosku o zaliczkę i otrzymanie zgody na wyjazd zajęło tylko kilka minut!  

Rozliczanie delegacji… w delegacji!

W trakcie delegacji pracownik może na bieżąco rozliczać koszty podróży służbowej. Dzięki wersji mobilnej aplikacji, robi i przesyła zdjęcia paragonów, rachunków itp. smartfonem. Przełożony i księgowość też mogą korzystać z wersji mobile, wygodnie sprawdzać podsumowanie wydatków, akceptować / odrzucać wnioski itd. Po powrocie do biura pracownik już nie musi wypełniać kolejnych wniosków ani kserować dokumentów. Wszystkie wydatki trafiły do przełożonego i księgowości zanim wrócił z delegacji!  

  Oczywiście pracownik może również rozliczyć wyjazd służbowy po powrocie. Rozlicza każdy etap podróży osobno, podając wydatki, kilometrówkę, załączając zdjęcia czy skany biletów, paragonów, rachunków. Aplikacja umożliwia automatyczne naliczanie diet krajowych i zagranicznych, a także kilometrówki, co gwarantuje zgodność z przepisami. Aplikacja importuje automatycznie listę transakcji ze służbowych kart kredytowych.  

  Po wypełnieniu formularza pracownik od razu widzi podsumowanie i wysokość należnego zwrotu. Jeśli wydatki wprowadził w różnych walutach, zwrot zostanie przeliczony na wybraną walutę, np. PLN (wg kursu NBP). Pracownik może również wybrać numer konta, na który chce otrzymać zwrot. Rozliczenie delegacji znów zajęło zaledwie kilka minut!

Błyskawiczny zwrot wydatków

Tak przygotowane rozliczenie trafia do akceptacji przełożonego, a następnie do księgowości.  Aplikacja Qalcwise umożliwia automatycznie mapowanie kosztów na konta, mpk.  Księgowość może wygenerować przelew do banku z poziomu aplikacji (bez konieczności logowania się na stronie banku) i zarchiwizować rozliczenie. To kolejna oszczędność czasu! Pracownik otrzyma zwrot niezwłocznie, bez konieczności czekania miesiącami, wysyłania dodatkowych maili czy upomnień.  

 Pełna kontrola

W każdej chwili przełożeni czy księgowość mogą sprawdzić poziom wydatków i wygenerować potrzebny raport. W aplikacji można również skonfigurować cykliczne, automatyczne raporty i ich automatyczną wysyłkę do wybranych osób. Dzięki aplikacji z łatwością dokonasz analizy kosztów w stosunku do budżetu i wygenerujesz raport w dowolnym przekroju dla Działu Finansów.  

Dlaczego Qalcwise?

Aplikacje Qalcwise mają istotną przewagę nad konkurencyjnymi produktami – pozwalają na pełne dostosowanie do wymogów firmy. Nie są to gotowe, pudełkowe programy ze sztywnymi modułami, ale w pełni elastyczne rozwiązania, niewymagające tradycyjnego, czasochłonnego i kosztownego wdrożenia. Pozwalają na rozbudowę o dowolne, niezbędne funkcjonalności i pełną integrację z innymi systemami ERP, dostawcami czy stronami do rezerwacji hoteli (np. Booking.com). Możesz więc przenieść proces rozliczenia delegacji 1:1 do aplikacji, zachowując jego specyfikę i konfigurując dowolne reguły. A dzięki temu, że Qalcwise wykorzystuje technologię bez programowania (no-code), nasze aplikacje są w pełni samoobsługowe. Wystarczy dobra znajomość procesu i formuł znanych z arkuszy kalkulacyjnych, aby w prosty sposób samodzielnie stworzyć aplikację, bez udziału IT! Obsługa aplikacji jest równie prosta, co ich konfiguracja. Dzięki intuicyjnemu interfejsowi, zarówno pracownik, przełożony, jak i księgowość mają wgląd w niezbędne dane, mogą wygodnie zarządzać wnioskami, poleceniami wyjazdu i wydatkami. Bez papierowych dokumentów, kserówek, wysyłania maili i kompilowania danych w arkuszach! Dzięki Qalcwise administrowanie podróży służbowych jest nawet 90% szybsze! Nie wierzysz?

Wypróbój bezpłatnie naszą platformę (nie wymagamy karty kredytowej) a jeśli chciałbyś dowiedzieć się, czy nasze rozwiązania dostosują się do Twojej firmy, zapraszamy do umówienia się na demo.