Skalowalne i intuicyjne rozwiązanie dla HR i administracji bez kodowania. Case study – PSE Innowacje

Firma PSE Innowacje świadczy usługi z zakresu badań, analiz, nowych technologii i rozwiązań informatycznych w systemie elektroenergetycznym.

Najważniejszym celem spółki jest świadczenie najwyższej jakości usług, jednocześnie szybko reagując na doraźne potrzeby klientów.

Firma PSE Innowacje zwróciła się do Qalcwise z prośbą o stworzenie wygodnej platformy HRowo-administracyjnej – do obsługi pracowników w kilku lokalizacjach. Profesjonalne rozwiązanie miało na celu przenieść wszystkie procesy biznesowe do jednego, spójnego systemu. Przedsiębiorstwo podkreślało także konieczność łatwej i szybkiej obsługi programu.

Zleceniem zajął się zespół eNovem, który stworzył dedykowane aplikacje na platformie Qalcwise. Zadanie nie należało do prostych. Dotychczas firma PSE Innowacje zmagała się z różnymi procesami administracyjnymi i HR (np. zarządzanie urlopami, delegacjami). Panował chaos – przedsiębiorstwo miało trzy lokalizacje, a w każdej inny system informatyczny. Obieg dokumentów był utrudniony – papierowe formularze krążyły między kilkoma siedzibami, co zabierało cenny czas. Pracownicy kadr skarżyli się także na wadliwy system do zarządzania urlopami – program nie spełniał oczekiwań, zapewniał bardzo ograniczone raportowanie.

Zespół eNovem przy tworzeniu platformy HRowo-administracyjnej postawił na kilka funkcjonalności. Priorytetem było wprowadzenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów, którego istotne cele to eliminacja papierowych formularzy, ograniczenie manualnej obsługi systemu, zmniejszenie liczby przesyłanych e-maili. Nowa aplikacja miała być transparentna. Specjaliści zwrócili uwagę na potrzebę eliminacji pomyłek (jak najwięcej), przyspieszenie i ułatwienie codziennej pracy, uproszczenie komunikacji między działami (a także siedzibami). Platforma Qalcwise pozwalała na pełną customizację rozwiązania.

Platforma Qalcwise, wykorzystująca technologię no-code, okazała się idealną odpowiedzią na oczekiwania firmy PSE Innowacje. Zespół eNovem wykonał tytaniczną robotę – program był gotowy zaledwie w dwa miesiące. Platformę HRowo-administracyjną tworzył szereg zintegrowanych aplikacji, obsługujących takie procesy, jak: rekrutacja i onboarding, zarządzanie urlopami, harmonogramowanie i ewidencja czasu pracy.

Zarówno pracownicy, jak i zarząd wiele zyskali z nowego systemu. Program umożliwił zintegrowanie różnych procesów w jednym spójnym środowisku. Pracownicy otrzymali intuicyjne i wydajne narzędzie pracy. Weźmy jako przykład logowanie: za pomocą SSO zatrudnienie widzieli tablicę, z której poziomu mogli zarządzać swoimi zadaniami czy dokumentami, do których mieli uprawnienia. Przełożeni (kadra zarządzająca) zyskali natomiast dostęp do wszystkich danych w jednym miejscu. Od tej pory generowanie raportów na żądanie było drobnostką.

Nowy system pomógł firmie PSE Innowacje zoptymalizować w przedsiębiorstwie istotne procesy kadrowe i administracyjne. Wszystkie powiązane aplikacje zostały wdrożone w pierwszych tygodniach pandemii. Firma zyskała na tym, ponieważ przystosowała się do pracy zdalnej – nie pojawił się zastój, z jakim zmagało się wiele innych organizacji. Warto pamiętać, że elastyczna platforma Qalcwise daje możliwość późniejszych modyfikacji i udoskonaleń w zaprojektowanym programie. Daje to firmie dużą wolność.

Rezultaty działań Qalcwise okazały się bardzo pozytywne. Firma PSE Innowacje mogła od tej pory cieszyć się takimi funkcjonalnościami jak:

Firma PSE Innowacje mogła pochwalić się lepszą kontrolą i transparentnością wydatków. Szkolenia nowych pracowników trwały krócej, a ich merytoryka była na takim samym (jeśli nie lepszym) poziomie. Zatrudnieni byli ukontentowani z obsługi nowej aplikacji. Ich zadowolenie z pracy wzrosło zaskakująco wysoko. Działanie nowego systemu było tak intuicyjne, że wszyscy pracownicy chętnie korzystają z niego po dziś dzień.