Workflow dokumentów

Workflow dokumentów to zdefiniowana trasa, którą dokument przechodzi w organizacji: kolejne etapy, osoby odpowiedzialne za każdy z nich i reguły, według których dokument trafia dalej. Określa, kto ma dokument opisać, kto zatwierdzić, w jakim czasie i co ma się stać po zaakceptowaniu lub odrzuceniu. Po ustaleniu takiej trasy system prowadzi każdy dokument tego samego typu w identyczny sposób, niezależnie od tego, kto go złożył.

Sedno pojęcia to przepływ pracy związany z dokumentem, a nie samo miejsce, w którym plik jest przechowywany. Ten sam dokument, np. faktura, może przejść przez kilka osób i działów, a workflow decyduje o tym, jak wygląda ta droga.

Z czego składa się workflow dokumentu?

Podstawą są etapy, czyli kolejne kroki, takie jak rejestracja, opis merytoryczny, akceptacja, wykonanie i archiwizacja. Do każdego etapu przypisane są role lub osoby: np. przełożony, dział finansowy albo dyrektor. O tym, którędy dokument pójdzie dalej, decydują reguły, na przykład wartość faktury, rodzaj umowy albo dział, którego sprawa dotyczy. Dokument w każdej chwili ma też status, np. „w opisie”, „do akceptacji” lub „zatwierdzony”, który pokazuje, na jakim jest etapie.

Workflow zawiera również terminy i powiadomienia. System przypomina osobie, która ma podjąć decyzję, a gdy ta zwleka, może przekazać sprawę dalej lub powiadomić przełożonego. Wszystkie działania są zapisywane, więc później widać, kto i kiedy podjął jaką decyzję.

Rodzaje przepływów dokumentów

Trasa dokumentu może mieć różną budowę:

sekwencyjna – dokument trafia do kolejnych osób jedna po drugiej, a każdy etap musi zakończyć się przed następnym,
równoległa – kilka osób lub działów opiniuje dokument jednocześnie, co skraca czas realizacji,
warunkowa – dalsza ścieżka zależy od danych w dokumencie, np. faktura powyżej określonej kwoty wymaga dodatkowej akceptacji,
ad hoc – trasa jest ustalana na bieżąco przez uczestników, np. gdy osoba prowadząca sprawę wskazuje, do kogo dokument ma trafić następnie.

W praktyce często łączy się te warianty w jednym przepływie: część kroków przebiega po kolei, część równolegle, a o dalszym kierunku decydują reguły.

Przykłady workflow dokumentów

W obiegu faktur kosztowych faktura po zarejestrowaniu trafia do osoby, która ją opisuje merytorycznie, potem do przełożonego, a przy większych kwotach także do dyrektora finansowego. Po akceptacji przekazywana jest do księgowania.

W procesie umów projekt jest przygotowywany na podstawie wzoru, opiniowany równolegle przez dział prawny i finansowy, zatwierdzany przez osobę uprawnioną, a następnie podpisywany i archiwizowany.

W procesie wniosków, takich jak urlop czy zakup, dokument przechodzi przez przełożonego i dział, który go realizuje, a po decyzji wynik trafia do zgłaszającego.