Elektroniczny obieg dokumentów

Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) to sposób zarządzania przepływem dokumentów w organizacji, w którym cała droga dokumentu, od jego wpłynięcia lub utworzenia aż po archiwizację, odbywa się w systemie informatycznym. Dokument nie krąży w formie papierowej ani w załącznikach maili, lecz jest kierowany do kolejnych osób według ustalonych zasad, a system zapisuje, kto i kiedy się z nim zapoznał, jaką podjął decyzję i co zmienił.

Istotą EOD jest przepływ, czyli to, że dokument trafia do właściwych osób w określonej kolejności i w wyznaczonym czasie. Sam sposób przechowywania plików jest tu drugorzędny.

Jak przebiega obieg dokumentu?

Choć szczegóły zależą od rodzaju dokumentu, droga dokumentu w systemie EOD zwykle obejmuje kilka etapów:

Rejestracja – dokument trafia do systemu, np. jako skan, plik lub wypełniony formularz, i otrzymuje numer oraz podstawowe dane, takie jak data, nadawca czy typ.
Opis i klasyfikacja – uzupełnia się dane potrzebne do dalszej obsługi, np. kwotę, kontrahenta lub dział. Część z nich system może odczytać automatycznie, m.in. dzięki OCR.
Akceptacja – dokument przechodzi przez kolejne osoby zgodnie z regułami, np. w zależności od kwoty lub rodzaju sprawy. Każda decyzja jest zapisywana.
Wykonanie – na podstawie zatwierdzonego dokumentu podejmuje się działania, np. księguje fakturę lub podpisuje umowę, także elektronicznie.
Archiwizacja – dokument trafia do archiwum, gdzie jest przechowywany przez wymagany czas i dostępny dla osób z odpowiednimi uprawnieniami.

Na każdym etapie widać, kto aktualnie zajmuje się dokumentem. System przypomina o terminach, a dostęp do informacji jest ograniczony zgodnie z uprawnieniami.

Jakie dokumenty obejmuje elektroniczny obieg?

EOD stosuje się wszędzie tam, gdzie dokument musi przejść przez kilka osób lub działów. Najczęściej dotyczy to faktur kosztowych, umów, wniosków pracowniczych, takich jak urlopy czy delegacje oraz dokumentów zakupowych, kadrowych i korespondencji przychodzącej lub wychodzącej. Wspólną cechą jest to, że dokument wymaga decyzji, a firma chce mieć pewność, że nie utknie w czyjejś skrzynce.

EOD a DMS i EZD

DMS (Document Management System) to system do przechowywania dokumentów, kontroli ich wersji i wyszukiwania. Skupia się na zawartości i archiwum, a EOD na drodze, którą dokument przebywa. W praktyce obie funkcje często działają w jednym rozwiązaniu.

EZD (elektroniczne zarządzanie dokumentacją) to termin używany głównie w administracji publicznej, gdzie obieg dokumentów podlega przepisom o czynnościach kancelaryjnych. W firmach prywatnych zwykle mówi się o EOD.