KSeF (Krajowy System e-Faktur) – co to jest?
KSeF (Krajowy System e-Faktur) to ogólnokrajowa platforma teleinformatyczna prowadzona przez Krajową Administrację Skarbową, w której wystawia się, przekazuje i przechowuje faktury w ustrukturyzowanej formie elektronicznej. Faktura wystawiona w KSeF trafia do systemu, a nabywca pobiera ją stamtąd, więc nie jest już wysyłana mailem ani w postaci papierowej.
KSeF nie jest programem do fakturowania. Firmy nie wystawiają faktur w samym systemie, lecz ze swoich programów finansowo-księgowych lub systemów ERP, które łączą się z KSeF i przekazują do niego dane.
Jak działa KSeF?
Faktura w KSeF to faktura ustrukturyzowana, czyli plik XML zgodny ze schematem opublikowanym przez Ministerstwo Finansów. Dane mają w nim ściśle określone miejsca, dzięki czemu można je odczytać automatycznie, bez ręcznego przepisywania. Wizualizacja faktury w formie PDF ma charakter pomocniczy i nie jest fakturą w rozumieniu przepisów.
Wystawca przesyła fakturę do KSeF, gdzie system sprawdza jej zgodność ze schematem, a jeśli jest poprawna, nadaje jej unikalny numer KSeF. Od tej chwili faktura jest uznana za wystawioną i dostarczoną nabywcy, a nabywca pobiera ją z systemu, korzystając z własnego dostępu. Faktury są w KSeF przechowywane przez wiele lat, więc firma może do nich wrócić bez szukania w archiwach. Na wypadek awarii lub niedostępności systemu przewidziano tryby awaryjne, w których fakturę można wystawić poza KSeF i przesłać do niego później.
Kogo dotyczy KSeF i od kiedy?
Obowiązek wprowadzono etapami:
- od 1 lutego 2026 r. – wszyscy przedsiębiorcy odbierają faktury w KSeF, a wystawiać w nim faktury muszą największe firmy, których roczna sprzedaż przekroczyła 200 mln zł,
- od 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek wystawiania faktur obejmuje pozostałych przedsiębiorców,
- od 1 stycznia 2027 r. – obowiązek obejmuje także najmniejsze firmy, których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł.
Szczegółowe zasady, w tym wyjątki i tryby przejściowe, zależą od rodzaju działalności i mogą się zmieniać, dlatego warto sprawdzać je w komunikatach Ministerstwa Finansów.
KSeF a obieg faktur w firmie
Dla firm KSeF zmienia przede wszystkim sposób, w jaki faktury docierają do organizacji. Faktury kosztowe nie przychodzą już mailem w różnych formatach, lecz jako uporządkowane dane pobierane z jednego źródła. Jeśli firma ma system obiegu dokumentów połączony z KSeF, może pobierać takie faktury automatycznie, kierować je do opisu i akceptacji zgodnie z regułami, a następnie przekazywać do księgowania w systemie finansowo-księgowym. Przy dużej liczbie faktur oznacza to mniej ręcznej pracy i mniej błędów, a jednocześnie wymaga, aby procesy odbioru, akceptacji i księgowania były dobrze zorganizowane.