Digitalizacja procesów – co to jest?

Digitalizacja procesów to wykorzystanie technologii cyfrowych do zmiany sposobu, w jaki procesy są realizowane w organizacji. Chodzi nie tylko o to, by dokumenty i dane istniały w formie elektronicznej, ale by cały przebieg pracy odbywał się w środowisku cyfrowym: dane wprowadza się raz, akceptacje następują w systemie, a informacje są dostępne dla uprawnionych osób w jednym miejscu.

Termin ten bywa używany w dwóch znaczeniach. W węższym oznacza samo przekształcenie informacji z postaci analogowej w cyfrową, np. zeskanowanie dokumentów. W szerszym, przyjętym w tym haśle, obejmuje również zmianę samego procesu, który dzięki technologii może przebiegać prościej i szybciej niż na papierze.

Etapy digitalizacji procesu

Digitalizacja rzadko jest jednorazowym krokiem. Zwykle proces przechodzi kolejno przez trzy poziomy:

  • Zapis cyfrowy – dokumenty i dane trafiają do postaci elektronicznej, np. przez skanowanie i OCR, czyli automatyczny odczyt tekstu z obrazu. Sam proces nadal przebiega po staremu.
  • Przeniesienie procesu do systemu – formularze zastępują papierowe wnioski, akceptacje odbywają się w systemie, a podpis elektroniczny zastępuje odręczny. Proces przebiega cyfrowo od początku do końca.
  • Wykorzystanie danych i przeprojektowanie procesu – dane z działającego procesu umożliwiają analizę, np. sprawdzenie, ile trwa akceptacja i gdzie sprawy się zatrzymują. Proces można uprościć, bo nie musi już odwzorowywać dawnego obiegu papierowego.

Wiele firm zatrzymuje się na pierwszym etapie i traktuje digitalizację jako skanowanie dokumentów. Dopiero drugi i trzeci poziom zmieniają sposób pracy.

Przykłady digitalizacji procesów

Dobrze widać to na obiegu faktur kosztowych. Na pierwszym etapie faktura papierowa jest skanowana, a jej dane odczytywane automatycznie. Na drugim faktura trafia do systemu, gdzie osoby odpowiedzialne opisują ją merytorycznie i akceptują, a każda decyzja jest zapisana. Na trzecim dane z całego procesu pokazują, które etapy trwają najdłużej, co pozwala skrócić ścieżkę akceptacji.

Podobnie wygląda proces zawierania umów. Projekt przygotowuje się na podstawie szablonu, zatwierdza w systemie, a następnie podpisuje elektronicznie. Skan umowy wysłany mailem do drugiej strony byłby dopiero pierwszym poziomem digitalizacji.

Digitalizacja a cyfryzacja i automatyzacja

W praktyce cyfryzacja i digitalizacja bywają używane zamiennie, dlatego warto sprawdzać, w jakim znaczeniu użyto ich w danym tekście. Automatyzacja procesów biznesowych to kolejny krok, w którym system nie tylko przechowuje dane i prowadzi proces, ale samodzielnie wykonuje zadania i kieruje pracą według reguł. Transformacja cyfrowa ma z kolei najszerszy zakres, bo dotyczy zmiany modelu działania całej organizacji, a nie tylko sposobu realizacji wybranych procesów.