System obiegu dokumentów – co to jest?

System obiegu dokumentów to oprogramowanie, które prowadzi dokumenty przez organizację: od momentu wpłynięcia lub utworzenia, przez opisanie i akceptację, po wykonanie i archiwizację. Zastępuje przekazywanie plików mailem i papierowe teczki jednym środowiskiem, w którym dokument trafia do właściwych osób według ustalonych reguł, a każde działanie jest zapisywane.

Dzięki systemowi w każdej chwili widać, gdzie znajduje się dokument, kto ma podjąć decyzję i jak długo sprawa czeka. Nie trzeba pytać współpracowników o status ani szukać ostatniej wersji pliku w skrzynkach mailowych.

Funkcje systemu obiegu dokumentów

Zakres funkcji zależy od rozwiązania, ale większość systemów obejmuje:

  • rejestrację dokumentów i ich opisywanie, czyli nadawanie numerów, uzupełnianie danych i klasyfikację, często z automatycznym odczytem informacji z dokumentu za pomocą OCR,
  • kierowanie dokumentów do osób i akceptację według reguł, np. w zależności od kwoty lub rodzaju sprawy, z terminami i przypomnieniami,
  • kontrolę dostępu, czyli przydzielanie uprawnień do dokumentów i etapów procesu,
  • historię zmian i decyzji, która pokazuje, kto i kiedy coś zrobił,
  • wyszukiwanie dokumentów po treści i danych opisowych,
  • archiwizację z zachowaniem wymaganych okresów przechowywania,
  • integracje z innymi systemami, np. ERP, pocztą elektroniczną czy usługą podpisu elektronicznego.

System zbiera też dane o samym obiegu, np. jak długo trwa akceptacja i na których etapach sprawy się zatrzymują, co pozwala szukać usprawnień.

Rodzaje systemów obiegu dokumentów

Systemy różnią się przede wszystkim sposobem wdrożenia i zakresem. Pod względem wdrożenia rozwiązania dzielą się na działające w chmurze, gdzie dostawca utrzymuje infrastrukturę, a użytkownicy korzystają z systemu przez przeglądarkę oraz instalowane na serwerach firmy (on-premise), które dają większą kontrolę nad środowiskiem, ale wymagają własnej infrastruktury i jej utrzymania.

Pod względem zakresu spotyka się systemy wyspecjalizowane w konkretnym obiegu, np. faktur lub umów, oraz platformy uniwersalne, w których procesy dokumentowe konfiguruje się samodzielnie, także w podejściu low-code lub no-code. Część funkcji obiegu dokumentów oferują również moduły większych systemów, np. ERP. W administracji publicznej stosuje się systemy EZD, które spełniają wymagania przepisów kancelaryjnych.

System obiegu dokumentów a elektroniczny obieg dokumentów

Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) to sposób pracy: dokument przechodzi w formie cyfrowej przez kolejne etapy, od rejestracji po archiwizację. System obiegu dokumentów to narzędzie, które ten sposób pracy realizuje. Terminy bywają używane zamiennie, bo w praktyce mówi się o EOD, mając na myśli system, w którym on funkcjonuje. Od systemów do przechowywania dokumentów (DMS) odróżnia go to, że skupia się na prowadzeniu dokumentu przez proces, a nie tylko na jego archiwizacji i wyszukiwaniu, choć wiele rozwiązań łączy obie funkcje.