Formularz elektroniczny – co to jest?

Formularz elektroniczny to ustrukturyzowany dokument cyfrowy, w którym użytkownik wprowadza dane w przygotowanych polach, a system zapisuje je i przekazuje do dalszego przetwarzania. Zastępuje papierowe druki, pliki do wypełnienia oraz maile z prośbą o uzupełnienie informacji.

Najważniejsza różnica wobec zwykłego dokumentu polega na tym, że dane z formularza nie są tekstem w pliku, lecz osobnymi informacjami zapisanymi w systemie. Można je więc wyszukiwać, sumować, filtrować i wykorzystywać do kierowania sprawy w dalszym procesie.

Jak działa formularz elektroniczny?

Formularz składa się z pól różnego typu: tekstowych, liczbowych, dat, list wyboru, pól zaznaczenia i załączników. Osoba projektująca formularz określa, które pola są obowiązkowe i jakie dane mogą przyjmować. Dzięki walidacji system nie przyjmie na przykład daty w niewłaściwym formacie ani wniosku bez wymaganego załącznika. Pola mogą też zależeć od siebie: po wybraniu rodzaju wniosku pojawiają się tylko pytania, które go dotyczą, a wartości takie jak suma czy termin system wylicza sam. Formularz może też pobierać dane z innych systemów, np. uzupełnić dane pracownika lub kontrahenta.

Po wysłaniu formularza dane trafiają do systemu, gdzie zaczyna się dalsza obsługa sprawy: wniosek jest kierowany do akceptacji przez kolejne osoby, a zgłoszenie przypisywane do właściwego zespołu. W ten sposób formularz jest punktem wejścia do procesu, który łączy się z workflow i elektronicznym obiegiem dokumentów. To odróżnia go od pliku PDF lub Word do wypełnienia, który po uzupełnieniu trzeba odesłać mailem, a dane z niego i tak przepisać.

Do czego stosuje się formularze elektroniczne?

Formularze elektroniczne sprawdzają się wszędzie tam, gdzie firma regularnie zbiera te same informacje w ten sam sposób:

  • wnioski pracownicze, takie jak urlopy, delegacje czy zaliczki,
  • zgłoszenia i zamówienia wewnętrzne do IT, administracji lub zakupów,
  • wnioski zakupowe i budżetowe,
  • ankiety, np. oceny pracownicze lub zgłoszenia dotyczące zgodności z przepisami,
  • formularze dla klientów i kontrahentów, np. rejestracje czy reklamacje.