HR workflow – co to jest?

HR workflow to przepływ pracy w obszarze zasobów ludzkich, czyli zdefiniowana w systemie sekwencja zadań, akceptacji i decyzji, przez które przechodzą sprawy kadrowe. Obejmuje wszystko, co wymaga udziału kilku osób: pracownika, przełożonego, działu HR, a często także księgowości lub IT. Zamiast przekazywać wnioski i dokumenty mailem albo na papierze, uczestnicy procesu pracują w jednym systemie, który kieruje sprawę do kolejnych osób według ustalonych reguł.

Specyfika HR polega na tym, że większość spraw dotyczy danych osobowych. Dlatego w workflow kadrowym szczególną wagę mają uprawnienia dostępu i zapis historii decyzji.

Jak działa HR workflow?

Proces uruchamia zdarzenie, np. złożenie wniosku przez pracownika albo decyzja o zatrudnieniu kandydata. Wniosek wypełniony w formularzu elektronicznym trafia do przełożonego, a następnie do działu HR. O ścieżce decydują reguły: dłuższy urlop może wymagać dodatkowej akceptacji, a zatrudnienie nowej osoby uruchamia zadania dla kilku działów jednocześnie, np. przygotowanie sprzętu i dostępów.

Po zatwierdzeniu system może wygenerować dokument, skierować go do podpisu elektronicznego, zapisać w aktach pracownika i przekazać dane do systemu kadrowo-płacowego. Każdy uczestnik widzi tylko to, do czego ma uprawnienia: pracownik swoje sprawy, przełożony sprawy zespołu, a dział HR pełny zakres. Ma to znaczenie dla ochrony danych osobowych.

Procesy HR obsługiwane w workflow

Workflow stosuje się do procesów kadrowych, które są powtarzalne i angażują kilka osób. Należą do nich:

  • wnioski urlopowe i inne nieobecności,
  • rekrutacja, od zgłoszenia zapotrzebowania po decyzję o zatrudnieniu,
  • onboarding nowych pracowników, obejmujący dokumenty, dostępy, sprzęt i szkolenia,
  • delegacje i rozliczanie zaliczek,
  • zmiany warunków zatrudnienia, np. awanse, zmiany wynagrodzenia i aneksy,
  • oceny okresowe,
  • zakończenie współpracy, w tym zwrot sprzętu, odebranie dostępów i przygotowanie dokumentów.

HR workflow a system kadrowo-płacowy

System kadrowo-płacowy (HRIS) to przede wszystkim baza danych o pracownikach oraz narzędzie do naliczania wynagrodzeń i prowadzenia ewidencji. HR workflow odpowiada za to, jak sprawy przechodzą przez organizację, zanim ich wynik trafi do takiego systemu: kto składa wniosek, kto go akceptuje i w jakim terminie. Oba rozwiązania się uzupełniają, a workflow często łączy się z systemem kadrowym, by dane nie były wprowadzane dwa razy.