Proces biznesowy – co to jest?

Proces biznesowy to uporządkowany ciąg powiązanych ze sobą działań, który przekształca dane wejściowe, takie jak zapytanie klienta, dokument czy materiały, w określony wynik, np. zrealizowane zamówienie lub zatwierdzoną fakturę. Służy osiągnięciu celu organizacji, a jego wykonawcami są ludzie, systemy informatyczne lub jedni i drudzy razem.

Charakterystyczne dla procesu jest to, że zwykle przekracza granice działów. Realizacja zamówienia obejmuje sprzedaż, magazyn, księgowość, a często także logistykę, więc żaden z nich nie widzi jej w całości. Dlatego procesy opisuje się osobno, niezależnie od struktury organizacyjnej firmy.

Z czego składa się proces biznesowy?

Każdy proces ma swój początek, czyli zdarzenie, które go uruchamia, na przykład wpłynięcie wniosku lub zamówienia. Od tego momentu wykonywane są kolejne działania, zwane zadaniami, za które odpowiadają określone osoby lub role. W wielu miejscach proces się rozgałęzia: o dalszej ścieżce decydują reguły biznesowe, np. wartość zamówienia lub rodzaj klienta. Po drodze powstają i są wykorzystywane dane oraz dokumenty. Proces kończy się wynikiem, który trafia do odbiorcy, czyli klienta zewnętrznego lub wewnętrznego, np. innego działu firmy.

Rodzaje procesów biznesowych

Najczęściej procesy dzieli się według ich roli w organizacji:

  • procesy główne – bezpośrednio tworzą wartość dla klienta i wiążą się z podstawową działalnością firmy, np. sprzedaż, produkcja czy realizacja zamówień,
  • procesy pomocnicze – zapewniają zasoby i warunki potrzebne do działania procesów głównych, np. rekrutacja i obsługa kadrowa, księgowość, zakupy czy wsparcie IT,
  • procesy zarządcze – dotyczą planowania, kontroli i podejmowania decyzji, np. budżetowanie, ocena wyników czy zarządzanie ryzykiem.

Ta sama firma może mieć kilkadziesiąt procesów o różnej skali, od rozbudowanych, obejmujących wiele działów, po drobne, jak akceptacja wniosku urlopowego.

Proces biznesowy a pojęcia pokrewne

Procedura to sformalizowany opis tego, jak proces ma przebiegać. Zwykle jest to dokument z instrukcją, który mówi, kto i co ma zrobić, a proces jest rzeczywistym przebiegiem działań. W firmach bywa, że procedury opisują jedno, a proces w praktyce wygląda inaczej.

Workflow, czyli przepływ pracy, to sposób realizacji procesu w systemie informatycznym: zdefiniowana sekwencja zadań, akceptacji i przekazań, które prowadzi oprogramowanie. Proces jest więc pojęciem szerszym, a workflow jego zapisem i wykonaniem w systemie.

Projekt ma wyznaczony początek i koniec oraz prowadzi do niepowtarzalnego rezultatu, np. wdrożenia nowego systemu. Proces jest natomiast powtarzalny i realizowany wielokrotnie, za każdym razem według podobnego schematu.